Cómo crear un planificador digital en Google Sheets

La organización de sus tareas y horarios diarios se puede simplificar con un planificador digital. Afortunadamente, no es necesario pagar por una aplicación especializada ni luchar con un programa demasiado complicado: Google Sheets puede hacer el trabajo.

Crear un planificador digital en Google Sheets es fácil y directo. Ya sea que esté planificando tareas personales o laborales, tiene todas las características que necesita para organizarse y estar al tanto de sus responsabilidades.

Paso 1: prepare la hoja de Google

Para preparar la hoja, solo mantendremos las filas y columnas que se ajusten al planificador diario y eliminaremos el resto. También puedes optar por realizar este paso más tarde. Así es cómo:

1. Abre un Hoja de Google en blanco.
2. Seleccione la primera columna que desea eliminar (para este ejemplo, esa es la columna H) y presione Ctrl + Mayús + flecha derecha para seleccionar el resto de las columnas de la derecha.
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3. Haga clic derecho en un lugar en el área resaltada y seleccione Eliminar columnas.
4. Seleccione la primera fila que desea eliminar (para este ejemplo, esa es la fila 35) y presione Ctrl + Mayús + flecha hacia abajo para seleccionar el resto de las filas a continuación.
5. Haga clic derecho en un lugar en el área resaltada y seleccione Eliminar filas.

Paso 2: agregue texto al planificador digital

Ahora, agreguemos algo de texto al planificador digital. Esto incluye etiquetas para el encabezado, fecha, prioridades principales, lista de tareas pendientes, notas y franjas horarias (para programar el día).

Para este planificador digital, usaremos franjas horarias de 1 hora, de 6 a. m. a 10 p. m. Insertaremos casillas de verificación junto a cada tarea pendiente, un selector de fecha y extraeremos el nombre del día de la semana de la fecha.

1. Agregue texto para etiquetar las diferentes secciones del planificador (como se muestra en la imagen a continuación).
2. Escribe 6 a. m. en la celda B6. Observe cómo cambia automáticamente a las 6:00 a.m.
3. Con la celda B6 seleccionada, coloque el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda, para que cambie a un símbolo más.
4. Haga clic y arrastre el cursor hacia abajo a la celda. B22, ampliando el horario hasta las 22:00 horas.
5. Seleccione la primera celda que contendrá la casilla de verificación de la lista de tareas pendientes. Ve a la Insertar pestaña y seleccione Caja en el menú desplegable.
6. Haga clic y arrastre hacia abajo la esquina inferior derecha de la celda para copiar la casilla de verificación a otras celdas.
7. Seleccione la celda para agregar el selector de fecha, vaya a la Datos pestaña y seleccione Validación de datos.
8. Hacer clic Agregar regla en el panel derecho que aparece.
9. En Criterios, seleccione es fecha valida. Y si los datos no son válidos, Rechazar la entrada. Hacer clic Hecho ahorrar.
10. Seleccione la celda para mostrar el nombre del día de la semana. Escriba la siguiente fórmula para obtener el nombre del día de la semana a partir de la fecha, donde C2 es la celda con el selector de fecha:

    =upper(text (C2, “dddd”))

Si no ha seleccionado ninguna fecha, el nombre del día de la semana predeterminado es sábado (como se muestra en la imagen de arriba).

Paso 3: personaliza la apariencia del planificador digital

En este punto, el planificador digital parece bastante aburrido y básico. Aplicaremos algunos Consejos de formato de Hojas de cálculo de Google para que se vea mejor.

Esto incluye ajustar el ancho de las celdas, fusionar celdas, aplicar bordes y agregar algo de color. También ocultaremos las líneas de cuadrícula y modificaremos la apariencia del texto para una apariencia más limpia.

1. Ajuste el ancho de las columnas como se muestra en la imagen a continuación o según sus preferencias.
2. En la sección de programación, seleccione las celdas, haga clic en el Fronteras icono y elija Todas las fronteras.
3. Seleccione una celda en la sección de prioridades principales, haga clic en Fronteras icono y seleccione Borde inferior.
4. Haga clic y arrastre desde la esquina inferior derecha de la celda para aplicar el borde inferior a las otras celdas. Haga lo mismo con la sección de la lista de tareas pendientes.
5. Seleccione las celdas del encabezado como se muestra a continuación y haga clic en el icono Combinar celdas.
6. Repita el paso anterior para fusionar cada una de las secciones resaltadas a continuación.
7. Con la celda de notas seleccionada (como se muestra a continuación), configure Alineación vertical en Arriba y ajuste de texto a Envoltura. Esto garantiza que las notas que ingrese comiencen en la parte superior y encajen perfectamente dentro de la celda.
8. Ir a Vista, Espectáculoy desmarque Líneas de cuadrícula para ocultarlos.
9. Seleccione las celdas que desea colorear, haga clic en Color de relleno icono y elija un color. Puedes elegir aplicar colores alternativos a la sección de programación.
10. Seleccione celdas con texto y cambie su fuente, tamaño de fuente, alineación y color.

Paso 4: Aplicar formato condicional al planificador digital

Para este planificador, aplicaremos un tachado a las tareas completadas en la sección de la lista de tareas pendientes. Esto le ayuda a ver de un vistazo lo que se hizo y lo que queda para el día siguiente.

1. En la sección de la lista de tareas pendientes, resalte las celdas junto a las casillas de verificación.
2. Ve a la Formato pestaña y seleccione Formato condicional.
3. Bajo Reglas de formato, seleccionar La fórmula personalizada es.
4. En el cuadro de fórmula, escriba lo siguiente para confirmar si la casilla de verificación en la celda E12 está marcada:

   =$E12=True

   Dado que se trata de una referencia de celda relativa, se ajusta automáticamente para coincidir con cada una de las celdas resaltadas.
5. Establece el formato del texto en Tachado sin color de relleno.
6. Hacer clic Hecho para guardar los cambios.

Aquí está el formato condicional en acción.

Consejos para mantener y actualizar su planificador digital en Google Sheets

Una vez que haya creado su planificador digital en Google Sheets, es esencial mantenerlo organizado y fácil de actualizar. A continuación se ofrecen algunos consejos útiles a tener en cuenta:

1. Guarde su diseño como plantilla

Después de perfeccionar el diseño de su agenda, cambie el nombre del libro de Google Sheets a "Plantilla de agenda diaria".

Al comienzo de un nuevo mes, haga una copia de esta plantilla; vaya a la Archivo pestaña y seleccione Hacer una copia. Esto le brinda un comienzo limpio cada vez y le permite conservar registros anteriores para referencia futura.

2. Mantenga una hoja de "Día 0" en su plantilla

Coloque una versión intacta de su agenda diaria al comienzo de su libro de trabajo. Para planificar un nuevo día, duplique la hoja "Día 0", asígnele el nombre con la fecha del día y comience a planificar.

3. Utilice códigos de colores para mayor claridad

Codificar sus tareas con colores le permite evaluar rápidamente las categorías, prioridades o el progreso de las tareas. Por ejemplo, para la codificación de colores basada en categorías, puede utilizar azul para tareas relacionadas con el trabajo, naranja para recados personales y rosa para citas o reuniones.

Puedes hacer esto manualmente o usar formato condicional automatizar el proceso en base a criterios específicos.

Manténgase concentrado con un planificador digital simple en Google Sheets

El uso de un planificador digital en Google Sheets simplifica las cosas y le permite mantenerse organizado y concentrado. Entonces, ahora que tienes los pasos para crear uno desde cero, ponlos en práctica para crear el tuyo propio. La clave para lograr tus objetivos comienza aquí.