Impulse la comunicación en su equipo con estos consejos

La forma más crítica de encontrar el éxito con su negocio es a través de una comunicación efectiva. Su equipo debe sentirse libre de hacer preguntas, tener un conocimiento profundo de los objetivos de la empresa y saber que sus opiniones son valoradas. Los buenos hábitos de comunicación dentro de su equipo no suceden de la noche a la mañana. Se necesita compromiso para implementar estrategias que funcionen y, en última instancia, crear un entorno de trabajo abierto.

Si está comprometido a aumentar la comunicación efectiva con su equipo, siga leyendo para obtener consejos que necesita comenzar a implementar para encontrar el éxito y mantener a todos contentos.

Comunicarse a través de resúmenes

La escucha activa en la comunicación tiene que ver con tratar de comprender. Es imperativo asegurarse de que todos estén en la misma página. La falta de comunicación ocurre con demasiada frecuencia en las empresas y puede aliviarse fácilmente mediante la práctica de resúmenes.

"Resumir o parafrasear es una habilidad de escucha activa que implica repetir lo que una persona ha comunicado", explica Max Ade, director ejecutivo de pepinillos. "Si bien este tipo de comunicación puede parecer repetitivo, es la forma más efectiva de evitar malentendidos. El proceso implica escuchar activamente a una persona hablar, resumir y repetir lo que ha dicho y confirmar el entendimiento entre el grupo".

¿Cómo se ve esto en la práctica? Ian Heyman, Fundador de Protección contra goteo macho comparte: "Puede verse diferente para todos, pero una forma de abordarlo es tener una base de contacto con su equipo donde todos practiquen la paráfrasis. Al repetir cómo cada uno de ustedes entiende un concepto o una conversación, puede evitar muchos malentendidos. Esto puede hacer que su equipo sea más productivo porque todos tienen claro para qué está trabajando".

Resumir como una habilidad de comunicación requiere práctica. Para los líderes, lo mejor es predicar con el ejemplo y poner en marcha esta estrategia. Tomará tiempo lograr que todos participen y se acostumbren a este método de comunicación, pero será increíblemente beneficioso en general.

Establecer agendas claras para todas las reuniones

Una de las mayores quejas de muchos empleados con respecto a las reuniones es que ocupan demasiado tiempo y son ineficaces. Esto tiende a suceder cuando las reuniones no se planifican y ejecutan correctamente. El mejor método para garantizar que las reuniones sean beneficiosas para el equipo es tener agendas claras delineadas con mucha anticipación.

"Nunca se puede estar demasiado preparado", dice Max Schwartzapfel, CMO de luchando por ti. "Cuando organice una reunión, considere armar una agenda coherente y clara con al menos tres días de antelación. Si lo hace, puede darle a su equipo tiempo para preparar cualquier entrega, pregunta o pensamiento de antemano. Tratar de comunicarse en el acto puede dejar espacio para la información perdida, y nadie quiere eso".

A menudo es muy fácil que las reuniones se salgan de control. "Las reuniones cronometradas con agendas estrictas son una excelente manera de garantizar que realmente haga las cosas", comparte Karim Hachem, vicepresidente de comercio electrónico de Maxine de Hollywood. “Haga un cronograma para cada tema y haga que alguien registre el tiempo para que pueda cumplir con el cronograma. También puede dejar espacio al final de las reuniones para preguntas; esta vez también es una excelente manera de determinar si un tema necesita más atención. Programar las reuniones ayuda a asegurarse de alcanzar todo lo que desea discutir mientras descubre qué necesita más comunicación".

Durante las reuniones, asegúrese de que su equipo se sienta libre de hablar sobre lo que está sucediendo en el negocio. Haga espacio para preguntas, invite a una discusión animada e incluya a todos en la conversación. Cuando tiene una política de puertas abiertas, esta debería ser la norma y su equipo estará ansioso por compartir sus pensamientos.

Bases táctiles periódicas del anfitrión

Cuando su equipo está ocupado haciendo el trabajo, la comunicación a menudo puede quedarse en el camino. Pero sin esa comunicación, el trabajo sufrirá. Es importante dejar tiempo en la carga de trabajo de su equipo para tocar la base. Esto podría ser en forma de equipos uno a uno, específicos del proyecto, equipos completos o de otra manera. La frecuencia de la cual es algo que puede determinar para satisfacer sus necesidades específicas, siempre que se asegure de que todas las reuniones de la base de contacto sean efectivas y no simplemente absorban el tiempo.

Christy Pyrz, directora de marketing de Péptidos de paradigma dice: “Considere que los líderes se reúnan con su equipo uno a uno todos los meses. No necesitas agendas para esas reuniones. En cambio, puede usarlo como un período de comunicación abierta para discutir el trabajo, la salud mental, el crecimiento y las ideas generales del empleado para el negocio".

