9 errores poco profesionales al realizar videollamadas para el trabajo

Muchos profesionales todavía subestiman las reuniones virtuales. Hacen poca o ninguna preparación ya que estas llamadas se realizan a través de plataformas de videoconferencia, además podrían apagar la cámara y el micrófono.

Aunque las reuniones virtuales son más convenientes que las presenciales, no son menos importantes. Una mala preparación podría provocar retrasos, impedir la colaboración o confundir los mensajes. Para garantizar reuniones virtuales profesionales y eficientes, siga estos consejos al organizar y asistir a videollamadas de trabajo.

1. Pasar por alto las medidas de seguridad

Descuidar las medidas de privacidad antes de realizar videollamadas relacionadas con el trabajo no es profesional ni seguro. Pondrá sus reuniones en riesgo de ataques de intrusión en los que terceros secuestran llamadas de videoconferencia aleatorias, por ejemplo, bombardeos de Zoom. Tenga en cuenta que los intrusos tienen distintos motivos. Algunos son simplemente trolls de Internet que buscan molestar a la gente, pero otros son ciberdelincuentes expertos que ejecutan el robo de datos.

El mejor enfoque es salvaguardar las reuniones mediante:

• Configuración de contraseñas: Establezca una contraseña única para cada reunión; asegúrese de enviarla a los participantes de forma privada.
• Habilitación de salas de espera: Le permitirán seleccionar y confirmar a los participantes antes de unirse.
• Limitar participantes: Es más fácil gestionar reuniones virtuales con participantes limitados.

Vale la pena leer sobre formas de mantenga su privacidad intacta cuando utilice plataformas de videoconferencia.

2. Dejar el micrófono encendido durante las reuniones

Deja de dejar el micrófono encendido durante las videoconferencias. Captará ruidos aleatorios de personas cercanas, de sus mascotas y de electrodomésticos en funcionamiento, que los participantes pueden encontrar distraídos. En el peor de los casos, el sonido de tu lado podría ahogar las voces de los demás.

Para garantizar la claridad del sonido y la voz, utilice la función de silencio con prudencia. Enciende tu micrófono cuando estés hablando, silencia tu voz cuando estés escuchando y haz clic en los emojis en pantalla si necesitas interrumpir a los oradores.

Es cierto que encender y apagar el micrófono puede resultar molesto durante reuniones largas. Pero es una forma sencilla pero eficaz de mostrar respeto por las contribuciones y la atención de los demás durante las conversaciones.

3. Configuración de fondos incorrectos para videollamadas

Los empleados deben encontrar un entorno prolijo y profesional para las reuniones virtuales: mejorará la impresión que dejan en los demás. Te verán como una persona organizada que siempre está al tanto de todo. Alternativamente, un entorno sucio y desordenado te hace parecer alguien que apenas asiste a reuniones o colaboraciones en línea.

Por supuesto, esto no quiere decir que debas construir estantes para la biblioteca en la oficina de tu casa. Una pared lisa y limpia con obstrucciones mínimas parece simple y minimalista, además no incluye elementos que distraigan.

Pero si trabajas con espacio limitado, edita tu fondo. Digamos que usas Zoom con frecuencia. Puede desplazarse por los fondos virtuales de Zoom o desenfocar su entorno justo antes de que comience su llamada de Zoom. Quizás también quieras aprender cómo diseñar tu propio fondo de Zoom.

4. Uso de funciones de chat privado para conversaciones personales

Evite utilizar la función de chat privado en aplicaciones de videoconferencia para conversaciones personales, especialmente cuando comparta asuntos no relacionados con el trabajo. Existe la posibilidad de que sus supervisores vean estos mensajes. Si bien los anfitriones no pueden ver los chats privados en tiempo real, algunas aplicaciones los muestran en los registros de las reuniones posteriores a la llamada. Es seguro asumir que los empleadores tienen control total sobre las cuentas proporcionadas por la empresa.

Pero incluso si sus gerentes no revisan manualmente las conversaciones privadas, hacer comentarios despectivos durante las llamadas de trabajo no es apropiado. Podrías ser penalizado si alguien ve tus mensajes. Concéntrese en mantener una atmósfera respetuosa y productiva; guarde sus bromas para los canales apropiados.

