Si eres parte de un equipo grande o ocupado, es muy probable que compartas archivos de Google Drive entre ustedes. Dependiendo del tamaño de su equipo, esto puede significar docenas de archivos por día.
Después de un tiempo, podría terminar con cientos o miles de archivos en su Google Drive. En este artículo, aprenderá cómo administrar sus archivos compartidos de Google Drive para evitar el desorden.
Administrar sus archivos de Google Drive "Compartidos conmigo"
Las cosas que puede ver en la sección "Compartido conmigo" de Google Drive incluyen archivos y carpetas compartidos con usted y archivos compartidos con un enlace que ya ha abierto.
Además, también puede encontrar detalles sobre los archivos compartidos con usted en su colección "Compartido conmigo": Estos detalles incluyen el nombre del archivo o la carpeta, el tipo de archivo, por ejemplo, Documentos u Hojas de cálculo, la persona que lo compartió con usted y la fecha con la que se compartió tú.
hemos cubierto cómo usar archivos compartidos en Google Drive
. Veamos ahora las diversas formas de administrar archivos compartidos en Google Drive.1. Cambiar del diseño de cuadrícula al diseño de lista
Google Drive le permite ver sus archivos en diseño de cuadrícula o de lista. De forma predeterminada, está configurado en diseño de cuadrícula. Sin embargo, el diseño de cuadrícula muestra sus archivos como tarjetas cuadradas grandes.
Aunque el diseño de cuadrícula ofrece una vista previa rápida, puede ocupar rápidamente un espacio significativo en su pantalla. Por lo tanto, solo le permite ver un puñado de archivos por vez. Esto puede requerir que siga desplazándose por un tiempo para llegar a los archivos que están más abajo.
Con el diseño de lista, por otro lado, sus archivos y carpetas se enumeran cronológicamente ofreciéndole una vista de pájaro, pero con menos detalles. Esto puede ayudar si tiene un gran archivo de archivos para ordenar.
Cómo cambiar el diseño de la unidad
Para cambiar el diseño:
- Ir a tu Google Drive e inicia sesión si aún no lo has hecho.
- Haga clic en Comparte conmigo en el panel izquierdo.
- Navegar a Diseño (el ícono similar a una tabla) en el extremo derecho, justo debajo del ícono de configuración, y haga clic en él.
Esto cambiará su diseño de cuadrícula a lista. Siempre puede cambiar esto en cualquier momento haciendo clic en el cuadro de diseño nuevamente. Solo recuerda que tu elección de diseño puede afectar la visibilidad y accesibilidad de un archivo o una carpeta en "Compartido conmigo".
2. Organice archivos agregando accesos directos a Drive
Otra forma de administrar sus archivos compartidos es agregarles accesos directos u organizarlos en carpetas. Al agrupar archivos similares en una carpeta, facilita la localización de determinados tipos de archivos que otras personas han compartido con usted.
Puede agregar archivos a la carpeta "Mi unidad", la carpeta "Equipos", a "Destacados" o simplemente crear una nueva carpeta. tu también puedes codifica con colores tus carpetas de Google Drive para una identificación más fácil.
Cómo agregar archivos a un acceso directo en Drive
Aquí se explica cómo mover archivos "Compartidos conmigo" a carpetas.
- Ir a tu Google Drive cuenta.
- Haga clic en Comparte conmigo.
- Haga clic derecho en el archivo que desea mover a una carpeta.
- Haga clic en Agregar acceso directo a Drive.
- Haga clic en la flecha hacia adelante a la derecha de Mi unidad.
- Haga clic en el Nueva carpeta botón en la parte inferior izquierda.
- Asigne un nombre a la carpeta y haga clic en la marca azul, y listo.
Ahora puede comenzar a mover sus archivos compartidos a esta carpeta. Para acceder a sus archivos movidos, simplemente haga clic en Mi unidad, Computadoras o Destacados. Si creó una nueva carpeta, puede encontrarla dentro de "Mi unidad".
