A medida que adopta el entorno de trabajo virtual actual y los procesos digitalizados, es importante considerar la mejor manera de administrar la documentación de su lugar de trabajo. Una estrategia de documentación digital efectiva es crucial para mantener una fuerza laboral cohesionada. Esto se vuelve más relevante cuando tiene equipos dispersos geográficamente, como suele ser el caso de las fuerzas de trabajo remotas.
Su gente ya no puede depender de archivadores y documentación en papel para acceder y realizar un seguimiento de la información del lugar de trabajo. Este artículo cubrirá las mejores prácticas y herramientas para una documentación digital efectiva en su lugar de trabajo remoto.
1. escribir de forma concisa
Los lectores aprecian la escritura concisa, más aún en un lugar de trabajo remoto donde las personas no pueden simplemente acercarse para pedir una aclaración. Esto significa que es vital organizar adecuadamente sus pensamientos y ser lo más claro posible en su documentación. Al escribir documentos en el lugar de trabajo, evite frases redundantes, oraciones largas y jerga innecesaria.
Use listas con viñetas para resaltar información clave y separe grandes fragmentos de texto en párrafos. Esto es especialmente útil cuando desea comunicar grandes cantidades de información, ya que divide el texto en fragmentos digeribles y lo hace más fácil de escanear. Además, también desea usar palabras que todos en su lugar de trabajo entiendan, independientemente de la experiencia técnica. Por último, siempre autoeditar su trabajo para mejorar su escritura antes de enviarlo; un par de ojos adicional también puede ayudar a detectar cualquier error.
2. Almacene documentos digitales en una ubicación centralizada
El fácil acceso a los documentos del lugar de trabajo es fundamental para una fuerza laboral remota. Nadie quiere perder el tiempo buscando en mensajes de Slack o correos electrónicos antiguos para encontrar información vital. Puede configurar un wiki interno o use un software de base de conocimientos para superar este desafío. Un wiki interno proporciona un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas para toda la documentación de su lugar de trabajo, incluidas las políticas de la empresa, las notas de las reuniones, los tutoriales prácticos y los documentos de incorporación, por nombrar algunos.
Herramientas wiki internas como tetra le permite crear, editar y almacenar documentos en un solo lugar y compartirlos con su equipo con solo unos pocos clics. Alternativamente, si su organización interactúa constantemente con los clientes y desea mantener la documentación interna y externa en el mismo lugar, un herramienta de base de conocimiento como Documento360 podría ser una mejor solución. Una base de conocimientos es esencialmente una biblioteca en línea de documentos internos y recursos de atención al cliente, como preguntas frecuentes, manuales de usuario e información de productos.
3. Hacer cumplir las políticas de control de acceso
Si bien tener un repositorio central de documentos del lugar de trabajo es esencial, también desea administrar quién puede acceder y realizar cambios en los documentos. Es posible que tenga documentos específicos que solo son relevantes para ciertos departamentos o archivos confidenciales a los que solo los administradores deben acceder. Esto le ayuda a mantener la seguridad de los documentos y evitar cambios accidentales o no autorizados. Por lo tanto, al elegir la herramienta de documentación de su lugar de trabajo, seleccione una que admita esta función y personalice la configuración de control de acceso para que coincida con las necesidades de su organización.
Por ejemplo, Document360 proporciona múltiples cuentas que le permiten decidir el nivel de acceso que tiene cada usuario a su documentación. Tettra también incluye un sistema de permisos que le permite controlar quién puede editar, ver o publicar documentos específicos.
4. Observe las mejores prácticas de seguridad en línea
Hacer cumplir las políticas de control de acceso ayuda, pero no es suficiente para proteger los documentos de su lugar de trabajo de las amenazas de seguridad. A medida que más y más empresas se mueven en línea, el delito cibernético va en aumento, por lo que debe tomar precauciones adicionales para garantizar que su documentación digital esté a salvo de los piratas informáticos.
Para crear una estrategia de documentación digital efectiva con la seguridad en mente, debe evitar los problemas comunes errores de seguridad en el trabajo remoto como usar dispositivos personales para tareas de trabajo, compartir contraseñas y no instalar actualizaciones de seguridad. Además, además de crear contraseñas seguras, debe asegurarse de cambiarlas regularmente para reducir el riesgo de ser pirateado. Además, también puede cifrar los documentos de su lugar de trabajo para agregar una capa adicional de protección. Y, por último, no olvide usar una VPN para mantener sus datos seguros y protegidos, especialmente cuando trabaje en Wi-Fi público.
5. Mantener copias de seguridad
A pesar de sus mejores esfuerzos, siempre existe la posibilidad de que los documentos de su lugar de trabajo se pierdan o dañen. Si bien el uso de las herramientas de la base de conocimientos como su solución de almacenamiento principal ayuda a reducir el riesgo de pérdida de datos, aún desea mantener copias de seguridad en caso de que algo salga mal. Esto se debe a que estas soluciones también pueden experimentar problemas técnicos fuera de su control, lo que, como mínimo, significa que no tendrá acceso a sus documentos durante ese período.
Para estar seguro, puede considerar soluciones de copia de seguridad auxiliares como Google Drive y dispositivos de almacenamiento local. Por supuesto, no desea tener que realizar un seguimiento de varias copias del mismo documento, así que establezca una estrategia de copia de seguridad clara antes de utilizar cualquier herramienta de documentación en el lugar de trabajo. De esta manera, puede estar seguro de que sus documentos estarán siempre disponibles cuando los necesite.
6. Digitalice sus documentos en papel
Si aún confía en la documentación en papel, ahora es el momento de cambiar a copias digitales o, al menos, crear copias digitales. Esto no solo facilita la gestión de grandes volúmenes de archivos, sino que también mejora la accesibilidad, la colaboración y la seguridad.
Puede usar un escáner para digitalizar sus documentos en papel. Una vez que tenga copias digitales de sus documentos, puede cargarlos en la herramienta de documentación de su lugar de trabajo de su elección para facilitar el acceso y la colaboración.
7. Utilice una indexación clara para una identificación rápida
Si tiene muchos documentos, puede ser un desafío hacer un seguimiento de ellos. Por eso es esencial utilizar un sistema de indexación claro para los documentos de su lugar de trabajo. De esta manera, puede encontrar fácilmente los archivos que necesita, cuando los necesita. Hay algunas formas diferentes de indexar sus documentos; por ejemplo, puede comenzar categorizándolos por tipo, fecha o proyecto. Esto facilitará la búsqueda de documentos específicos cuando los necesite.
Otra opción es utilizar palabras clave para indexar los documentos de su lugar de trabajo. Esto puede ser especialmente útil si tiene muchos archivos y necesita poder buscarlos rápidamente. Independientemente del sistema de indexación que utilice, asegúrese de que sea consistente y fácil de entender.
Sus equipos remotos necesitan una estrategia de documentación inteligente
La documentación del lugar de trabajo remoto es esencial para el buen funcionamiento de su organización. Al crear una estrategia de documentación digital efectiva, puede asegurarse de que sus equipos puedan acceder rápidamente a la información que necesitan y seguir siendo productivos.
