Con un poco de planificación cuidadosa, comenzar un proyecto colaborativo u organizar una pequeña comunidad creativa (como la sala de un escritor) puede ser sencillo y divertido.
Hay algunos aspectos importantes a considerar, generalmente con un software útil o una aplicación que puede ayudar. Echemos un vistazo a solo tres de ellos aquí.
1. Cree un lugar para almacenar y acceder a archivos fácilmente
Al trabajar en colaboraciones creativas, habrá un momento en el que será necesario compartir los archivos. Los archivos pueden ser algunas tarjetas de arte para personajes en un mundo compartido. Pueden ser grabaciones de video de reuniones de discusión en línea. Como el tipo de soporte puede variar, valdría la pena pensar en un lugar que tenga buena capacidad de almacenamiento sin arruinarse.
Por ejemplo, Dropbox tiene un plan de uso comercial que le brinda 5 TB de almacenamiento por menos de $ 20 por persona por mes. Puedes encontrar un
prueba gratuita de Dropbox Professional aquí si es de interes. También vale la pena pensar en un lugar que sea fácil de compartir con los demás. Dropbox puede ayudar con archivos más grandes, como imágenes y videos de alta calidad, aunque existen excelentes alternativas para archivos basados en texto.Los usuarios de Microsoft One Drive y Google Drive pueden almacenar sin problemas documentos realizados en un procesador de textos y compartir fácilmente un enlace con el resto de colaboradores. Para los usuarios de Google, consulte nuestra guía sobre formas en que puede compartir los documentos de Google tu creas.
Si están desarrollando un guión, una serie de cuentos o una colección de poemas y desean ayudarse unos a otros Sin ser demasiado intrusivo, las funciones de comentarios de Microsoft Word y Google Docs son una forma muy útil de haciéndolo. GCFLearnFree tiene un buen video de YouTube que explica cómo usar la función de comentarios en Google Docs.
2. Organizar una Zona Interactiva de Lluvia de Ideas
Habrá momentos en los que trabajar en un documento de procesamiento de texto no será suficiente para desarrollar algunas ideas. Un método eficaz para visualizar el desarrollo de ideas es utilizar una pizarra interactiva en línea como Miro.
Hay varias formas de personalizar el diseño de los tableros y puede compartirlos fácilmente con los colaboradores para obtener comentarios. Especialmente con Miro, puede convertir ideas en tareas, lo que permite una transición optimizada desde la concepción hasta la producción.
Muchas de las aplicaciones y sitios de pizarras interactivas gratuitas son de uso gratuito y están repletos de funciones. Para intentarlo, puedes inicia sesión en Miro aquí y explore las funciones que ofrece. También hay explicaciones útiles en línea, como nuestro artículo sobre cómo crear un planificador mensual en Miro.
Si se necesita un sistema de gestión de tareas más profundo, incluida una forma de organizar el calendario, la tienda vinculada archivos y administre equipos más grandes de manera efectiva, existen sistemas gratuitos como Notion que vale la pena buscar en. Hay una serie de explicaciones de funciones útiles, incluido nuestro artículo sobre algunas poderosos trucos de Notion para acelerar su flujo de trabajo.
Notion tiene funciones de edición y creación de notas en tiempo real para múltiples cuentas. Si bien esto suena caótico, con el tipo correcto de estrategia de gestión de equipos, esto también se puede utilizar como una ventaja cuando se colabora en un documento en vivo.
3. Use un método eficiente de comunicación
Los servicios de mensajería instantánea pueden ser efectivos, como crear un grupo de WhatsApp o Facebook Messenger, aunque tienen sus limitaciones. Slack también puede ser popular, aunque enviar archivos y ver el historial de chat puede volverse problemático rápidamente debido a las restricciones de almacenamiento de la versión gratuita.
Un foro de comunidad en línea, como Discord, podría ser bueno ya que puede crear roles para los miembros, y hay una función de búsqueda integral para encontrar información en conversaciones anteriores.
También se recomienda la videoconferencia, ya que es una buena manera de poner nombres a cara y dar la conversación en vivo y más dinámica con la que un sistema basado en texto puede tener problemas. También existe la posibilidad de grabar videoconferencias para revisarlas y compartirlas con los colaboradores que estén ausentes en ese momento.
Zoom, Google Meet y Microsoft Teams son buenos en su trabajo y brindan una función de grabación y un enlace a las cuentas de sus anfitriones con mucha facilidad. Vale la pena tomar nota de las zonas horarias si tiene colaboradores en el extranjero. Zoom tiene una función que te permite superar este desafío. Nuestro artículo sobre cómo configurar su ubicación de trabajo en Zoom tiene la respuesta
Una buena manera de crear pequeños comentarios de video o tareas breves es usar un sistema de grabación y uso compartido de video como Loom. Es fácil grabarse a sí mismo y a su pantalla y luego generar un enlace para compartir. Los colaboradores también pueden reaccionar y comentar los videos de los demás. Un sistema como este es muy útil para el trabajo asíncrono.
Menos es más
Para evitar la frustración de los colaboradores que tienen que crear varias cuentas, descargar varias aplicaciones y dar su valiosa detalles a muchas empresas de terceros, definitivamente vale la pena estar absolutamente seguro de que necesita el software de su elección antes implementándolo.
Dicho esto, es posible que descubra nuevas funciones interesantes y útiles en el software que antes no sabía que existían o que fueron recomendadas por un colaborador. Con un poco de ensayo y error y pruebas, encontrará las aplicaciones y los sitios que funcionan mejor para usted y su equipo.
