Con Google Docs, compartir y colaborar en documentos es pan comido. Pero si está trabajando con una variedad de ellos, querrá varias formas de compartir sus enlaces y ajustar los permisos.
Es fácil desactivar esta configuración para que cualquier persona con el enlace pueda acceder rápidamente al archivo y ponerse a trabajar. Pero a veces eso puede significar compartir demasiado o permitir que las personas editen lo que preferirías que no hicieran. En este artículo, puede leer sobre las diferentes formas de compartir enlaces a sus Documentos de Google y cómo funcionan.
1. Use la configuración de compartir para compartir sus documentos de Google
A menos que esté trabajando en una unidad compartida, Google configura los documentos que crea para Restringido por defecto. Eso significa que deberá ajustar la configuración para compartir antes de que otros puedan verlo usando el enlace. De lo contrario, sus espectadores llegarán a una página que les solicita que soliciten acceso, lo que podría significar mucho trabajo adicional y notificaciones para usted y una espera para ellos.
Para ajustar la configuración de permisos en su archivo, haga clic en Cuota en la esquina superior derecha de la pantalla para que aparezca la configuración de compartir. Dentro de este menú, puede ver una descripción general rápida de quién tiene acceso al documento. También puede otorgar acceso a otros. Así es como funciona cada sección de este menú.
Agregar personas y grupos
Si desea restringir quién tiene acceso a sus Documentos de Google, puede agregar personas específicas utilizando este campo en la parte superior del menú. Escriba su dirección de correo electrónico aquí. El siguiente paso es asignar su rol, elegir si desea notificarlo y agregar un mensaje opcional.
Recibirán un correo electrónico informándoles que lo ha compartido con ellos, incluido un enlace que los llevará a él. También pueden volver a encontrarlo más tarde en el Comparte conmigo pestaña en su propio Google Drive.
Personas con acceso
Bajo la personas con acceso encabezado, puede ver quién tiene acceso al documento. También puede ajustar su rol haciendo clic en la flecha al lado: estos son:
- Espectador—estas personas pueden ver el documento, descargarlo, imprimirlo o copiarlo.
- comentarista—pueden compartir y usar comentarios o sugerencias para comunicarse con usted.
- Editor—tienen el segundo mayor control después del Dueño (usted, si creó el documento). Pueden cambiarlo, trabajar con las sugerencias de otros e incluso compartir el archivo con otras personas y ajustar sus permisos.
Además, puede utilizar este menú para Transferir la propiedad del archivo o Eliminar acceso.
Puede realizar ajustes adicionales en la configuración de uso compartido haciendo clic en el engranaje en la esquina superior izquierda del panel. Aquí puede desactivar la capacidad de los editores para compartir o cambiar los permisos de un documento. También puede evitar que los lectores y comentaristas descarguen, impriman o copien el documento.
Acceso general
Dentro de Acceso general,puedes decidir si quieres mantener el documento restringido o si quieres dar acceso a Cualquiera con el link. Para hacerlo, haga clic en el menú de vuelo al lado Restringido y hacer el canje.
Una vez que cambie, puede editar la configuración para permitir que aquellos con el enlace vean, comenten o editen. Tenga en cuenta que si tiene su archivo abierto para aquellos con el enlace, no puede evitar que otros compartan el enlace.
Cuando esté listo, puede agarrar rápidamente el enlace haciendo clic en Copiar link en la esquina inferior izquierda del panel. Ahora puedes pegarlo donde quieras. Para un acceso rápido, puede marque visualmente y organice sus enlaces en software como Notion para ayudarlo a encontrarlos y compartirlos más tarde.
Además, puede copiar el enlace directamente desde la barra de direcciones. Resalte todo hasta la barra diagonal después de la larga cadena de números y letras para hacerlo.
Puedes publica tus documentos de Google para que cualquiera pueda ver haciendo clic Expediente en la esquina superior izquierda de la pantalla, pasando el cursor sobre Cuotay seleccionando Publicar en la web. A partir de ahí, todo lo que necesita hacer es hacer clic en el Publicar botón.
Esto puede parecer lo mismo que establecer la configuración de uso compartido en Cualquiera con el link. Lo es, excepto que la información es de solo lectura y los cambios que realiza en el documento no son activos. Entonces, una vez que su archivo esté listo para verlo, puede presionar publicar y otorgar acceso a otros.
Pero si necesita seguir trabajando en el documento, puede ajustar la configuración para que nadie vea sus cambios hasta que presione Publicar otra vez. Para hacerlo, haga clic en el menú de vuelo al lado Configuración y contenido publicado una vez que lo hagas público, y desmarca Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios.
Una vez que lo publique, puede compartir el enlace o incrustarlo en otros documentos o páginas web. Para eliminar su archivo, todo lo que necesita hacer es volver al mismo menú y seleccionar Dejar de publicar. Esta es una excelente manera de compartir información sin crear un sitio web ni preocuparse por el dominio y el alojamiento.
Crear un marcador dentro de Google Docs llevará a tus lectores a un lugar específico en la página. Para hacerlo:
- Coloca el cursor donde quieras que aparezca el marcador.
- Ir Insertar y Marcador.
- Una vez que seleccione Marcador, el símbolo aparecerá en su documento.
- Haga clic en el símbolo para copiar el enlace o eliminarlo.
Tenga en cuenta que aquellos con los que comparta el enlace del marcador también necesitarán acceso al resto del documento. Esto también significa que pueden ver todo.
Hay muchas maneras de compartir sus enlaces de Google Docs:
- Al usar la configuración para compartir, puede mantenerlo exclusivo o hacerlo ampliamente accesible para los espectadores, comentaristas o editores.
- La publicación le permite compartir su trabajo en un formato público.
- Los marcadores le permiten ser más específico.
Lo que elija depende de usted y del tipo de documento al que desea vincular. Recuerde verificar dos veces sus documentos antes de compartirlos.
