Cómo numerar filas en Microsoft Excel

Formatear datos en Microsoft Excel puede ser complicado, especialmente cuando necesita modificar un gran conjunto de datos ya completado. Numerar las filas en Excel es un ejemplo de dicho formato.

Si un conjunto de datos es pequeño y continuo, uno puede numerar fácilmente sus filas manualmente o mediante una secuencia de autocompletado. Cuando el conjunto de datos es grande e inconsistente, es necesario agregar o eliminar algunos datos del medio, o cuando necesita filtrar los datos en una columna específica, la numeración se desordena.

Exploremos diferentes formas de numerar filas de conjuntos de datos consistentes e inconsistentes (filas vacías) en Microsoft Excel.

1. Numeración de filas de un conjunto de datos consistente en Excel usando el controlador de relleno y la serie de relleno:

Usar el controlador de relleno o la serie de relleno es la forma más fácil de numerar filas cuando tiene un conjunto de datos coherente sin filas vacías.

Para una mejor comprensión, apliquemos ambas formas de numerar filas a un conjunto de datos que se muestra a continuación:

Para numerar filas con Manija de relleno, siga estos pasos:

1. Poner 1, 2 y 3 en celdas A2, A3 y A4.
2. Seleccione las celdas A2 a través de A4.
3. A icono más aparecerá en la esquina inferior derecha de la última celda seleccionada cuando el cursor se desplace sobre ella.
4. Al hacer clic dos veces en él, se enumerarán todas las filas continuas debajo de él.

Por lo tanto, si no aparecen filas vacías en todo el conjunto de datos, es un método rápido para numerar filas. Sin embargo, Fill Handle no funciona en estos dos casos:

1. Siempre que el controlador de relleno encuentre una inconsistencia (una fila vacía), se detendrá automáticamente.
2. Si la columna adyacente donde está utilizando el controlador de relleno está vacía, no funcionará.

Sin embargo, existe una solución para esto, a saber, el autocompletado manual de la secuencia. De esta manera, incluso si hay una inconsistencia en el conjunto de datos o si la columna adyacente está vacía, aún puede numerar las filas hasta el final.

El llenado automático es tan simple como arrastrar la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas donde se muestra el signo más y extenderlo hasta el final.

Pero este método no es viable debido a las siguientes razones:

1. También enumera las filas vacías que se interponen en su camino, lo que, por supuesto, no queremos.
2. Arrastrar manualmente un conjunto de datos al final se vuelve problemático si el conjunto de datos es extenso.

Como alternativa, puede usar el método Llenar serie si no desea arrastrar secuencias manualmente en un conjunto de datos grande pero aún desea completar automáticamente los datos hasta el final. Veamos cómo funciona.

1. Tenga en cuenta el número total de filas llenas en el conjunto de datos presionando CTRL + Fin.
2. en la celda A2, ingresar 1.
3. Seleccione Serie desde el Llenar desplegable en el Edición sección de la Casa pestaña.
4. Escoger columnas en Serie en y Lineal en Escribe.
5. Colocar Valor de parada al número total de filas llenas y Valor de paso para 1.
6. Hacer clic OK.

Las filas se numerarán automáticamente hasta la última llena, incluidas las vacías. Aunque elimina el arrastre manual y no detiene el llenado en la fila vacía, no funcionará al hacer hojas de cálculo profesionales ya que numera las filas vacías, lo que no queremos.

Además, dado que ambos métodos son estáticos, si elimina una fila y la mueve o la reemplaza, deberá volver a numerarla. Sin embargo, ambos métodos son fáciles de usar y funcionan bien cuando los datos son consistentes.

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Veamos cómo numerar conjuntos de datos inconsistentes con filas vacías usando las funciones COUNTA y IF.

2. Uso de funciones COUNTA e IF para numerar filas en un conjunto de datos inconsistente

La función COUNTA salta las filas vacías mientras numera las llenas en secuencia. Para ver cómo funciona, apliquémoslo a un conjunto de datos inconsistente:

1. Considere el siguiente conjunto de datos:
2. Complete la siguiente fórmula en la celda A2:

   =SI(ESTÁ EN BLANCO(B2),"",CONTARA($B$2:B2))

3. Usando autocompletar, complete las celdas restantes a continuación.

Puede ver que omitió las celdas vacías mientras enumeraba solo las llenas en orden. Aquí, la función IF decide si la celda adyacente está vacía. Deja las filas vacías si las celdas adyacentes están vacías y las cuenta si están llenas.

Además, este método de numeración de filas es dinámico, por lo que cuando agrega, reemplaza o elimina una fila, la numeración se actualizará automáticamente.

Sin embargo, ¿qué sucede si necesita completar el conjunto de datos y desea mantener los números de fila? En este caso, la combinación de IF y COUNTA no ayudará, ni tampoco Fill Handle o Fill Series.

Luego, puede optar por otro enfoque, utilizando la función SUBTOTAL para mantener la numeración de filas en la hoja de datos mientras filtra los datos.

3. Uso de la función SUBTOTALES

Veamos la sintaxis de la función SUBTOTAL antes de aplicarla al conjunto de datos.

=SUBTOTAL(función_num, rango 1, [rango 2..])

Rango 1 indica el rango del conjunto de datos donde se va a aplicar la función. los núm_función indica dónde se encuentra la función deseada en la lista, como se muestra a continuación.

Para numerar filas usando SUBTOTAL, siga estos pasos:

1. ir a la celda A2.
2. Allí, ingresa la siguiente fórmula:

   =SUBTOTAL(3,B2:$B$2)

3. Complete la secuencia para completar las entradas en las celdas a continuación.

Ahora, como se muestra a continuación, cuando filtre los datos en cualquier otra columna, la numeración de las filas cambiará automáticamente en el orden correcto.

Comparación de los usos de cada método

Repasemos brevemente dónde son útiles los tres métodos:

1. Siempre que tenga datos consistentes sin filas vacías, puede usar el identificador de relleno o la serie de relleno para numerar las filas.
2. Si los datos son inconsistentes y solo necesita numerar las filas (sin filtrarlas más adelante), puede usar el segundo método de combinar la función COUNTA con una función IF.
3. La función SUBTOTAL funcionará siempre que necesite filtrar datos mientras mantiene la numeración de filas.

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De esta manera, sin importar si los datos son consistentes o no, puede numerar las filas fácilmente. Elija el método que mejor se adapte a sus necesidades.

Además de estos tres métodos, también puede usar la función ROW y crear una tabla de Excel para numerar filas, pero cada uno de estos enfoques tiene sus limitaciones.

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