10 habilidades básicas que necesita para administrar cualquier archivo PDF

El PDF se encuentra entre los formatos de archivo más utilizados para documentos, desde currículos y formularios oficiales hasta libros electrónicos. Dicho esto, es esencial que posea las habilidades básicas para manejar archivos PDF. A continuación, repasaremos algunos de los más importantes.

1. Modificar el texto en un PDF

Una de las cosas más frustrantes al usar un PDF es cuando necesita editarlo o actualizarlo. Esto puede suceder cuando las personas convierten un archivo de Excel, Word o PowerPoint en un PDF antes de enviártelo.

De forma predeterminada, no puede modificar archivos PDF a menos que tenga el archivo original en un formato modificable y lo edite allí antes de convertirlo nuevamente a PDF. Las cosas se complican si no tienes el archivo original.

Afortunadamente, existen algunas soluciones para superar esta frustrante limitación. Dado que Adobe creó PDF, tiene sentido que tengan la herramienta para editarlo. Sin embargo, necesitará la versión completa de Adobe Acrobat para editar un PDF. Si lo tiene, puede editar un PDF haciendo lo siguiente:

1. Lanzamiento Acróbata y abre un archivo.
2. Haga clic en el Editar PDF herramienta en el panel derecho.
3. Use las herramientas de edición de Acrobat para agregar y editar texto, incluido el cambio de las fuentes del texto.
4. Una vez hecho esto, haga clic en Ahorrar.

Si no tiene acceso a Adobe Acrobat, puede utilizar El editor de PDF en línea gratuito de Adobe. Si encuentra sus funcionalidades limitadas, también puede probar otro software como elemento PDF. Otra alternativa es transformar el PDF a un formato editable, como un documento de Word. Después de realizar las ediciones necesarias, vuelva a convertirlo a PDF.

2. Guardar una página específica

La mayoría de los archivos PDF contienen muchas páginas. Si solo necesita unas pocas páginas del archivo, puede extraerlas y guardarlas como un nuevo PDF. Si está usando una Mac, puede agregue, elimine o extraiga páginas de un archivo PDF usando Vista previa. Para hacer esto:

1. Abra el PDF con Vista previa. Asegúrese de que la barra lateral esté presente. Haz esto yendo a Vista > marcar Mostrar siempre la barra lateral.
2. Seleccione las páginas que desea extraer. Control-clic y seleccionar Exportar cómo en el menú contextual.
3. Ingrese un nombre de archivo y dónde desea guardarlo. Hacer clic Ahorrar.

Si eres usuario de Windows:

1. Abre el archivo. Seleccionar Archivo > Imprimir.
2. Elija las páginas que desea guardar ingresando las páginas. Si las páginas no son consecutivas, sepárelas con comas (ej. 2, 5, 7 ).
3. Hacer clic PDF > seleccione Guardar como pdf del menú desplegable.
4. Elegir Ahorrar.

3. Convertir archivos PDF

Puede convertir archivos PDF a formatos como TXT, HTML, DOCX y tipos de archivos de imagen como PNG y JPG. Hay muchas maneras de hacer esto en su escritorio. Por ejemplo, puede usar Vista previa en su Mac para convertir su PDF en diferentes tipos de archivos de imagen:

1. Abra el archivo PDF en Vista previa.
2. Seleccionar Archivo > Exportar. Seleccione su formato preferido del menú desplegable al lado Formato. Puedes presionar Opción para ver más opciones de formato de archivo.

Dado que Windows no tiene una contraparte de Vista previa, una solución alternativa es usar El convertidor de PDF gratuito de Adobe o aplicaciones de terceros. Tú también puedes use Google Drive para convertir su PDF a Word.

4. Guardar páginas web como archivos PDF

Guardar páginas web como archivos PDF es útil cuando espera estar sin conexión a Internet pero aún necesita acceso a páginas web específicas. Afortunadamente, la mayoría de los navegadores te permiten guardar páginas web como archivos PDF.

Si está usando Google Chrome, presione Ctrl + P en Windows o Comando + P en Mac. Asegúrate de seleccionar Guardar como pdf como el Destino y presiona Ahorrar.

Mientras tanto, hay varias formas de guardar páginas web como archivos PDF en Safari, dependiendo de su preferencia. La forma más fácil de guardar una página web como PDF en Safari es usar el siguiente método:

1. Abra la página web que desea guardar en Safari.
2. Haga clic en el Archivo menú.
3. Seleccionar Exportar como PDF...
4. En el cuadro de diálogo, ingrese un nombre para el archivo PDF y seleccione una ubicación para guardarlo.
5. Haga clic en el Ahorrar botón.

También puedes guardarlo en Vista del lector para eliminar el desorden web innecesario o guardarlo exactamente como se ve en el navegador.

