Cómo eliminar el desorden de papeles y organizar tu vida digitalmente

Puede ser molesto deshacerse del desorden de papeles, especialmente cuando hay pilas por todas partes. Independientemente de cuán cuidadoso sea, el papel se acumula y organizar grandes cantidades de papel puede ser abrumador.

Sin embargo, adoptar un enfoque ecológico para la organización en papel y usar un sistema digital mantiene su espacio ordenado y cómodo. Aquí hay algunos pasos para ayudarlo a eliminar el desorden de papeles y organizar su vida digitalmente.

1. Evalúe su situación actual

Ordenar y organizar su espacio puede ser un proceso abrumador y estresante. Inicialmente, puede sentirse inseguro acerca de cómo y dónde comenzar el proceso de limpieza. Pero tomarse unos minutos para evaluar su situación actual de desorden de papel antes de sumergirse en un cambio de imagen digital completo es de gran ayuda.

Puede comenzar clasificando sus documentos según su importancia. Luego, determine dónde tiene la mayor cantidad de papeles, como los cajones, el escritorio o las estanterías de su oficina. Además, determine qué dispositivos y recursos de almacenamiento necesitará para la organización digital, como un

solución gratuita de almacenamiento en la nube, un escáner de imágenes y aplicaciones móviles.

Evaluar su espacio facilita la limpieza y le permite planificar una estrategia efectiva para la digitalización. Incluso puede visualizar su sistema digital y su nuevo espacio de trabajo para motivarlo para las tareas que tiene por delante.

2. Digitalice el papeleo existente

Puede buscar un documento específico pero no puede encontrarlo porque su mesa de trabajo está cubierta con montones de papeles, facturas viejas, recibos y correos electrónicos impresos. Digitalizar su papeleo significa que ya no necesita guardar o almacenar montones de documentos y facturas. No tendrá que buscar en archivadores y cajones para encontrar archivos específicos.

Digitalice sus documentos escaneándolos y almacenándolos, lo que le permite recuperar información cuando sea necesario. Puede utilizar un escáner de imágenes o aplicaciones de escáner en su teléfono inteligente iPhone y Android para capturar sus documentos. Luego, puede guardar sus escaneos como JPG o PDF. Esto le permitirá compartir fácilmente sus archivos con otros, eliminando la necesidad de compilar y enviar documentos por mensajería.

3. Habilitar facturación y estados de cuenta en línea

Imagine recibir todas sus facturas, recibos y estados financieros por correo electrónico. No habrá necesidad de hurgar entre pilas de recibos y facturas en busca de un comprobante en particular, y su espacio estará libre de papel.

Con la facturación y los estados de cuenta en línea, reduce significativamente la cantidad de papeles a su alrededor. Esto le permite practicar la conservación del medio ambiente al reducir el impacto ambiental de la producción de papel.

Puede recibir todas sus facturas y recibos en línea, haciéndolos fácilmente accesibles a través de su dispositivo móvil o computadora portátil. La facturación en línea también lo ayuda a realizar un seguimiento de su historial de pagos y registrar transacciones y gastos.

Además, numerosos aplicaciones de administrador de recibos y aplicaciones de factura gratis ofrece funciones como seguimiento de gastos y recordatorios de pago, que le permiten mantenerse al día y evitar pagos atrasados.

4. Automatice la firma de documentos digitales

El mundo se ha vuelto tan digital que puede manejar fácilmente la molestia de firmar documentos con un bolígrafo sobre papel. Con aplicaciones de firma de documentos en línea, puede ahorrar tiempo y eliminar el desorden de papel generado al imprimir y firmar copias físicas de documentos.

Algunas plataformas de firma de documentos digitales también ofrecen cifrado de datos como medida de seguridad, reduciendo el riesgo de manipulación de documentos.

Adoptar una práctica de firma de documentos digitales lo ayuda a cultivar una mentalidad sin papel, donde se convierte en más receptivo a adoptar otras prácticas de limpieza de papel y organizar su estilo de vida digitalmente.

5. Almacenar Documentos en la Nube

El almacenamiento en la nube se ha convertido en una de las formas más innovadoras del mundo de almacenar y preservar datos confidenciales. Es una excelente manera de mantener su papel espacial ordenado y ordenado. Ya no necesitará almacenar o conservar muchas copias físicas de papeles, eliminando la necesidad de guardar documentos en gabinetes, carpetas y estantes.

Almacenar sus archivos en la nube también lo ayuda a administrar y organizar mejor sus documentos. Numerosas plataformas de almacenamiento en la nube brindan herramientas para una fácil organización, lo que garantiza una fácil recuperación de archivos. La tecnología de almacenamiento en la nube también ofrece servicios de seguridad de alto nivel que protegen su documento, lo que le permite compartir archivos con otras personas de manera segura.

Cuando no se almacenan correctamente, los documentos físicos son más propensos a sufrir daños, pérdidas y robos. Sin embargo, almacenar sus archivos en la nube garantiza la conservación a largo plazo, protegiendo sus documentos de daños y extravíos.

Además, el almacenamiento en la nube ofrece un amplio espacio para almacenar tantos documentos como desee y transferirlos a otros a través de su dispositivo móvil o computadora portátil.

6. Establecer los valores predeterminados de la impresora a doble cara

La impresión a doble cara implica personalizar la impresora para que imprima en ambas caras del papel automáticamente. Esto ayuda a reducir la cantidad de papel desordenado en su espacio.

Imprimir menos papel significa reducir la cantidad de documentos que almacena físicamente en sus gabinetes y estantes. También lo alienta a minimizar el uso de papel y apuntar a un entorno y estilo de vida ordenados y ordenados.

La impresión dúplex no solo le ayuda a reducir a la mitad el volumen de papeles desordenados; también le permite ahorrar costos de papel y promueve la conservación del medio ambiente al reducir la cantidad de árboles utilizados para fabricar papel.

7. Elimine el papel de escritorio/bandejas para cartas

Las bandejas de papel del escritorio a menudo se convierten en un lugar conveniente para apilar los papeles entrantes, lo que genera un desorden de papel. Puedes empezar a organizar tu vida digitalmente eliminando tus bandejas de papel. Sí, mantener las bandejas de papel puede ser tentador, especialmente cuando desea acceder fácilmente a sus archivos.

Sin embargo, si desea un espacio de trabajo ordenado y ordenado, debe optar por un enfoque digital para la organización en papel. Con las bandejas de papel fuera del camino, puede procesar y administrar los documentos entrantes más rápido y mantener un escritorio ordenado.

Además, pasará menos tiempo organizando y limpiando las bandejas de papel del escritorio cuando almacene y administre sus documentos digitalmente. La eliminación de las bandejas de papel también lo ayuda a desarrollar una mentalidad libre de desorden, lo que lo influye para que adopte un estilo de vida más organizado.

Transición a un espacio libre de papel

Es normal que el papel se acumule con el tiempo mientras se trabaja. Sin embargo, adoptar un enfoque digital para organizar sus documentos y mantener un espacio libre de papel es una forma más eficiente y sostenible de administrar su negocio y su vida.

Descubrirá que la digitalización de su papel lo ayuda a organizar su vida personal y laboral de manera eficiente. También prioriza los documentos esenciales, haciéndolos fácilmente accesibles y mejor almacenados.