Cómo crear un registro de gastos mensuales en Google Sheets

Las finanzas pueden ser intimidantes. Y cuando piensas en hojas de cálculo, pueden venirte a la mente dos palabras: fórmulas y funciones. Pero gracias a Hojas de cálculo de Google, el seguimiento de sus gastos no tiene por qué ser una molestia. Tampoco necesitas invertir en otro software.

Entonces, ¿cómo puede crear un rastreador de gastos personalizado sin la curva de aprendizaje que conlleva el dominio de las hojas de cálculo? Siga leyendo para obtener instrucciones paso a paso.

Qué columnas incluir en su rastreador de gastos de Google Sheets

El seguimiento de sus gastos puede parecer mucho si nunca lo ha hecho antes, pero simplificar las cosas lo ayudará a seguir adelante. Comience con tres columnas simples (cuatro, si desea agregar la fecha a sus transacciones) y cree una hoja de cálculo más detallada más adelante si es necesario.

Las tres columnas para comenzar son Lugar, Categoría y Cantidad.

• Lugar—es la tienda a la que fuiste.
• Categoría—es el tipo de artículos que compraste.
• Cantidad— es el total que pagó en esa transacción.

Usando estas tres columnas, puede ver cuánto está gastando dentro de una categoría, pero también puede buscar patrones en las tiendas que visita.

Es tentador profundizar más y realizar un seguimiento de los elementos individuales, pero hacerlo agregará mucho tiempo al proceso y es posible que pierda interés. Si a menudo olvida lo que compró en una tienda, agregue una columna para notas rápidas y generales o simplemente guarde sus recibos.

Cómo crear un menú desplegable codificado por colores para sus categorías de gastos en hojas de cálculo de Google

Puedes crear un menú desplegable usando la validación de datos en Google Sheets. Esta es una excelente solución para su seguimiento de gastos porque le permite seleccionar rápidamente una categoría con un par de clics, en lugar de escribirla manualmente cada vez. Puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en una celda debajo Categoría.
2. Ve a la Datos menú en la parte superior de la pantalla.
3. Seleccionar Validación de datos de la lista.
4. En Criterios, elegir Lista de artículos.
5. Introduzca los nombres de las categorías en el campo, separándolos con una coma.
6. Golpear Ahorrar.

Verá la flecha desplegable en la celda después de guardarla. Mantenga la celda seleccionada, ahora es el momento de usar el formato condicional en Hojas de cálculo de Googlepara codificar con colores sus categorías. Para hacerlo:

1. Ir a Formato en el menú superior.
2. Seleccionar Formato condicional de la lista: aparecerá una barra lateral una vez que lo haga.
3. Bajo Reglas de formato, haga clic en el menú desplegable a continuación Dar formato a las celdas si...
4. Elegir El texto contiene.
5. Coloque un nombre de categoría en el campo que aparece debajo.
6. Bajo estilo de formato, cambie el color de fondo o el color del texto.
7. Golpear Hecho.
8. Repita esto con las otras categorías.

Para colocar el menú desplegable en cada celda debajo de la columna Categoría, copie la celda con el formato. Luego, antes de pegar, haga clic en la celda de título mientras mantiene presionado CMD o CONTROL.

Cómo usar el formato de fecha y moneda en las hojas de cálculo de Google

Si desea mantener un formato de fecha y moneda uniforme en cada celda de sus Hojas de cálculo de Google, a continuación le indicamos cómo hacerlo:

Formato de fecha

Si está utilizando una columna de fecha y desea mantener la coherencia, puede agregar un formato específico a sus celdas. Para hacerlo:

1. Seleccione toda la columna usando la letra en la parte superior.
2. En su barra de herramientas, haga clic en Más formatos—su símbolo es 123.
3. Elegir Fecha—al lado hay un ejemplo de cómo se verá la fecha.

Alternativamente, puede hacer esto yendo a la Formato menú en la parte superior y debajo Número, eligiendo Fecha o Fecha y hora personalizadas.

Formato de moneda

Para agregar formato de moneda a su columna de cantidad, seleccione toda la columna > Más formatos y haga clic en el signo de dólar ($) en la barra de herramientas. También puede encontrar la opción en el Formato menú debajo Número. Aquí puedes elegir Divisa, Redondeadodivisa, y Moneda personalizada.

La moneda personalizada le permite cambiar la forma en que aparecen el decimal y el símbolo, especificar el tipo de dólares con los que está trabajando o elegir otra moneda por completo.

Cómo usar la función SUMA para su gasto total en hojas de cálculo de Google

Las funciones son un poco intimidantes, pero algunas son mucho más fáciles de usar que otras, así que espera si no estás muy seguro. Puede usar la función SUMA en Hojas de cálculo de Google para ayudarlo a controlar el total de sus gastos, y todo lo que necesita son unos pocos pasos.

1. Seleccione la celda en la que desea mantener el total.
2. Ir a Insertar en el menú superior.
3. Seleccionar Función.
4. Elegir SUMA Al inicio de la lista.
5. Con el cursor entre los corchetes, haga clic en la letra que se encuentra sobre la columna.
6. Golpear Ingresar en tu teclado.

Ahora su total aparecerá en esa celda, cambiando a medida que suma o resta de la columna. Alternativamente, puede escribir =SUMA() en su celda y completar los corchetes de la misma manera.

Cómo usar la función SUMAR.SI para los totales de categoría en las hojas de cálculo de Google

Uso de la función SUMAR.SI le permite poner condiciones a lo que está agregando, que puede usar para obtener los totales de la categoría. Así es cómo:

1. Seleccione la celda en la que desea que esté el total.
2. Ir a Insertar en el menú superior.
3. Seleccionar Función, entonces Matemáticas, y SUMAR.SI.
4. Entre corchetes, escriba el rango de la columna de categoría; ejemplo B: B.
5. Agregue una coma y escriba el nombre de la categoría entre comillas.
6. Ingrese otra coma y agregue el rango de la columna de cantidad.
7. Prensa Ingresar en tu teclado.
8. Repita esto para cada categoría.

Ahora aparecerá el total de su categoría y cambiará a medida que trabaje. Alternativa a pasar por el Insertar menú, puede escribir =SUMAR.SI() en su celda y completar los corchetes, siguiendo los mismos pasos.

Cómo usar filtros para ver categorías de gastos en hojas de cálculo de Google

Si desea ordenar u ocultar transacciones, puede agregar un filtro a su hoja de cálculo de Google. Para hacer esto, seleccione la columna que desea ordenar y haga clic en el crear un filtro icono en la barra de herramientas. Aparecerán tres líneas junto al título de la columna.

Haga clic en las tres líneas y verá una lista de opciones. En las columnas de categoría, puede utilizar Filtrar por color para mostrar rápidamente una categoría, o use la lista de verificación en la parte inferior para seleccionarlas y deseleccionarlas. También puedes usar Ordenar de la A a la Z en la columna de cantidad para ver su transacción de menos a más cara, u ordene Z-A para lo contrario.

Realice un seguimiento de sus gastos con Google Sheets

Las finanzas y las funciones pueden ser intimidantes, pero Google Sheets elimina la preocupación de ambos. Además, a diferencia de una plantilla que descarga de Internet, si algo sale mal con su hoja de cálculo, sabrá exactamente cómo solucionarlo.

Lo mejor de todo es que puede usar la aplicación Hojas de cálculo de Google en su teléfono para ingresar transacciones fácilmente sobre la marcha. De esa manera, no estarás poniéndote al día a fin de mes.