¿Qué es una auditoría de tiempo y por qué es importante?

Ha sido un día ajetreado en el trabajo. Te sentaste en tu escritorio con los ojos en tu computadora. Es hora de cerrar. Mientras se prepara para partir, comprueba el volumen de trabajo que ha realizado. Lo que ves no coincide con las horas que dedicas. Te preguntas por qué esto es así.

Es posible que haya pasado la mayor parte de su tiempo interactuando en las redes sociales en lugar de hacer el trabajo que se propuso hacer.

Este escenario explica cuántas personas pasan su tiempo en el trabajo. Establece un camino diferente para ti realizando una auditoría de tiempo para invertir mejor tu tiempo.

¿Por qué necesita realizar una auditoría de tiempo?

Una auditoría de tiempo es un proceso sistemático que se utiliza para revisar cómo emplea su tiempo. Le permite administrar su tiempo de manera efectiva para lograr sus objetivos.

La forma en que inviertes tu tiempo en el trabajo afecta tu productividad. Las personas más eficientes son aquellas que dan buen uso a su tiempo. ¿Qué mejor manera de saber en qué gastas tu tiempo que realizando una auditoría de tiempo?

Veamos algunas razones por las que debería tomarse más en serio la auditoría del tiempo.

1. Gestión eficaz del tiempo

La gestión eficaz del tiempo le ayuda a mejorar su equilibrio trabajo-vida. Frena los excesos que le roban su tiempo.

Pasas varias horas en el trabajo. Pero al final del día, te das cuenta de que no se ha logrado mucho. Una auditoría de tiempo lo ayuda a descubrir las actividades improductivas en las que gasta su tiempo.

2. Tomando una decisión racional

Una auditoría de tiempo establece la base sólida necesaria para tomar decisiones informadas para lograr su objetivo. Está más inclinado a tomar decisiones racionales que emocionales.

Alcanzar los objetivos comerciales es más rápido cuando les asigna un marco de tiempo. Con una auditoría de tiempo efectiva, identifica cuánto tiempo puede dedicar a sus objetivos y trabajar para lograr algunos hitos dentro de un período específico.

3. Conciencia y valor del tiempo

Es posible que estés invirtiendo tu tiempo en actividades improductivas sin siquiera darte cuenta. Probablemente pase varias horas en su computadora en el trabajo. Pero te mantienes ocupado en Facebook la mayor parte de esas horas en las que se supone que debes estar trabajando. Al final del día, sabe que pasó horas en su computadora, pero no tiene resultados que lo muestren.

La auditoría del tiempo lo ayuda a comprender no solo la importancia del tiempo, sino también cómo lo invierte. Conocer las empresas improductivas que consumen su tiempo lo ayuda a ser deliberado al hacer que su tiempo cuente.

4. Objetividad

Realizar una auditoría de tiempo le ayuda a ser objetivo en lugar de subjetivo. Recoges los hechos sobre cómo y dónde pasas tu tiempo. Para alguien que está decidido a mejorar su juego en su carrera o trabajo, lo alienta a ser proactivo con su tiempo en lugar de reactivo.

En lugar de permitir que los eventos no planificados consuman su tiempo, una auditoría de tiempo lo motiva a crear un cronograma de sus actividades de antemano y seguirlo estrictamente.

Un plan de trabajo semanal es un iniciativa efectiva por ser proactivo con tu tiempo en el trabajo. Le brinda información sobre las actividades en las que participará durante la semana con anticipación.

5. Responsabilidad

Una auditoría de tiempo adecuada es la policía de rendición de cuentas. No solo lo hace responsable de cómo emplea su tiempo, sino que también le da una idea de cómo podría utilizar mejor su tiempo. Y si no lo cumple, las consecuencias son visibles en todas las tareas, metas y objetivos que aún no ha logrado.

La responsabilidad por el uso del tiempo es útil si está trabajando con un equipo. Una auditoría de tiempo le muestra cómo cada miembro del equipo pasa su tiempo.

Llevar a cabo una auditoría de tiempo efectiva implica rastrear y documentar exactamente a qué dedica su tiempo diariamente. Los datos registrados de una auditoría de tiempo exitosa ayudan a crear gráficos de tiempo futuros y cronogramas proyectados.

Existen herramientas básicas que puede utilizar para aprovechar al máximo su tiempo auditando. Éstos son algunos de ellos.

1. Diario

Un diario es una de las herramientas de auditoría de tiempo más antiguas y sencillas, pero sigue siendo eficaz. Los diarios existían mucho antes de la llegada de la computadora e Internet. Probablemente tenías un diario en el que registraste los eventos de tu vida mientras crecías.

Las lecherías todavía están muy presentes. Pero en lugar de usar los viejos diarios impresos, puede usar diarios electrónicos para realizar un seguimiento de sus actividades.

