En la mayoría de los entornos de trabajo, sus procesos de flujo de trabajo generalmente ya están implementados para que los siga. Sin embargo, como autónomo, esto es algo que tendrás que desarrollar e implementar tú mismo. Esto puede ser intimidante al principio, pero después de experimentar un poco, la flexibilidad de elegir su propia documentación de flujo de trabajo puede ser enriquecedora.
¿Por qué molestarse en documentar su proceso de flujo de trabajo?
Espere, si nadie le obliga a documentar su flujo de trabajo, ¿por qué molestarse? ¿No es eso de lo que se trata “ser tu propio jefe”?
Es cierto: como autónomo, puedes decidir no documentar casi nada si no quieres. pero documentando su proceso de flujo de trabajo puede ayudarlo a administrar su tiempo, mantener mejores relaciones con los clientes y facturar su trabajo.
Puede intentar prescindir de la documentación durante un tiempo. Pero a medida que continúa su carrera como trabajador independiente, probablemente se encontrará documentando cada vez más. Esto puede ser un proceso largo y doloroso. Tomarse un tiempo para establecer su documentación es definitivamente la forma más fácil y suave.
Visualización de su proceso de flujo de trabajo
Documentar su proceso de flujo de trabajo puede parecer bastante abstracto y complicado si no está acostumbrado. Además, puede verse bastante diferente según el tipo de trabajo que realice. Podría considerar seguir este artículo utilizando un proyecto que ya haya completado. Eso puede ayudarlo a comprender cómo se descompone un proyecto.
1. Desglose su tarea
El primer paso es dividir su tarea en partes. Como escritor o editor, este podría ser el esquema de un libro o artículo. Si eres un artista, estos pueden ser diferentes planos o componentes de la pieza final. Hagas lo que hagas, la tarea generalmente debe dividirse en pasos cuantificables que van juntos para crear el proyecto final.
Dividir su tarea en partes es importante por varias razones. Primero, formará las partes móviles básicas de la documentación de su flujo de trabajo. Además, puede ayudarte psicológicamente. Incluso si no te gusta documentar, dividir una tarea en partes puede ayudar a que un gran proyecto se sienta más manejable.
2. Crear una lista de verificación y un diagrama de flujo visual
Una vez que haya desglosado su tarea, convierta cada una de las partes en un elemento de una lista de verificación. Al igual que dividir su tarea en primer lugar, crear una lista de verificación tiene dos propósitos: lo ayuda a monitorear su propio progreso y lo ayuda a comunicar su progreso a los clientes. También puede resultarle útil convertir su lista de verificación en un diagrama de flujo visual.
Esto es particularmente útil si su proyecto tiene varios pasos. Por ejemplo, si está editando un libro, es posible que deba resumir, redactar, citar y editar cada capítulo. Detallar algo como esto en una lista de verificación en papel sería complicado, especialmente si está trabajando con varias tareas a la vez, o si las tareas pueden avanzar y retroceder a través de los pasos.
La solución que utilice para este tipo de configuración puede depender de su autonomía. Si está trabajando más o menos en el vacío (como lo hacen algunos trabajadores independientes), su diagrama de flujo visual podría ser notas adhesivas en una pizarra. Si está trabajando en estrecha colaboración con su cliente o con otros contratistas, es posible que use una plataforma de flujo de trabajo compartible como Trello.
3. Definir metas y objetivos
Este paso puede parecer un poco innecesario. ¿Por qué necesita metas y objetivos si ya tiene una lista de verificación?
Incluso con una lista de verificación, no puede hacer todo el proyecto a la vez. Aún debe decidir cuánto de su proyecto desea realizar en un día o una semana, o solo entre los registros con sus clientes.
Volviendo al ejemplo del libro, ¿desea delinear todos los capítulos antes de redactar cualquiera de los capítulos? ¿Desea comenzar a redactar un capítulo cuando el capítulo anterior aún no se ha editado? Estas son preguntas que solo tú puedes responder. Sin embargo, responderlas con anticipación puede ayudarlo a mantenerse organizado.
Una vez más, tener metas y objetivos claros puede mantenerlo al tanto de su proyecto, pero también puede ayudarlo comuníquese con su cliente sobre cómo va el proyecto y cómo espera que llegue a lo largo de.
4. Presupuesto y seguimiento del tiempo
Cuando haya decidido sus metas y objetivos, es hora de comenzar a presupuestar su tiempo.
¿Cuánto tiempo tienes para completar todo el proyecto? ¿Cuánto tiempo tiene que dedicar a este proyecto dentro de ese marco de tiempo? ¿Cuánto de ese tiempo deberá asignarse a cada objetivo? ¿Tienes todo el tiempo del mundo o necesitas priorizar y tal vez prescindir de algunos extras ¿cumplir con las fechas de entrega?
Si le pagan por hora, naturalmente hará un seguimiento de su tiempo. Solo recuerde anotar cuánto de ese tiempo se dedicó a cada paso del proyecto. De esa manera, tendrá una mejor idea de cuánto tiempo necesitará, tanto para avanzar en este proyecto como para presupuestar el tiempo para proyectos futuros.
Si te pagan por proyecto o por entrega, como hacen algunos trabajadores independientes, puede ser tentador no hacer un seguimiento del tiempo. Sin embargo, nuevamente, comprender cómo usa su tiempo puede ayudarlo a convertirse en un profesional independiente mejor y más eficiente. Por lo tanto, considere realizar un seguimiento y presupuestar su tiempo, incluso cuando nadie lo haga.
Revisar, monitorear y optimizar
A lo largo de los proyectos individuales y después de cada proyecto, tómese el tiempo para reflexionar sobre la documentación del proceso de flujo de trabajo. ¿Hubo cosas que te encontraste rompiendo más a medida que avanzabas? ¿Algunas tareas le llevaron más o menos tiempo de lo previsto? ¿Sus objetivos eran demasiado grandes para ser realistas o demasiado pequeños para ser útiles?
Hacer este tipo de trabajo durante un proyecto puede ayudarlo a trabajar de la manera más eficiente posible durante el resto del proyecto. Hacer este tipo de trabajo entre proyectos puede ayudarlo a brindar cotizaciones más precisas a futuros clientes, además de presupuestar su propio tiempo de manera manejable y efectiva.
Vale la pena el trabajo
La mayoría de los clientes no solicitan explícitamente la documentación del flujo de trabajo. Puede ser fácil obtener la “visión de túnel del freelancer”, que es la compulsión de no hacer nada más allá de lo que el cliente demanda explícitamente. Pero hacer un poco de trabajo extra para afinar tu programación puede ayudarte a convertirte en un freelancer más eficiente. Y eso es bueno para todos.