5. Asistir a reuniones en línea en entornos inadecuados

Mientras Los modelos de trabajo remoto e híbrido ofrecen flexibilidad., aún debe asistir a reuniones virtuales en entornos adecuados. Deje de participar en llamadas de trabajo mientras conduce, viaja o come. Simplemente distraerás a los demás si lanzas respuestas desordenadas y sin sentido cuando tu atención está dividida.

El mejor enfoque es comunicar su situación. Reprograme las reuniones según su próxima disponibilidad o opte por no participar por completo; ambas cosas son más apropiadas que unirse a ellas para fingir asistencia. Si no tienes un entorno adecuado para realizar llamadas en casa, quizás también quieras considerar unirte a un espacio de coworking. Si lo haces, asegúrate de que Considere varios factores antes de elegir su espacio de coworking..

Escriba un correo electrónico OOO profesional y personalizado antes de tomar una licencia. Asegúrese de que sus compañeros de trabajo sepan a quién contactar para solicitudes y mensajes urgentes, de lo contrario interrumpirán su descanso.

6. Unirse tarde a reuniones en línea

La puntualidad es importante tanto para las reuniones presenciales como para las virtuales. Es desconsiderado atender las llamadas demasiado tarde y provocar retrasos. Harás perder el tiempo a todos esperándote.

Además, la mayoría de las aplicaciones de videoconferencia muestran alertas cuando los usuarios entran o salen de la sala, lo que a otros les puede resultar molesto. Tomemos como ejemplo Zoom. Crea fuertes sonidos de burbujas cada vez que alguien se une a la llamada; no puedes simplemente colarte en las reuniones sin que te des cuenta. Incluso podrías interrumpir el hilo de pensamiento del orador principal.

Para evitar estos retrasos, programe recordatorios en las aplicaciones de calendario. Configure sus alarmas para que suenen cinco minutos antes de las citas y luego sincronícelas en todos sus dispositivos personales y de trabajo.

7. No preparar su dispositivo para compartir pantalla

Prepare su dispositivo de antemano si utilizará la función de compartir pantalla para una llamada de trabajo. Lo ideal sería borrar todas las carpetas por las que navegará. Oculte archivos confidenciales, archivos personales y contenido inapropiado, entre otros elementos no relacionados con el trabajo, para presentaciones perfectas. No hay nada más vergonzoso que que tus compañeros de trabajo vean algo privado.

Los profesionales que realizan presentaciones con frecuencia deben solicitar dispositivos de trabajo designados; de lo contrario, perderá tiempo limpiando y restaurando archivos.

8. Sin pensar en tu apariencia

Deje de asumir que las reuniones virtuales son opcionales. Es posible que tus socios comerciales o supervisores te pidan ocasionalmente que enciendas la cámara; debes cuidar tu apariencia. Lávate la cara, péinate y ponte una blusa adecuada para el trabajo. Además, coloque su cámara cerca de una fuente de luz para que su rostro sea claro y visible.

9. Participar descuidadamente en una conversación informal

Es común que los empleados entablen pequeñas conversaciones mientras esperan que otros participantes se unan a las llamadas de trabajo. Las bromas rompen el incómodo silencio antes de que comiencen las reuniones. Aunque puede mencionar un poco temas no relacionados con el trabajo, limítese a comentarios apropiados para el trabajo. No te emociones demasiado sólo porque tus amigos también están en la llamada. Imagínese lo vergonzoso que sería si sus socios comerciales, clientes, colegas y supervisores se unieran de repente.

Si eres el anfitrión de la llamada, habilita la sala de espera para que puedas seleccionar a los participantes y avisar a otros usuarios. Asegúrese de que todos se recompongan antes de dejar entrar a personas con autoridad. Mientras tanto, los asistentes deberán prestar atención a las notificaciones sonoras de nuevos participantes.

Organice llamadas de trabajo como un profesional de negocios

A medida que más empresas adopten el trabajo híbrido y remoto, las reuniones virtuales se convertirán gradualmente en la norma. Deberías dejar de tratarlos menos que las reuniones en persona. Errores aparentemente menores, como apagar la cámara, verse descuidado y usar un fondo desordenado, no son profesionales. Su falta de preparación podría llegar a ofender a sus compañeros de trabajo.

Crea una rutina sencilla antes de realizar videollamadas. Adquiera el hábito de ponerse ropa de trabajo, probar sus dispositivos y configurar fondos decentes.