Cómo convertir correos electrónicos en tareas y comentarios con ClickUp

¿Está cansado de mantenerse al día con su lista de tareas pendientes cambiando constantemente entre su bandeja de entrada de Gmail y el espacio de trabajo de ClickUp? Bueno, ClickUp tiene una solución para eliminar esta molestia.

Puedes convertir tus correos electrónicos en tareas y comentarios en ClickUp sin tener que salir de Gmail. Lo guiaremos a través de este proceso para transformar la forma en que trabaja para aumentar su productividad general.

Si desea reenviar un correo electrónico a la sección de comentarios de una tarea en hacer clic, deberá obtener la dirección de correo electrónico única de la tarea. ¡Sí, oíste bien! Cada tarea que creas en ClickUp tiene una dirección única. Para obtener esta dirección, coloque el cursor sobre la tarea a la que desea reenviar correos electrónicos y haga clic en el icono de puntos suspensivos.

De la lista desplegable, seleccione Enviar correo electrónico a la tarea.

En el cuadro emergente, haga clic en Copiar para copiar el correo electrónico de la tarea en su portapapeles.

Ahora abre Gmail y presiona Control + V en la barra de direcciones para pegar el correo electrónico de la tarea. Notará que el texto cambia inmediatamente al nombre de la tarea ClickUp. Esto es muy útil si desea enviar otro correo electrónico a la misma dirección; simplemente escriba el nombre de la tarea y selecciónelo de las opciones desplegables.

Agregue una línea de asunto y un cuerpo al correo electrónico y presione el Enviar botón.

Después de enviar el correo electrónico, aparece en la sección de comentarios de la tarea (como se muestra en la imagen a continuación). Observe cómo ClickUp identifica al remitente y muestra el asunto y el cuerpo del correo electrónico. También incluye un archivo HTML del contenido del correo electrónico, que puede descargar a su computadora.

Al igual que cualquier comentario agregado a ClickUp, hay una serie de cambios que puede realizar en el correo electrónico reenviado. Cuando pasa el cursor sobre el comentario, puede editarlo, verlo en modo de pantalla completa o asignarlo a un miembro del equipo. Los miembros de su equipo también pueden interactuar con el comentario reaccionando con un emoji o dejando una respuesta directa.

Al hacer clic en el ícono de puntos suspensivos del comentario, obtiene opciones adicionales que le permiten:

• Copie la URL del comentario.
• Agregue el comentario al área de descripción de su tarea.
• Establezca un recordatorio para tomar medidas sobre el comentario.
• Eliminar el comentario.

Crear nuevas tareas en ClickUp por correo electrónico

Similar a las tareas en ClickUp, cada lista también tiene una dirección única. Esto significa que puede reenviar correos electrónicos como una tarea a esa lista. Para obtener la dirección de cualquier lista, coloque el cursor sobre el nombre de la lista en la navegación de la barra lateral principal y haga clic en el icono de puntos suspensivos para abrir la configuración de la lista.

De las opciones desplegables, seleccione Correo electrónico a la lista.

En el cuadro emergente, haga clic en Copiar para copiar el correo electrónico de la lista en su portapapeles.

Pegue el correo electrónico en la barra de direcciones de Gmail, agregue una línea de asunto y un cuerpo, y presione Enviar. Esta vez, su asunto será el nombre de su tarea en ClickUp y el cuerpo se agregará al área de descripción de la tarea. Todos los archivos que agregue al correo electrónico se incluirán en la sección Archivos adjuntos de la tarea (además del archivo HTML que ClickUp adjunta automáticamente).

Puede establecer propiedades adicionales para la nueva tarea agregándolas a la línea de asunto:

• Cesionario: Asigne la nueva tarea a usted mismo o a un miembro del equipo (p. John Doe) utilizando o.
• Fecha de vencimiento: Establezca fechas de vencimiento especificando fechas exactas como o utilizando un lenguaje natural como, , o.
• Etiquetas: Agregue etiquetas a su tarea usando. Si el nombre de la etiqueta que especifica no existe, se creará automáticamente.

Después de enviar el correo electrónico, aparece en su lista ClickUp especificada como se muestra en la imagen a continuación.

Si trabaja con frecuencia con ciertas listas en su espacio de trabajo, tómese un tiempo para guardar sus direcciones en Gmail, para que sea más fácil acceder a ellas rápidamente.

Cómo reenviar correos electrónicos automáticamente a ClickUp

Si se encuentra constantemente reenviando correos electrónicos de un remitente en particular a ClickUp como una tarea o comentario, configurar la automatización le ahorrará un tiempo valioso. No dejes que el término "automatización" te intimide: todo lo que necesitas hacer es configurar un filtro de reenvío en Gmail.

Agregar una dirección de correo electrónico de reenvío a Gmail

Antes de que pueda comenzar a reenviar correos electrónicos, debe agregar una dirección de correo electrónico de reenvío (de la tarea o lista) donde se enviarán los correos electrónicos. Para ello, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de Gmail y seleccione Ver todas las configuraciones.

En la pestaña Reenvío y POP/IMAP, haga clic en el Agregar una dirección de reenvío botón.

Pegue su tarea ClickUp o la dirección de la lista en el campo de texto. Asegúrese de borrar el texto adicional y los corchetes angulares agregados al principio y al final de la dirección, luego haga clic en Próximo. En las siguientes dos ventanas emergentes que aparecen, haga clic en Proceder entonces DE ACUERDO.

Cuando abre su espacio de trabajo de ClickUp, el enlace de confirmación aparece como una nueva tarea en la lista donde reenviará los correos electrónicos.

Cuando abra la tarea, haga clic en el enlace de confirmación, que estará en el área de descripción. En la ventana emergente que aparece, haga clic en Confirmar para finalmente agregar la dirección de correo electrónico a Gmail.

Establecer filtros para reenviar correos electrónicos a ClickUp

Después de agregar la dirección de correo electrónico de reenvío, ahora puede configurar un filtro para enviar correos electrónicos a esa dirección. En la imagen a continuación, el filtro solo verifica que el remitente de un correo electrónico tenga una dirección específica.

Cuando un correo electrónico cumple con los criterios establecidos, se archivará y se reenviará a la dirección de ClickUp seleccionada.

Ha completado con éxito la configuración de automatización para reenviar correos electrónicos específicos a ClickUp. Si quieres llevar esto al siguiente nivel, puedes configurar filtros para reenviar correos electrónicos a Slack, y otro filtro para reenviar correos electrónicos a Outlook. Esta es una característica muy útil para ordenar su bandeja de entrada y mantenerla organizada mientras se mantiene al tanto de su lista de tareas pendientes.

Ordene sus correos electrónicos y manténgase organizado con ClickUp

Convertir sus correos electrónicos en tareas y comentarios en ClickUp cambia las reglas del juego cuando se trata de administrar su flujo de trabajo. Con solo unos pocos clics, puede convertir el caos de su correo electrónico en una "cosa por hacer" optimizada y organizada que es fácil de rastrear y administrar. Y eso es solo el comienzo: hay formas más creativas de aprender a usar ClickUp que tal vez no conozcas.