13 trucos de Google Calendar para aumentar tu productividad

Conclusiones clave

• Configure recordatorios predeterminados para todos los eventos en Google Calendar para evitar perder citas importantes y mejorar la productividad. Agregue varias notificaciones si es necesario.
• Integre Google Calendar con otras herramientas para optimizar los flujos de trabajo y evitar cambiar constantemente entre aplicaciones. Por ejemplo, integre con Slack para programar y actualizar el estado.
• Reciba un correo electrónico de agenda diaria para priorizar recordatorios y citas importantes. Configúrelo en la configuración de Google Calendar para asegurarse de no perderse nunca una notificación.

Lo más probable es que hayas usado Google Calendar al menos una vez, ya sea que alguien te haya enviado una invitación a una reunión o simplemente hayas terminado usándolo porque viene con tu dispositivo.

Si bien Google Calendar es una aplicación bastante sencilla en lo que respecta a la programación, viene con varias Funciones e integraciones sorprendentes que pueden ayudarlo a aumentar su productividad y mejorar su desempeño general. eficiencia. Aquí hay una lista de algunos de los mejores a continuación.

1. Configurar recordatorios predeterminados

Siempre es útil configurar recordatorios para evitar perderse eventos próximos o para tener tiempo suficiente para prepararse. Sin embargo, configurar un recordatorio para cada nuevo evento que realices puede resultar bastante complicado.

Afortunadamente, Google Calendar te permite crear automáticamente recordatorios predeterminados para todos los eventos que realices. Así es cómo:

1. Vaya a la página de inicio de Google Calendar.
2. Haga clic en el ícono de ajustes a la derecha y seleccione Ajustes.
3. Bajo Configuraciones para mis calendarios, Selecciona tu calendario.
4. Seleccionar Notificaciones de eventos y luego seleccione + Agregar notificación.
5. Elija su duración preferida haciendo clic en el menú desplegable.

En el futuro, todos los eventos que cree tendrán automáticamente estos recordatorios predeterminados. Tenga en cuenta que puede agregar más de una notificación; digamos que desea recibir varias notificaciones para su evento.

Administrar y utilizar diferentes herramientas a diario, ya sea para uso personal o laboral, puede resultar abrumador, lo que requiere que cambies constantemente entre herramientas para estar al tanto de tus proyectos y tareas.

Muchas de estas herramientas te permiten integrar Google Calendar para que no tengas que transferir información manualmente hacia o desde tu aplicación a tu calendario. Por ejemplo, Google Calendar es un Integración de Slack bastante útil que deberías probar. si estás utilizando la aplicación de mensajería empresarial. La integración te permite programar y eliminar eventos directamente desde Slack. ¡Slack puede actualizar tu estado según tu horario! Tenga en cuenta que la forma de integrar Google Calendar con una aplicación varía según la aplicación.

3. Reciba su agenda diaria por correo electrónico

Si tiene la costumbre de borrar notificaciones casualmente sin pensarlo dos veces, es muy probable que pase por alto las notificaciones de su Calendario. Y si priorizas los correos electrónicos sobre otras formas de comunicación, aquí tienes un truco útil: puedes recibir tu agenda diaria directamente en tu correo electrónico. De esta manera, no se perderá esos recordatorios y citas importantes.

Para hacer esto:

1. Vaya a Google Calendar y haga clic en el ícono de ajustes.
2. Seleccionar Ajustes > Configuraciones para mis calendarios.
3. Elija el calendario desde el que desea recibir un correo electrónico.
4. Desplácese hacia abajo para Otras notificaciones.
5. Ir a Agenda Diaria y seleccione Correo electrónico en el menú desplegable.

Espere recibir un correo electrónico con la agenda diaria todas las mañanas a las cinco de la mañana para tener una idea de cómo sería su día.

4. Comienza tu semana en un día diferente

Ya sea que su trabajo implique cambios de horarios, tareas en el extranjero con diferentes días de inicio semanal o simplemente prefiera un comienzo no tradicional para su semana, Google Calendar lo tiene cubierto. Puedes cambiar fácilmente el día de inicio de tu semana en Google Calendar.

Simplemente vaya a su Google Calendar Ajustes, seleccionar Generaly luego desplácese hacia abajo hasta Ver opciones. Hacer clic Comienza la semana el y elegir entre Sábado, Domingo, o Lunes.

5. Utilice su voz para programar un nuevo evento

Si no tiene las manos libres en este momento pero necesita programar un evento de inmediato, puede usar su voz para crear un evento en lugar de abrir la aplicación Google Calendar y escribir todos los detalles.