3. Eliminar archivos o carpetas que ya no usa
Si bien esto puede sonar simplista, en realidad querrás pensarlo dos veces antes de eliminar un archivo o carpeta compartido contigo. Esto se debe a que los archivos compartidos con usted no le pertenecen.
Sin embargo, si un archivo o carpeta ha dejado de ser útil, puede continuar y eliminarlo. Es una de las formas de limpiar Google Drive en general. Eliminar un archivo compartido no lo elimina del Google Drive del propietario.
Pero si, por algún motivo, necesita reutilizar el archivo compartido eliminado, deberá pedirle al propietario que lo vuelva a compartir. De lo contrario, solo haga esto si está seguro de que no necesitará el archivo nuevamente.
Cómo eliminar archivos "compartidos conmigo" en Google Drive
Para eliminar un archivo o una carpeta compartidos:
- Ir a tu Google Drive cuenta.
- Haga clic en Comparte conmigo y navegue a la sección de archivos.
- Haga clic derecho en el archivo o carpeta que desea eliminar.
- Desplácese hacia abajo en las opciones del menú y haga clic en Remover.
Después de eliminar un archivo compartido, si lo vuelve a abrir, volverá a aparecer en "Compartido conmigo". También puede aparecer en los resultados cuando buscar archivos en Drive.
4. Haga una copia de seguridad de sus archivos compartidos conmigo
Aunque Google Drive le ofrece almacenamiento gratuito en la nube, tiene una asignación de 15 GB y su contenido "Compartido conmigo" cuenta para este límite. Por lo tanto, si sospecha que sus archivos "Compartidos conmigo" están superando este límite, puede eliminarlos.
Pero antes de eliminarlos, asegúrese de descargarlos primero y hacer una copia de seguridad en un almacenamiento externo en caso de que los necesite en el futuro. Mejor aún, compre almacenamiento de Google.
Los planes de almacenamiento en la nube de pago de Google van desde 100 GB para el básico hasta 2 TB para el premium. También vienen con beneficios adicionales como acceso a expertos de Google, la capacidad de compartir con hasta cinco personas y beneficios adicionales para miembros.
Cómo hacer una copia de seguridad de los archivos "Compartidos conmigo"
Para descargar archivos "Compartidos conmigo":
- Ir a tu Comparte conmigo sección.
- Haga clic derecho en el archivo que desea descargar.
- Desplácese hacia abajo en las opciones del menú y haga clic en Descargar.
Si se está quedando sin almacenamiento en su cuenta, es posible que deba comprar más. Aquí se explica cómo comprar almacenamiento de Google:
- Ir a tu Google Drive cuenta.
- Desplácese hasta la parte inferior del panel izquierdo.
- Haga clic en Comprar almacenamiento.
Se le redirigirá a la página de pago, donde podrá hacer su selección y realizar su pago.
Cómo eliminarse de los archivos compartidos en Google Drive
Suponiendo que alguien lo agregue a un documento o carpeta sin su permiso, puede eliminarse fácilmente de los archivos compartidos. Así es cómo:
- Inicie la aplicación Drive en su teléfono móvil.
- Toque en el Compartido botón.
- Toque el botón de tres puntos (Más acciones) al lado del archivo o carpeta del que desea eliminarse.3 Imágenes
- Toque en Administrar acceso.
- Toca el nombre de tu cuenta y toca Remover.
Esto lo eliminará del documento compartido.
Ordene su sección de archivos "Compartidos conmigo"
Los archivos compartidos pueden convertirse rápidamente en un desastre y llenar tu Google Drive. Puede solucionar esto siguiendo los pasos descritos en este artículo para ordenar y mantener las cosas organizadas. Una sección ordenada "Compartido conmigo" es visualmente más atractiva, facilita y agiliza el acceso y la recuperación de documentos, ahorra tiempo y mejora la productividad. Además, casi todos estos métodos son gratuitos. Además, siempre puedes probar otras alternativas basadas en la nube como Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS y WebDav.
