5 consejos para escribir correos electrónicos largos que los destinatarios puedan leer

Enviar correos electrónicos largos a sus clientes y compañeros de trabajo generalmente está mal visto. Sin embargo, hay ocasiones en las que solo necesita enviar una actualización o una descripción general extensas.

En ese caso, querrás hacerte un favor a ti mismo y al destinatario yendo directo al punto y asegurándote de que no necesiten profundizar en párrafos extensos para obtener información.

En este artículo, lo guiaremos a través de algunas veces que puede usar para ayudar a que sus correos electrónicos más largos sean más legibles y más fáciles de responder.

1. Use viñetas para resumir

Una de las cosas más importantes para recordar al escribir un correo electrónico largo es que el destinatario probablemente lo hojee. Al hacerlo, es posible que se pierdan información o preguntas importantes porque simplemente había demasiado que leer.

Al escribir un correo electrónico largo, desea asegurarse de que sea fácil para el destinatario echar un vistazo y aún así encontrar los puntos clave; en otras palabras,

quieres ser preciso en tus correos electrónicos. De esa manera, obtienen la información que necesitan y es probable que obtengas una respuesta más reflexiva.

Cada uno de los consejos de este artículo lo ayudará a lograr un correo electrónico más fácil de leer y directo, especialmente con viñetas.

Escribir información en forma de puntos no significa que no puedas ser conversacional. Puede estar en otras partes de su correo electrónico, como el saludo y la despedida. Sin embargo, resumir la información en puntos transmitirá el mensaje de forma rápida y eficaz.

En lugar de incluir todos los detalles, identifique la información clave de su mensaje y evite ser prolijo. El destinatario no necesita una descripción detallada de cada tema, solo necesita los puntos principales.

2. Use negrita para puntos importantes

Usar mayúsculas en un correo electrónico no es profesional. Sin embargo, puede darle a su lector un guiño en la dirección correcta con algunas negritas sutiles. Por supuesto, no desea hacer esto para todo, pero si hay cierta información que desea asegurarse de que vean, como una fecha, un recordatorio o una acción, colóquela en negrita.

El ejemplo solo usa negrita para los títulos y dos frases, las cuales el remitente quiere que el lector para tomar acción: buscar más información en las actas de la reunión y no olvidar una reunión. Si está hojeando el correo electrónico, es más probable que le llame la atención, y puede que lea el resto para tener contexto.

Dado que es solo un cambio sutil en el texto, es menos probable que el destinatario sienta que estás gritando, ya que puede hacerlo con mayúsculas.

3. Dividir el correo electrónico en temas con encabezados

Agregar encabezados a sus correos electrónicos puede parecer un poco como enviar una novela a su destinatario, pero no significa que deba haber una tonelada de información debajo de cada uno. Hacer esto simplemente les ayuda a leer el correo electrónico más rápido si hay cierta información que están buscando o si necesitan consultarla más adelante.

Al poner el encabezado en negrita y usar saltos de línea entre cada sección, puede poner espacio entre cada sección, lo que facilita la lectura, como cualquier otro documento.

El uso de encabezados es útil si tiene varios temas que desea cubrir que no requieren correos electrónicos separados, por ejemplo, una descripción general diaria o una actualización del progreso.

4. Use un formato diferente para las cotizaciones

Si necesita transmitir información exactamente como la escribió otra persona, realice cambios sutiles en el formato para ayudar a separarla de su propia narrativa. De esta manera, no hay confusión sobre dónde termina su mensaje y comienza el otro.

Las comillas podrían funcionar, por supuesto, pero si ya tiene mucho texto antes y después, podría cree un párrafo largo que sea menos deseable de leer y más desafiante para obtener información de un vistazo.

Otra cosa a tener en cuenta cuando se trata de dar formato al texto en los correos electrónicos, es posible que desee evitar el uso de múltiples fuentes y colores, ya que esto puede hacer que un correo electrónico se vea poco profesional.

5. Guardar preguntas hasta el final

¿Alguna vez ha hecho varias preguntas en un correo electrónico y ha obtenido respuestas a quizás la mitad? Esto puede suceder incluso en los correos electrónicos o mensajes más breves.

Trate de guardar sus preguntas para el final y manténgalas cortas y al grano. Esto no solo ayudará al lector a verlos, sino que tampoco olvidará lo que ha preguntado en el camino porque no presentará más información después.

Además, es posible que le envíen una respuesta que responda claramente a las preguntas en el orden en que las hizo.

Puede sonar tonto, pero piensa en todos los correos electrónicos, mensajes de texto y medios digitales que se te presentan a diario. Es fácil distraerse con la sobrecarga de correo electrónico o hacer que una pieza de información se destaque sobre la otra.

Sugerencia adicional: sea específico en su línea de asunto

Este consejo adicional funciona para todos los correos electrónicos en general. Por ser específico en su línea de asunto, está ayudando al destinatario de muchas maneras: sabrá exactamente de qué se trata, puede priorizarlo y puede encontrarlo más tarde si necesita consultarlo.

Por ejemplo, puedes usar palabras como seguimiento, pregunta, recordatorio, actualizar, o informe para hacerles saber el tipo de correo electrónico. Si se trata de una reunión o proyecto específico, indique el nombre. Si es un correo electrónico recurrente, incluye la fecha.

Envío de un correo electrónico con el asunto seguimiento por sí solo no hace que parezca muy importante o que se pueda hacer clic en él, especialmente cuando su destinatario puede tener algunos otros correos electrónicos con el mismo título en su bandeja de entrada.

Incluso puede informar a las personas en la línea de asunto si su mensaje es urgente, pero asegúrese de reservarlo para asuntos que realmente lo son.

La comunicación es clave

Si bien algunos pueden desaconsejar el envío de correos electrónicos largos, a veces solo es necesario. Lo mejor que puede hacer por su destinatario es ceñirse al punto y asegurarse de que pueda hojearlo. No solo les ayudará a encontrar la información que necesitan inicialmente, sino que también les ayudará a consultarla más tarde.

La próxima vez que necesite enviar un correo electrónico largo, ¿por qué no prueba uno o más de estos consejos y ve cómo le va?

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