Si hay muchas personas trabajando juntas en una hoja de cálculo de proyecto compartida, debe configurar algún tipo de flujo de trabajo o controles de proceso para hacer las cosas fácilmente. De esa manera, no perderá la pista de lo que se ha hecho y lo que debe hacerse a continuación; esto ayudará a mantener a todos en la misma página.
Aquí, hablamos sobre los consejos esenciales y las mejores prácticas que debe seguir al colaborar con otros usuarios en Excel o Google Sheets o similares.
1. Documento de cambios y actualizaciones clave
Al colaborar en hojas de cálculo, es importante realizar un seguimiento de los cambios. Puede terminar sobrescribiendo el trabajo de otra persona si no tiene cuidado.
Intente agregar comentarios o notas para registrar los cambios, como las razones para actualizar el elemento, los nombres de los editores que realizaron los cambios y por qué o cómo lo hicieron. Puedes hacer esto fácilmente usando el Resaltar cambios en un libro de trabajo compartido. Para activar esta función, siga los pasos que se describen a continuación:
- Ir Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido. Para macOS, vaya a Excel > Preferencias… > Cinta y barra de herramientas > Barra de herramientas de acceso rápido.
- De las opciones desplegables, elija Todos los comandos.
- Seleccione Resaltar cambios y elija si desea agregar la barra de herramientas de acceso rápido encima de la cinta o debajo de ella. Hacer clic OK.
- Una vez hecho esto, toque los filtros desplegables en el Barra de herramientas de acceso rápido > Mostrar etiquetas de comando. Puede personalizar cómo desea resaltar los cambios en su hoja de cálculo eligiendo entre las opciones del menú desplegable.
También puede codificar con colores elementos o pestañas en su hoja de cálculo compartida para que pueda ver fácilmente los cambios de un vistazo.
2. Datos de origen de entrada correctamente
Es fácil cometer errores al ingresar los datos sin procesar en sus hojas de cálculo. El problema es que si no hace esto correctamente, puede sesgar completamente sus resultados y llevarlo en la dirección equivocada.
Afortunadamente, hay algunos consejos rápidos para asegurarse de que está ingresando la fuente o los datos sin procesar correctamente en sus archivos de Excel.
- Sus datos deben ser claros y precisos. Trate de evitar las abreviaturas si no son absolutamente necesarias, y asegúrese de que cualquier formato de número o fecha sea claro y consistente a lo largo de su(s) hoja(s) de cálculo.
- Asegúrese de incluir un encabezado en la parte superior de cada columna/fila, para que otros usuarios puedan interpretar mejor las tablas.
- Utilice fórmulas pertinentes (y correctas), siempre que sea necesario.
3. Usar controles de hoja de cálculo
Mediante el uso de controles de hoja de cálculo, puede reducir el riesgo de errores en la entrada de datos. Aquí hay algunas herramientas que podrías usar:
Validación de datos: Utilizando una herramienta como validación de datos le permite recopilar información de múltiples usuarios en el formato apropiado. También garantiza la uniformidad en la entrada de datos y evita errores involuntarios del usuario. Si está ingresando datos que pertenecen a un conjunto conocido de valores, como "Sí" o "No" o "No se puede determinar", puede crear una lista desplegable con estas opciones para permitir que otros usuarios seleccionen de una lista predefinida de opciones
Vista de hoja: los Función de vista de hoja es otra característica útil que permite a los usuarios de hojas de cálculo crear vistas personalizadas de su libro de trabajo y establecer sus propios filtros para ver la información, sin verse afectado por los cambios realizados en la hoja de trabajo por otros usuarios
4. Usar tablas y gráficos
Seamos realistas: las hojas de cálculo son bastante abrumadoras al principio, especialmente si no está acostumbrado a trabajar con grandes volúmenes de datos. Es por eso que recomendamos usar tablas, tablas o gráficos para configurar sus datos de una manera intuitiva.
Si bien las tablas lo ayudan a organizar y ordenar su información, usar un cuadro o gráfico puede ayudar en la representación visual. Esto facilita trazar tendencias o mostrar comparaciones entre diferentes grupos de variables a lo largo del tiempo para que pueda detectar relaciones y tendencias importantes en los valores de sus datos.
5. Resalte valores importantes con colores y formato
Al agregar color a su texto y encabezados, puede organizar sus datos de una manera más legible.
De esta manera, puede concentrarse en aspectos específicos de los datos sin sentirse abrumado por toda la información a la vez. También puede utilizar herramientas como formato condicional, que le permite resaltar celdas específicas en función de criterios tales como si se encuentran dentro de un cierto rango de valores.
La función "Congelar paneles" es particularmente útil si necesita realizar un seguimiento de ciertas áreas mientras se desplaza por una hoja de cálculo larga. Así es como puedes hacer esto:
- Seleccione la fila o columna activa.
- Ve a la Vista pestaña de la cinta y seleccione Congelar paneles.
- En el menú desplegable, seleccione si desea congelar columnas o filas.
Con la función Hipervínculo, puede vincular texto de anclaje a archivos, páginas web u hojas de trabajo.
- Para hacer esto, seleccione una celda en su hoja de cálculo que contenga texto.
- Ve a la Insertar pestaña en la cinta.
- A la derecha de la cinta, toca Enlace y elige las opciones del menú de la izquierda. Puede optar por vincular a archivos en su almacenamiento local, a un vínculo web oa otras fuentes.
Esto ayuda a los miembros de su equipo a encontrar referencias o archivos fuente fácilmente. Por ejemplo, si la página web de su empresa enumera productos y servicios, podría crear fácilmente un hipervínculo dentro de una celda que lleve a los miembros del equipo directamente a la página cuando hagan clic en ella.
A menudo, puede ser difícil saber en qué están trabajando sus colegas. Sin embargo, las herramientas de hojas de cálculo, como Google Sheets, facilitan que varios editores colaboren en documentos en tiempo real. Puede abrir la barra lateral de chat tocando la burbuja del icono de chat junto a la lista de usuarios activos.
Esta es una característica útil: puede discutir cualquier problema que pueda haber encontrado mientras trabajaba en archivos compartidos. También les permite comunicarse entre sí rápidamente si necesitan ayuda o asistencia con algo específico dentro de su documento.
9. Proporcione a los colaboradores acceso de edición/visualización
Uno de los primeros pasos para colaborar en hojas de cálculo compartidas es asegurarse de que los miembros del equipo tengan acceso de edición/vista (solo lectura). Deberá asegurarse de haber habilitado el uso compartido en primer lugar.
En segundo lugar, agregue colaboradores a sus libros de trabajo individuales según sea necesario y concédales acceso de solo lectura o de edición según lo desee. Asegúrese de que todos tengan acceso a las versiones compatibles del archivo, para que no tengan problemas para sincronizar o guardar mientras trabajan.
Colaboración más inteligente con hojas de cálculo fáciles de leer
Al final del día, se trata de comunicación. Cuando trabaja en un proyecto compartido con un grupo de personas, es importante asegurarse de que la comunicación de su equipo sea lo más fluida posible.
Estos consejos anteriores deberían ayudar a que sus hojas de cálculo sean más fáciles de usar y de leer, de modo que compartir e interpretar la información siempre sea fácil.