Simplemente diga algo como: “Hola Google, crea un evento en el calendario: una cena con Jane Doe a las 8 p. m. en Chile. Además de registrar toda la información, Google puede solicitar información adicional antes de guardar el evento.

Tenga en cuenta que esto no es posible si está utilizando un dispositivo Apple. Siri no puede crear eventos con Google Calendar. Si desea que Siri agregue eventos a su Calendario de Google, debe configurarlo como su calendario predeterminado. Haga esto yendo a Ajustes > Calendario > Calendario predeterminado.

6. Inserta tu calendario

Manejar su agenda puede resultar difícil, especialmente si las personas quieren establecer horarios con usted. Si tiene un sitio web, permita que otras personas establezcan un horario con usted según sus preferencias incorporando su calendario en su sitio web.

7. Utilice un software de programación en línea

Compartir su calendario puede tener la desventaja de aprovechar su tiempo libre. Si busca un mejor control sobre cuándo otros pueden programar citas con usted, vale la pena explorar herramientas que simplifican la programación en línea, como Calendario.

Cuando te registras en Calendly usando tu dirección de Gmail, sincroniza perfectamente tu calendario con tu cuenta de Calendly. Pero eso no es todo. Esta integración brinda una serie de beneficios, como programación automatizada, manejo de zonas horarias y personalización, lo que hace que la experiencia de reservar con usted sea más personalizada.

8. Configurar bloques de tiempo

Google Calendar puede ayudarte aún más Logre la máxima productividad con bloques de tiempo.. La función le permite asignar espacios designados para que pueda concentrarse en proyectos o tareas específicas. Hacerlo le permitirá concentrar su energía en objetivos particulares de manera eficiente, evitando posponer las cosas y perder el tiempo cambiando de una tarea a otra.

9. Rechazar eventos automáticamente

Usar Google Calendar no sólo te ayuda a realizar un seguimiento de tus citas. También puede utilizarlo para asegurarse de mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Cuando estableces un horario de trabajo, Google Calendar puede rechazar automáticamente las solicitudes de reunión cuando estás fuera de la oficina o de vacaciones.

También puede enviarles un mensaje de fuera de la oficina, informándoles qué pueden hacer mientras tanto, como dirigirlos a otro colega que pueda atender sus solicitudes o inquietudes.

10. Alternar con otra zona horaria

Trabajar con personas en otras zonas horarias puede dificultar la planificación de reuniones y el establecimiento de horarios. En lugar de dedicar demasiado tiempo a consultar a un conversor de zona horaria en línea, puede utilizar la función de zona horaria secundaria de Google Calendar para realizar un seguimiento de las diferencias horarias y evitar contratiempos en la programación.

En Google Calendar, haga clic en Ajustes > General > Zona horaria. Garrapata Mostrar zona horaria secundaria bajo Zona horaria.También puedes agregar etiquetas a cada zona horaria para una mayor organización.

11. Crear reuniones recurrentes

Si tiene reuniones cada semana o mes, puede configurar reuniones recurrentes en lugar de crear eventos manualmente cada vez. Cuando creas un evento, selecciona el menú desplegable que dice no se repite y elige con qué frecuencia quieres que se repita el evento.

12. Crear un acceso directo a un evento

Si bien crear un nuevo evento en Google Calendar solo requerirá varios clics, un acceso directo al evento omite la mayoría de los pasos y lo lleva directamente a la ventana del nuevo evento en Google Calendar.

Simplemente abre tu navegador, escribe cal.nuevo, y golpe Ingresar o regresar. Además, existe una larga lista de Atajos del Calendario de Google que pueden ayudarle a navegar y utilizar la aplicación de manera más eficiente.

13. Encuentre un momento ideal para las reuniones

Encontrar el momento ideal es otra lucha a la hora de fijar una reunión o un horario. Esto es más difícil cuanta más gente esté involucrada, y la situación se vuelve más confusa si se incluyen diferentes zonas horarias en la ecuación.

Afortunadamente, Google Calendar tiene una función Buscar una hora que te permite encontrar una hora disponible para todos los miembros del equipo. Sin embargo, requiere acceso a los Calendarios de Google del equipo y solo puede usarlo a través de la aplicación web, no en la aplicación móvil. Esta función le permite encontrar un horario mutuamente disponible que funcione para todos los miembros del equipo.

Utilice su calendario a su favor

Google Calendar ofrece una variedad de funciones e integraciones que aumentan la productividad. Desde configurar recordatorios predeterminados hasta administrar zonas horarias y utilizar comandos de voz, dominar estos trucos puede ayudarte a aprovechar al máximo tu calendario para una gestión eficiente del tiempo.