Microsoft Outlook es el cliente de correo electrónico favorito de todos. Es fácil de usar, con muchas funciones que mejoran la productividad y que se usan regularmente en un entorno empresarial. A menudo realiza acciones de forma repetitiva a lo largo del día en Outlook.
Afortunadamente, Microsoft ha incluido una característica ingeniosa que aumenta la productividad llamada Pasos rápidos para ayudar a automatizar una serie de pasos. Siga leyendo mientras le decimos qué es Quick Steps y cómo puede aprovecharlo al máximo para ser más productivo en Outlook.
¿Qué son los pasos rápidos en Microsoft Outlook?
Quick Steps es una función de productividad fácil de usar disponible en Outlook 2013 y versiones posteriores. Permite automatizar una serie de múltiples acciones repetitivas rápidamente. La automatización de estas tareas tiene el beneficio adicional de facilitar la administración de numerosos buzones de correo a la vez, al mismo tiempo que le permite ahorrar una valiosa cantidad de tiempo todos los días.
Puede usar Pasos rápidos para diferentes escenarios. Un caso de uso diario podría ser mover automáticamente un correo electrónico a una carpeta específica mientras simultáneamente reenviar un correo electrónico a un colega y marcarlo como crucial con un solo clic.
De forma predeterminada, Microsoft Outlook le proporciona algunas acciones rápidas de uso común. Puede usarlos tal cual o personalizar los Pasos rápidos predeterminados según sus necesidades. Si eso no es suficiente, puede crear un paso rápido personalizado para mejorar su flujo de trabajo de rutina.
Uso de pasos rápidos predeterminados en Microsoft Outlook
En Microsoft Outlook, puede usar los Pasos rápidos predeterminados fácilmente sobre la marcha. Hay cuatro pasos rápidos predefinidos en Outlook (como parte de Office 365): Mover a, Al administrador, Correo electrónico del equipo, y Responder y eliminar.
Tendrá que configurarlos con las direcciones de correo electrónico de los destinatarios correctos y las carpetas preferidas antes de poder usarlos por primera vez. Usar el Mover a Paso rápido, siga los pasos a continuación:
- Desde el Hogar pestaña, haga clic en Mover a desde el Pasos rápidos sección.
- En el Configuración por primera vez cuadro de diálogo, elija la carpeta a la que desea mover los correos electrónicos y cambie el nombre del paso rápido si es necesario.
- Haga clic en Ahorrary ya está listo para mover correos electrónicos rápidamente.
- Seleccione el correo electrónico que desea mover a otra carpeta y haga clic en el paso rápido guardado desde el Hogar pestaña. Outlook moverá directamente el correo electrónico a la carpeta configurada.
Puede configurar los otros Pasos rápidos predeterminados de manera similar. También te puede interesar aprender cómo archivar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook en su computadora.
Cómo crear un paso rápido personalizado en Microsoft Outlook
Si encuentra que los Pasos rápidos predeterminados no se ajustan a su flujo de trabajo, puede crear fácilmente un Paso rápido personalizado. Puede ser solo una acción simple, como eliminar o reenviar un correo electrónico, o una serie de acciones, como reenviar un correo electrónico a un compañero de trabajo y luego moverlo a una carpeta dedicada.
Una vez configurado, puede automatizar estas tareas estrictas con un solo clic. Para este ejemplo, vamos a crear un paso rápido personalizado en Microsoft Outlook que:
- Mueve un correo electrónico a una carpeta diferente
- Marca el correo electrónico como no leído
- Reenvía el correo electrónico a un compañero de trabajo
- Marca el correo electrónico como importante
Así es como lo configuraremos:
- Selecciona el Crear nuevo opción de la Pasos rápidos grupo de pestañas debajo Hogar.
- Asigne un nombre a su paso rápido debajo del Nombre campo (lo llamaremos Manifestación).
- Desde el menú desplegable debajo de Comportamiento sección, primero, seleccione Mover a la carpeta y elegirá la carpeta de destino.
- Haga clic en el Agregar acción botón y seleccione marcar como no leído.
- Una vez más, haga clic en Agregar acción para configurar el reenvío de correo electrónico y elegir Adelante.
- En el A… campo, ingrese la dirección de correo electrónico a la que desea reenviar el correo electrónico, o seleccione una de su libreta de direcciones.
- Finalmente, haremos clic en Agregar acción para incluir el estado de la bandera.
- Opcionalmente, también puede configurar un Tecla de acceso directo del menú desplegable.
- Una vez que esté listo, haga clic en Finalizar.
- Puede usar su Paso rápido personalizado desde el Pasos rápidos sección o la tecla de acceso directo configurada.
Microsoft Outlook es tan productivo como siempre
Quick Steps en Microsoft Outlook es un testimonio de la reputación de Outlook como un cliente de correo electrónico profesional que facilita el trabajo rutinario. Si alguna vez está pensando en cambiar de Microsoft Outlook, es posible que se sorprenda gratamente con las características de otros clientes de correo electrónico.