Si nota que la moral del equipo está disminuyendo, considere agregar bases de contacto para que el equipo esté en la misma página. "¿Ves una caída en la moral del equipo? Trate de organizar una reunión de base táctil”, comparte Melissa Rhodes, directora ejecutiva de psíquicos1on1. "Mantener el grupo de la base táctil pequeño (alrededor de 5 a 6 personas) hace que sea un proceso aún más fluido. Todos deberían poder hablar libremente sobre sus ideas y pensamientos”.

Crear una zona sin juicio

Una razón principal por la que muchos empleados no se sienten libres para hablar en el trabajo es el miedo. Les preocupa que sus palabras no se tomen en serio o que experimenten repercusiones. Si realmente quiere aumentar la comunicación con su equipo, necesita crear un entorno libre de juicios para hacerlo.

"Nunca querrás que los empleados sean reprendidos por usar su voz", explica Mary Kay Bitton, directora de innovación de productos de Flo Vitaminas. "Es esencial valorar las opiniones de todos y asegurarse de que cada persona se sienta segura de decir lo que piensa".

Si desea crear y fomentar una zona sin juicios con su equipo, implemente una política de puertas abiertas para invitar a su equipo a expresar sus pensamientos. Proporcione un espacio seguro para que hagan eso, como en una reunión o uno a uno. Mantenga a todos en sintonía con la política y asegúrese de que todos cumplan con el precedente. Desea asegurarse de que nada suceda detrás de escena que lleve a su equipo a preguntarse si esta política tiene valor o no.

Si bien su empresa puede tener una política de puertas abiertas, es posible que algunas personas no se sientan dispuestas a compartir sus pensamientos abiertamente con un gran equipo, por lo que es aconsejable ofrecer una solución alternativa. "Un factor clave para garantizar que las personas se sientan bien al hablar es darles la oportunidad de hablar de una manera que les resulte segura. Puede hacer esto alentando a las personas a programar reuniones con alguien con quien quieran discutir temas privados. También puede tener un buzón de sugerencias en línea para permitir que los empleados envíen sus inquietudes de forma anónima”.

Con cualquier política nueva, la implementación lleva tiempo, y construir una cultura requerirá consistencia y tiempo. Mantente así y, eventualmente, se convertirá en la norma. “Es importante que continúe con sus esfuerzos, incluso si no ve una mejora inmediata”, dice Ryan Delk, director ejecutivo de Cebador. “Como la mayoría de nosotros sabemos, las cosas buenas toman tiempo, así que siga adelante, especialmente cuando se sienta desafiante”.

Mantenga a todos informados sobre las noticias de la empresa

Para que todos se sientan como si pertenecieran a la empresa, desea que se mantengan informados de todo lo que sucede, incluso si no afecta directamente su posición o función. Esta es una estrategia clave en la creación de equipos y también garantiza que todos se mantengan actualizados sobre las noticias actuales de la empresa, incluidos los objetivos, los logros e incluso las cosas difíciles.

"Una manera maravillosa de asegurarse de que todos estén informados sin tomar las cosas demasiado en serio es tener un boletín informativo de la empresa", comparte Justin Soleimani, cofundador de Caída. "Puede que empiece por necesidad, pero puede convertirse rápidamente en una forma de levantar la moral. Por supuesto, aún desea compartir actualizaciones sobre el negocio, pero también puede incluir historias edificantes sobre el equipo, celebrar hitos y cumpleaños, y más”.

Otro beneficio de los boletines internos o resúmenes semanales de correo electrónico es que reducen las reuniones y, en última instancia, mejoran la productividad. “Si siente que usted y su equipo pasan demasiado tiempo en las reuniones, considere probar un resumen semanal por correo electrónico”, dice Brittany Dolin, cofundadora de Agencia de bolsillo. “Gran parte de lo que cubre en las reuniones puede muy bien comunicarse a través de un correo electrónico. Puede intentar enviar actualizaciones semanales con resúmenes de lo que está sucediendo. Es una excelente manera de compartir noticias y al mismo tiempo proporcionar algo concreto para hacer referencia en el futuro si es necesario”.

Cuando tiene equipos grandes, especialmente, y quiere asegurarse de que todos tengan la información que necesitan con respecto a la compañía, considere encontrar una solución para distribuir la información con detalles completos que puedan ser referenciado. Esto reduce los chismes y evita la falta de comunicación.

Conclusión

Definitivamente no querrás tomar atajos cuando se trata de la comunicación del equipo. Cuando la mala comunicación se convierte en la norma, se requerirá un esfuerzo adicional para romper el mal hábito e implementar una solución duradera.

La mejor manera de comenzar es crear un pequeño grupo de trabajo con miembros de su equipo de todos los niveles. Piense en un plan sobre cómo será el objetivo final de la comunicación y luego elabore una estrategia de los pasos necesarios para llegar allí. Comunique esta nueva cultura con el equipo y haga que todos participen. Es un ganar-ganar para todos.