Tareas de Outlook vs. Microsoft To Do: ¿Cuál es mejor?

Microsoft tiene dos aplicaciones de gestión de tareas. Microsoft To Do viene preinstalado en las computadoras con Windows y también está disponible en línea. Su cliente de correo electrónico y calendario, Outlook, también incluye una sólida función de Tareas.

Pero, ¿cuál es mejor para administrar su lista de tareas pendientes? La competencia está más cerca de lo que piensas. Este artículo compara Microsoft To Do y Microsoft Outlook como aplicaciones de administración de tareas para descubrir cuál es la mejor opción.

más accesible

To Do, que solía ser Wunderlist, es una aplicación gratuita incluida con Windows 10 y 11. También puede acceder a Microsoft To Do en su navegador. Para panorama, la función Tarea solo está disponible en la aplicación de escritorio premium. En la versión web gratuita, se integra con To Do, en cambio.

Para discapacidades, ambos son amigables con Lectores de pantalla integrados de Windows. El texto y los iconos de Outlook son más pequeños. Esto puede ser frustrante para las personas con discapacidad visual o problemas de destreza. Pero puede ampliarlos en la configuración de Windows.

Los valores predeterminados de To Do son más claros y más grandes. El uso de color y gráficos sobre el texto también facilita el enfoque. Un buen beneficio para aquellos con problemas de salud mental que afectan la atención. Los menús simplificados también hacen que la navegación del lector de pantalla sea más rápida, porque hay menos para pasar.

Ambas aplicaciones tienen versiones móviles gratuitas para Android e iOS. Las aplicaciones son las mismas en términos de accesibilidad y contienen muchas de las mismas características que las versiones de escritorio. Ambas aplicaciones también incluyen widgets de página de inicio para un acceso rápido.

Pero falta el aspecto Tareas en la versión de la aplicación de Outlook. Todos los elementos creados en Tareas se copian en el Calendario como eventos. Puede ver estos eventos de calendario en la aplicación de Outlook, pero no puede usar informes de progreso u otras características específicas de Tareas.

Para facilitar su uso, el diseño de Outlook tiene muchas opciones y menús de varias capas. To Do es mucho más fácil de aprender y administrar. Su diseño aerodinámico y funciones simplificadas son fáciles de navegar. Es simple incluso para un novato en informática.

Ganador: Que hacer

Lo mejor para proyectos grupales

Outlook es una sólida herramienta de colaboración para la gestión de proyectos. Se integra con Outlook Calendar y Outlook Mail. Esto simplifica el trabajo de asignación de contactos y programación.

También obtiene muchos detalles sobre el progreso de cada tarea. Puede realizar un seguimiento por horas trabajadas, porcentaje completado y estados como "esperando a otra persona". Si comparte la tarea solo con otra persona, se le actualizarán los cambios de esa persona.

Outlook también le permite enviar solicitudes de tareas. Esto es cuando envía un correo electrónico a un contacto, solicitándole que inicie una tarea y asignándolo automáticamente. A su elección, puede conservar una copia de la tarea y obtener una actualización cuando esté marcada como completa en su extremo.

Por último, Outlook tiene un botón rápido para enviar informes de estado. Estos resumen la configuración de estado de la tarea en un correo electrónico. Puede enviar este correo electrónico directamente desde la ventana de la tarea y adjuntar las notas adicionales que desee.

To Do también tiene algunas buenas herramientas de colaboración. Puede asignar a otros a una tarea a través de un enlace para compartir. Puede compartir el acceso a una lista creada, o solo a una tarea específica. Esto facilita el control de acceso.

Si las personas con las que desea compartir están en su lista de contactos, es aún más fácil. Cuando comparte una lista, To Do generará una lista de sus contactos de Windows Mail. También puede buscar contactos desde OneNote.

To Do también tiene una ventaja para proyectos complejos. Le permite dividir una tarea en pasos. Esto puede mejorar la motivación y hace que la tarea sea más factible. Tareas de Outlook no incluye una característica de Pasos.

Ganador: Tareas de Outlook

La mejor organización

La función Tareas de Microsoft Outlook se vuelve muy específica con su organización. Si eso es algo bueno o no, depende de cómo trabajes. Outlook Tasks admite carpetas con subcarpetas y sistemas de clasificación automatizados. To Do tiene un enfoque más simple.

En Outlook, puede usar Reglas para enviar ciertos correos electrónicos o eventos de calendario a una carpeta de Tareas específica. También le permite establecer niveles específicos de prioridad. También puede codificar por color las tareas con Categorías.

To Do ofrece las mismas funciones que Outlook, pero las simplifica. To Do tiene carpetas, pero no subcarpetas. Le permite marcar la prioridad, pero se limita a un sistema binario: los elementos con una estrella son importantes, los elementos que no lo son no lo son.

To Do también admite categorías en forma de hashtags de búsqueda. Agregar un hashtag en cualquier parte de una tarea crea una categoría con el mismo nombre. La mejor función de To Do, de la que carece Outlook, es la Mi día rasgo.

My Day es una carpeta inteligente en Microsoft To Do. Es una agenda de un solo día que puede completar manualmente o elegir entre las sugerencias de To Do. Las sugerencias se centrarán en las tareas que vencen pronto, marcadas como importantes o aquellas que no ha tocado durante un tiempo.

Esta agenda inteligente se adelanta a las tareas de Outlook, pero está muy cerca. Si desea o necesita el nivel adicional de detalle, elija Outlook en su lugar.

Ganador: Que hacer

La mejor personalización

Tanto To Do como Outlook le permiten adjuntar archivos y vincular la tarea a un correo electrónico. En Tareas pendientes, debe marcar el correo electrónico y luego mover la tarea de Correos electrónicos marcados a la lista que desee. Ambos también le permiten agregar notas de texto a la tarea y adjuntar archivos multimedia a la tarea.

Solo Outlook le permite usar formato de texto enriquecido e imágenes en la descripción de la tarea. Pero estos elementos de diseño son estéticos, por lo que agregarlos a cada tarea puede ser una pérdida de tiempo. Además, debe hacer clic en la tarea para verlas.

Adjuntar archivos es más útil. Solo Outlook le permite vincular tareas entre sí. Esto se hace con la opción Adjuntar elemento de Outlook. Esta capacidad crucial para vincular tareas relacionadas falta en To Do.

La personalización de To Do es principalmente estética. Puede seleccionar el color de fondo de una lista y crear listas personalizadas. También puede seleccionar patrones de clasificación básicos, como por fecha de vencimiento o por fecha de creación.

Tareas pendientes también genera varias listas inteligentes, como Correos electrónicos marcados y Asignados a mí. Puede activarlos o desactivarlos. Para aquellos que necesitan afinar sus tareas, Outlook es el claro ganador.

Ganador: Tareas de Outlook

La mejor aplicación de productividad de Microsoft

Para uso personal y proyectos de pequeña escala, To Do funciona bien. Pero en general, la lista de características más sólidas de Outlook gana. El detalle adicional respalda un mayor nivel de profesionalismo y la personalización de alto nivel es insuperable.

Especialmente si está administrando un proyecto complejo, Microsoft Outlook es su mejor opción para una aplicación de administración de tareas.

Cómo utilizar Microsoft Outlook para la gestión de proyectos

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