4 consejos de productividad para revisar su bandeja de entrada

Todos hemos estado allí. Estás concentrado en la tarea que tienes entre manos cuando recibes un correo electrónico de un compañero de trabajo que desvía tu atención de la tarea que tienes entre manos. Curioso, hace clic en él para ver cómo puede ayudar, pero realmente no es algo que necesite una respuesta inmediata.

Aún así, es posible que se pregunte si debería volver a ellos ahora o tratar de recuperar su enfoque, lo que puede ser especialmente desafiante cuando surge con frecuencia a lo largo del día.

En este artículo, lo guiaremos a través de algunos consejos que pueden ayudarlo a mantenerse productivo al revisar sus correos electrónicos.

1. Limite la cantidad de veces que revisa su bandeja de entrada diariamente

Si hace clic en su bandeja de entrada cada vez que recibe un correo electrónico, o está anticipando uno, está constantemente perdiendo su enfoque. También querrá considerar el tiempo que le toma volver al trabajo después de ser interrumpido, especialmente si está respondiendo a cada correo electrónico de inmediato.

Aunque puede sentirse ocupado, este ir y venir puede no ser la forma más productiva de trabajar. Quiere revisar su bandeja de entrada con la intención de vaciar su lista de correos electrónicos.

A menos que su trabajo realmente requiera una respuesta inmediata a todos los correos electrónicos, intente limitar la cantidad de veces que revisa su bandeja de entrada diariamente. Como sugerencia, es posible que desee revisar y priorizar sus correos electrónicos dos o tres veces al día: una vez cuando llegue al trabajo, una vez después de la hora del almuerzo y tal vez una hora antes de que termine el día.

Sin embargo, es mejor idear una rutina que funcione con su horario y con aquellos con los que trabaja. Si bien puede dar respuestas inmediatas, no significa que siempre tenga que hacerlo, especialmente si está concentrado en una tarea importante o en una fecha límite.

Por supuesto, tendrá personas con las que necesita comunicarse más temprano que tarde, ya sea su jefe, un cliente o un compañero de trabajo prioritario. Cuando revise su bandeja de entrada, haga que su respuesta sea una prioridad. También puede activar alertas para cuando esa persona le envíe un correo electrónico en No molestar, o simplemente ajustar la cantidad de veces que su bandeja de entrada busca correo nuevo.

Depende de usted si desea ajustar su configuración de notificaciones para silenciar ciertos correos electrónicos por completo. Sin embargo, para evitar perderse algo muy importante, es posible que solo desee echar un vistazo al destinatario y la línea de asunto en la notificación y retomar el rumbo rápidamente si puede esperar.

2. Evite tratar con el mismo correo electrónico dos veces

¿Alguna vez ha abierto y leído el mismo correo electrónico varias veces para refrescarse antes de tomar medidas? Esto puede ser una pérdida de tiempo y concentración.

Puede evitar esto tomando medidas cada vez que abra uno. Decide si requiere una respuesta, puedes archivarlo o archivarlo, o si es basura o algo que simplemente puedes eliminar.

Decidir responder no significa que deba suceder de inmediato, pero agrega una bandera o algún tipo de recordatorio para que sepas hacerlo la próxima vez que abordes tus correos electrónicos.

Su bandeja de entrada también puede tener una función para recordatorios por correo electrónico. Por ejemplo, Spark te permite posponer mensajes durante un período de tiempo y te los recordará en una fecha y hora específicas. También le permite configurar un recordatorio para hacer un seguimiento de un correo electrónico enviado si aún no ha recibido una respuesta del destinatario.

Cualquier cosa en su bandeja de entrada que no requiera una respuesta, un archivo, correo no deseado o basura de inmediato: la mayoría de los proveedores de correo electrónico hacen que esto sea muy fácil, por lo que es mejor simplemente hacerlo y terminarlo.

También es útil establecer algunas reglas para usted en función del volumen de correos electrónicos que recibe. Por ejemplo, quién es una prioridad y su tiempo de respuesta. Otros también se acostumbrarán a esto y llegarán a saber que les darás una gran respuesta, pero no de inmediato.

Si encuentra que hay un correo electrónico que ha estado posponiendo, use el comer el metodo de la rana para hacerlo

3. Darse de baja de boletines y correos electrónicos de marketing inútiles

Es probable que reciba suficientes notificaciones durante el día sin el ruido adicional de los boletines y los correos electrónicos de marketing. Es fácil dejarlo pasar y dejar que se acumulen en su bandeja de entrada porque está ocupado.

Sin embargo, revisarlos es otra tarea que te quitará el enfoque y la productividad. Esto es especialmente cierto si el remitente escribió el correo electrónico lo suficientemente bien como para que haga clic y lo lea sin saber realmente por qué.

A menos que sea algo en lo que realmente vayas a tomar medidas, como leer el contenido del creador o aprovechar las ventas de la empresa, cancela la suscripción. Ahorre el tiempo y la energía que dedicaría a estos correos electrónicos y póngalos en algo más significativo o relajante.

Si tiene boletines y correos electrónicos de marketing que le gusta leer, puede probar un proveedor de correo electrónico como Spark que ofrece Smart Inbox.

La función Bandeja de entrada inteligente separa los boletines y mensajes de los servicios de los correos electrónicos personales. También silencia las notificaciones de extraños y los mensajes automáticos.

4. Bloquear correos electrónicos no deseados: direcciones y dominios

Cuando se trata de filtrar el correo no deseado, algunos proveedores de correo electrónico hacen un mejor trabajo que otros. Incluso una opción popular como Outlook no es perfecta, lo que permite que llegue algo de correo no deseado.

Sin embargo, si alguien te está enviando spam, puedes bloquear su dirección de correo electrónico. También puede bloquear todo el dominio si descubre que recibe correos electrónicos de diferentes nombres de usuario, pero la misma dirección web.

Si usa Outlook, puede encontrar esta función en la Correo no deseado sección de la Correo pestaña en Configuración y Ver todas las configuraciones de Outlook. Gmail es otro proveedor que te permite bloquear fácilmente las direcciones de correo electrónico y empresas.

Si usa otro proveedor de correo electrónico, verifique esta función buscando bloquear dominio de correo electrónico y el nombre del proveedor que utiliza.

Tenga en cuenta que es mejor no hacer clic en cancelar suscripción dentro de un correo electrónico no deseado, ya que podría llevarlo a un sitio incompleto que busca obtener su información personal. De hecho, evite interactuar con ellos a menos que los marque como spam o los elimine.

Aumente su productividad limitando los correos electrónicos

Un correo electrónico es una herramienta útil en la comunicación. Sin embargo, también puede convertirse en una distracción cuando no estamos prestando mucha atención.

Si descubre que pasa mucho tiempo en su bandeja de entrada, ¿por qué no prueba uno o más de estos consejos para ver si le ayuda?

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