5. Crear una cartera PDF

Dado que el archivo PDF admite una amplia gama de tipos de archivos, puede crear una cartera de PDF para fusionar diferentes tipos de archivos en una única unidad PDF integrada. Una cartera en PDF permite que los archivos conserven sus identidades individuales, pero se recopilan en un único archivo PDF.

En una cartera PDF, puede abrir, formatear y editar cada archivo componente independientemente de los demás archivos de la cartera. Cuando edita un archivo que no es PDF, el archivo, por ejemplo, una hoja de cálculo, se abre en su aplicación nativa desde dentro de su cartera de PDF. Luego guarda cualquier cambio que le hagas dentro de tu cartera.

La advertencia es que solo puede hacer esto en Adobe Acrobat. Otras herramientas similares incluyen Editor PDF Nitro y elemento PDF. Si tiene Adobe Acrobat en su escritorio, aquí le mostramos cómo hacer una carpeta en PDF:

1. Abierto Acróbata > Archivo > Crear.
2. Seleccionar Portafolio PDF.
3. Arrastre archivos al cuadro de diálogo o haga clic en Agregar archivos y seleccione entre las opciones disponibles.
4. Hacer clic Crear.
5. Reorganice y elimine archivos moviendo las miniaturas de los archivos en el panel izquierdo.

6. Combinar archivos PDF

Si no tiene problemas para convertir todos los archivos a PDF, puede usar Adobe Acrobat Combinar archivos herramienta. Esto convierte todos los demás tipos de archivos a PDF y los fusiona. Hay soluciones alternativas si no tiene Adobe Acrobat. Puede combinar imágenes y archivos PDF en su Mac en un solo PDF.

Para ello, seleccione los elementos, haga doble clic para ver el menú contextual y seleccione Acciones rápidas > Crea PDF. Sin embargo, esto no funciona si agrega documentos y hojas de cálculo de Word. Si planea agregar estos tipos de archivos, primero debe convertirlos a PDF antes de fusionarlos.

También puedes usar Herramienta gratuita de fusión de PDF de Adobe.

7. Rotar y recortar páginas PDF

A veces, una vista particular (vertical u horizontal) se adapta mejor al texto del documento PDF. Una forma fácil de cambiar la vista del texto es rotar la página o todo el documento. Afortunadamente, la mayoría de los lectores de PDF tienen esta característica. Simplemente abra el documento con su lector y busque el Girar opción.

Si está utilizando Adobe Acrobat, puede presionar Mayús + Ctrl + Más (+) para girar en el sentido de las agujas del reloj y Mayús + Ctrl + Menos (-) para girar en sentido contrario a las agujas del reloj. Alternativamente, puedes probar Herramienta gratuita de rotación de PDF de Adobe.

En Mac, puede usar Vista previa para rotar páginas de su archivo PDF. Abra el archivo PDF en Vista previa, seleccione páginas específicas o todas de la barra lateral, luego haga clic en el botón herramienta Rotar en la barra de herramientas.

8. Redactar información confidencial

Un error que muchas personas cometen cuando intentan proteger información confidencial en partes de documentos (como la licencia números y detalles de contacto) es usando una herramienta de marcado y dibujando un rectángulo negro con relleno sólido sobre a ellos.

La mejor manera de cubrir esta información es a través de una herramienta de redacción, que está presente en la mayoría de los programas PDF. En lugar de cubrir el texto o las imágenes, reemplazan las áreas seleccionadas píxel por píxel mediante el relleno de redacción.

9. Proteger archivos PDF con contraseña

Los archivos PDF hacen que compartir sea mucho más fácil, pero corre el riesgo de que caigan en las manos equivocadas. La protección con contraseña de sus archivos PDF encripta el contenido de su documento y requiere que los destinatarios ingresen una contraseña antes de obtener acceso.

Como la mayoría de las funciones mencionadas anteriormente, la mayoría de los lectores de PDF le permiten agregar una contraseña a su documento. Si no tiene un lector de PDF, puede usar Herramienta gratuita de protección con contraseña de PDF de Adobe o crear un PDF protegido con contraseña en Word.

10. Agregar marcas de agua

Agregar marcas de agua a sus archivos PDF es la forma más fácil de proteger su propiedad intelectual. También informa a las personas si el documento es original o una copia. Agregarlos también puede actuar como "sellos" y mejorar el reconocimiento de la marca.

La mayoría de los lectores de PDF requieren que desembolses algo de dinero para esta función. Afortunadamente, hay formas gratuitas de agregar una marca de agua a sus archivos PDF en línea.

Domine sus archivos PDF

Con las herramientas y técnicas adecuadas, desde la edición hasta la protección, puede navegar y optimizar sus documentos PDF sin esfuerzo. Aprovechar estas habilidades puede ayudarlo a aumentar su eficiencia y productividad cuando se trata de la gestión de documentos digitales.