Cómo usar la función ORDENAR en Microsoft Excel

Microsoft Excel ofrece poderosas herramientas para compilar, organizar y visualizar sus datos en casi cualquier forma imaginable. A veces, se encontrará con un escenario en el que necesita crear múltiples vistas específicas de su información.

La función ORDENAR en Excel ofrece una forma conveniente de crear desgloses complejos y elaborar arreglos de datos que agregan claridad a su información, sin crear confusión dentro de su original conjunto de datos

Usos de la función SORTBY de Excel en Excel

Hay varias formas de ordenar sus datos dentro de Excel, aunque los métodos que se le ocurren con mayor facilidad pueden tener inconvenientes para necesidades más complejas.

Uso de la función ORDENAR crea un conjunto de datos organizado e independiente, pero solo puede ordenarlos según un conjunto de criterios. Ordenar con la herramienta Ordenar y filtrar de Excel

ofrece una granularidad mucho más fina, pero ordena el conjunto de datos original directamente, lo que hace que sea más difícil crear y mostrar varias vistas, especialmente si desea verlas al mismo tiempo.

La función SORTBY, en esencia, combina las mejores partes de estas dos características; crea una vista separada de su conjunto de datos (o una "matriz") que se puede ordenar por más de un criterio. Entonces, por ejemplo, puede ordenar un marcador de jugadores en un juego por nombre de equipo, luego por puntaje y luego por logros específicos en el juego.

En el ejemplo que usaremos para este artículo, tenemos una lista de datos de ventas en una región. Las columnas contienen los apellidos de nuestro personal de ventas, el estado donde trabajan, la cantidad de ventas que han realizado y el total que han ganado de esas ventas.

Cómo usar la función ORDENAR en Excel

Para crear nuestra primera clasificación con la función SORTBY, organicemos a nuestros vendedores por estado.

1. Seleccionar celda F2.
2. Dentro de la celda o de la barra de fórmulas, escriba lo siguiente:

   =ORDENAR(A2:D16,B2:B16)

3. Prensa Ingresar.

Esta función le dice a Excel que ordene todo nuestro rango (celdas A2 a través de D16) por los valores de "Estado" en las celdas B2 a través de B16. Por defecto, el orden ascendente (A-Z) es automático. La matriz resultante enumera nuestros datos organizados por estado (primero Arizona, luego California, luego Nuevo México...).

Tenga en cuenta que la lista de nombres no está ordenada alfabéticamente, porque eso no es lo que le pedimos que hiciera. Sin embargo, es fácil cambiar esta fórmula para especificar múltiples criterios.

Clasificación por múltiples criterios simultáneamente con SORTBY en Excel

Cambiemos nuestro nuevo conjunto de datos para ordenar primero por estado, luego por la cantidad de ventas que se realizaron, creando una clasificación en miniatura del éxito de cada uno de nuestros vendedores en cada estado.

1. Seleccionar celda F2 de nuevo. Alternativamente, si también desea conservar la primera fórmula para comparar las diferencias, seleccione la celda K2 en cambio.
2. Dentro de la celda o de la barra de fórmulas, escriba lo siguiente:

   =ORDENAR(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Prensa Ingresar.

La nueva matriz resultante tiene una fórmula un poco más complicada ahora que le estamos pidiendo a Excel que ordene por varios campos.

La fórmula comienza igual que la fórmula anterior, en el sentido de que le estamos pidiendo a Excel que ordene nuestro formación en las columnas A a D por la información de "Estado" en la columna B, pero dado que ahora tenemos múltiples rangos por los que buscamos ordenar, tenemos que aclararle a Excel los dos arreglos por los que buscamos ordenar (el por_matriz sintaxis), y también la Orden de clasificación, o la dirección en la que queremos que Excel organice los datos.

Cada una de las por_matriz Los argumentos solo pueden tener una columna de ancho, con los valores enumerados verticalmente como los tenemos aquí (por ejemplo, celdas B2:B16), o una fila de largo, con los valores listados horizontalmente (por ejemplo, celdas A4:D4).

Aunque las dos columnas que acabamos de pedir a esta fórmula para ordenar, las columnas B y C, están al lado de cada otro, no podemos combinar las dos columnas en una sola solicitud de rango dentro de la fórmula (como "B2: C16"). Hacerlo da como resultado un "#REF!" error, ya que Excel no está seguro de cuál de esos dos campos ordenar o en qué orden.

Sin mencionar que es muy posible que los rangos que desea ordenar estén separados entre sí (como las columnas B y D aquí, por ejemplo), o le gustaría ordene sus celdas por rangos que no están en orden dentro de sus datos (como si quisiera ordenar por "Estado" en la columna B, luego por "Nombre" en la columna A, como se sugiere más temprano).

Por lo tanto, las dos columnas deben enumerarse dentro de la fórmula como rangos separados, para decirle explícitamente a Excel el orden en el que queremos ordenar la matriz; en el caso del ejemplo anterior, primero por estado, luego por número de ventas.

El Orden de clasificación la sintaxis se puede definir en dos direcciones: "1" para orden ascendente (orden A-Z o los números más bajos ordenados primero) o "-1" para orden descendente (orden Z-A o los números más altos ordenados primero). El Orden de clasificación los campos no pueden ser otros números además de 1 o -1, o bien un "#VALOR!" se devolverá un error, ya que no hay otras formas de ordenar los datos.

especificando Orden de clasificación era solo opcional en la primera versión de nuestra fórmula, porque inmediatamente quedó claro por qué estábamos clasificando, y ya estábamos clasificando en orden ascendente.

Sin embargo, si quisiéramos ordenar esos valores en orden descendente, o cada vez que estemos ordenando por múltiples criterios, es un requisito sintaxis para completar, porque el orden de clasificación se puede organizar en diferentes direcciones para diferentes rangos, como hicimos en este fórmula.

Además, no podemos pedirle a esta fórmula que ordene parcialmente nuestra matriz, por ejemplo, ordenando A1:D16 por el rango B1:B10. Cada argumento de rango dentro de la fórmula debe abarcar el mismo número de celdas, por lo que si nuestro original formación el valor tiene 15 celdas, entonces todos los por_matriz Los argumentos por los que le pedimos a la fórmula que ordene también deben contener 15 celdas. De lo contrario, obtendremos un "#VALOR!" error.

Ahora que comprendemos los componentes básicos de esta fórmula, es fácil ver cómo usar SORTBY para organizar nuestros datos según tantos criterios como queramos o necesitemos. Introducir el formación primero, luego escriba el por_matriz ordenar, entonces el Orden de clasificación, entonces nuestro próximo por_matriz, nuestro siguiente Orden de clasificación, y así sucesivamente, como en la sintaxis de la fórmula:

=ORDENAR(formación, por_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY es otra función poderosa y versátil en Excel

La función ORDENAR en Microsoft Excel facilita la creación de desgloses específicos de información y es una herramienta versátil. herramienta para organizar sin esfuerzo conjuntos de datos desordenados de formas complejas para que su información sea más clara y más fácil procesable.

Hay aún más formas de usar las numerosas funciones, herramientas y características de Excel para organizar sus hojas de cálculo y hacer un uso más eficiente y productivo de su tiempo.