Los datos contenidos en tu diario te ayudan a saber cómo pasas tu tiempo.

2. Hoja de trabajo de auditoría de tiempo

Una hoja de trabajo de auditoría de tiempo es un documento electrónico que contiene datos registrados, resultados evaluados y el período del proceso de auditoría de tiempo. Con esta herramienta, puede identificar fácilmente y hacer referencias sobre cómo pasa su tiempo.

Relacionado: Las mejores plantillas de parte de horas para realizar un seguimiento de sus horas

3. Software de seguimiento de tiempo

Gracias a los avances tecnológicos, existen varias herramientas que puede utilizar para controla tu tiempo y aumenta tu productividad.

Herramientas de seguimiento del tiempo como Aplicar son efectivos en la auditoría del tiempo al rastrear las actividades que realiza en línea y mostrar la duración de cada actividad. Según su configuración, se le notifica cuando pasa demasiado tiempo en un sitio web o aplicación en particular.

Relacionado: El mejor software y aplicaciones de seguimiento de tiempo

6 pasos para una auditoría de tiempo efectiva

Darle un mejor uso a su tiempo genera un tremendo cambio en su desempeño en el trabajo. Una hora dedicada a tareas productivas es más valiosa que 10 horas dedicadas a actividades frívolas. No es de extrañar que los empleados que invierten su tiempo sabiamente sean más eficientes.

¿Estás listo para tomar una auditoría de tiempo? Aquí hay algunos pasos para guiarte.

1. Pon una meta

¿Por qué quieres realizar una auditoría de tiempo? Tan simple como puede parecer la pregunta, responderla puede ser difícil, especialmente si no lo ha pensado.

Identifique su objetivo desde el principio. Comprenderlo te ayuda a concentrarte en las cosas que te importan. Al final de su auditoría, sabrá cómo implementar sus hallazgos.

2. Establecer una fecha límite

Después de establecer su objetivo, establezca también una fecha límite para lograrlo. De lo contrario, podría permanecer demasiado tiempo. Toma nota de las actividades que realizas dentro del plazo establecido.

Por mucho que quieras hacer las cosas de inmediato, no las apresures. Toda la esencia de la auditoría se verá frustrada si sus resultados no son precisos. La regla general es moverse a un ritmo moderado.

3. Planifica Estratégicamente

Debe tener un plan detallado sobre cómo pretende lograr los objetivos que ha establecido para lograr durante la auditoría de tiempo. Este plan debe ser realista y relacionable.

La planificación estratégica en su auditoría de tiempo implica llevar a todos los miembros de su equipo y proporcionar las herramientas y los recursos necesarios para la auditoría. Un plan eficaz le ayuda a eliminar la pérdida de tiempo y recursos.

4. Recolectar datos

La recopilación de datos es un paso muy esencial en el proceso de auditoría del tiempo. Esto se hace mediante la recopilación de registros de cómo ha estado empleando su tiempo hasta este punto.

Para pasar del punto A al punto B con éxito, debe comprender la dinámica del punto A y luego usar esta información como guía para pasar a la siguiente fase.

5. Analizar datos recopilados

El análisis de los datos recopilados lo ayuda a identificar la correlación entre dónde ha estado y dónde está ahora. No todos los datos recopilados son necesarios para su auditoría.

Debe filtrar las lagunas en sus datos, ya que podrían alterar la precisión de su auditoría. Centrarse en los datos importantes. Dichos datos deben analizarse y categorizarse para adaptarse al objetivo de la auditoría de tiempo.

6. Establecer objetivos

Los objetivos te mantienen alerta y te dan una sensación de logro. Trabajar para lograr sus metas de auditoría de tiempo de una sola vez puede ser abrumador, especialmente cuando las metas son grandes.

Divida sus objetivos en pequeños objetivos para alcanzarlos en períodos específicos. A medida que alcance cada objetivo, felicítese por un trabajo bien hecho. Tu energía positiva al lograr tu objetivo te motiva a alcanzar otros objetivos, acercándote a tus grandes metas.

Haz que cada segundo cuente

Te sorprenderá la cantidad de cosas improductivas en las que gastas tu tiempo. Una auditoría de tiempo pone de relieve esta información y le muestra las actividades que le hacen perder su valioso tiempo.

El tiempo siempre se está moviendo. Si lo pierdes, no puedes recuperarlo. Si una actividad no agrega valor a su carrera o vida laboral, no merece su atención.

Cómo cumplir con los plazos y terminar las tareas a tiempo: 8 consejos

Aprenda a cumplir con los plazos que usted mismo se impuso y haga las cosas antes de la fecha límite. ¡Aquí hay algunos consejos útiles!

Leer siguiente

Sobre el Autor