5 beneficios de ahorro de tiempo del uso de software de gestión de proyectos

El trabajo en equipo hace que el sueño funcione, excepto cuando se trata de errores de comunicación. Cuando se habla de un nuevo proyecto, la comunicación excesiva, la falta de comunicación y los malentendidos pueden llevar mucho tiempo.

Probablemente haya pasado algún tiempo buscando fragmentos de información o archivos que viven en nuestras bandejas de entrada, mensajería instantánea o notas adhesivas de reuniones y llamadas telefónicas.

Si puede relacionarse, puede beneficiarse del uso de un software de gestión de proyectos. En este artículo, lo guiaremos a través de una lista de beneficios que ahorran tiempo que ofrece este tipo de software, con ejemplos de ClickUp, Notion y Asana. Incluso si trabaja solo, puede encontrar algunas conclusiones.

1. No más envíos y búsquedas a través de correos electrónicos

Gracias al software de gestión de proyectos, puedes deshacerte del envío de correos electrónicos de tareas.

En su lugar, puede utilizar la columna de asignado en su hacer clic tableros de proyectos. Esto le permite asignar la propiedad de un proyecto a otra persona.

Una vez que haya agregado la descripción del proyecto, la fecha de vencimiento y cualquier otro detalle que desee incluir, simplemente agregue a su compañero de trabajo a esta columna y recibirá una notificación o la verá en su lista de tareas lista.

Si desea que más de una persona tome posesión del proyecto, puede habilitar una columna de asignaciones múltiples utilizando ClickApps de ClickUp.

Tiene la opción de habilitar esto al crear su espacio de trabajo. Sin embargo, si necesita agregarlo más tarde, diríjase a su avatar de perfil en la esquina inferior izquierda y haga clic para encontrar ClickAplicaciones en el menú.

Desde allí, desplácese por las opciones para encontrar Múltiples cesionarios, actívelo y márquelo para el espacio de trabajo en el que le gustaría usarlo.

La columna del asignado es para aquellos que toman medidas en un proyecto. Si desea copiar a alguien en el proyecto, agréguelo como observador haciendo clic en el símbolo del ojo en la esquina superior derecha de la tarjeta de tareas.

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Ahora los asignados y los observadores están al tanto de las actualizaciones posteriores, incluida la persona que creó la tarea, y nadie necesita desplazarse por un correo electrónico de 50 subprocesos para obtener detalles.

2. Menos reuniones innecesarias

Si alguna vez escuchó a alguien decir que una reunión podría haber sido un correo electrónico, también podría ser una página en Notion.

En lugar de reunirse o realizar una sesión de lluvia de ideas para proyectos e ideas más pequeños, cree una nueva página y colabore dentro.

Si eres nuevo en Notion, el Tareas de equipo la plantilla lo ayudará a comenzar. Para crear una nueva página en el vista del tablero de esta plantilla, haga clic en el botón Agregar en la parte inferior de su columna. Si tu prefieres vista de la lista, simplemente agregue una nueva línea a su lista.

Antes de agregar a sus compañeros de equipo, complete las propiedades, como la fecha de vencimiento y la prioridad, así como los detalles e ideas que tenga. Incluya un mensaje para que sus compañeros de trabajo agreguen sus pensamientos y sugerencias, y luego agréguelos como asignados.

También puede llamar a esta propiedad compañeros de equipo si prefiere algo más neutral.

La imagen de ejemplo usa una llamada para resaltar el propósito de la página. A continuación, cualquiera puede agregar información usando texto, encabezados, imágenes, archivos adjuntos, enlaces y muchos otros comandos útiles.

Además, si usted o un compañero de trabajo eliminan accidentalmente algo significativo, pueden ver versiones anteriores de la página haciendo clic en el ícono del reloj en la esquina superior derecha.

3. No es necesario explicar el proyecto varias veces

No necesita demasiadas columnas o propiedades para asegurarse de que los detalles de su tarea sean claros y consistentes. De hecho, es probable que pueda salirse con la suya usando solo el cesionario, la fecha de vencimiento y la prioridad.

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Antes de agregar a sus compañeros de trabajo como asignados o colaboradores a una tarea en su gestión de proyectos software, complete la información en cada columna y abra la tarjeta o página de la tarea para completar el descripción.

Esto es lo que parece usar un diseño simple en la versión gratuita de Asana.

Gracias al diseño claro y las etiquetas, todos sabrán quién es un cesionario o colaborador una vez que los agregue. También tendrán instrucciones claras sobre cuándo es la fecha de vencimiento, el nivel de prioridad de la tarea y a qué proyecto o sección contribuye la tarea, además de los detalles.

4. Evitas responder la misma pregunta una y otra vez

Si alguien pide una aclaración a través de Slack o de un correo electrónico, no todo el mundo tiene acceso a la respuesta. Si preguntan en la sección de comentarios de la tarea respectiva en su software de gestión de proyectos, todos lo verán.

Aquí hay un ejemplo usando ClickUp.

Lo excelente de los comentarios de ClickUp es que cada uno crea un hilo nuevo. Si recibe dos preguntas, puede responderlas por separado seleccionando respuesta debajo del comentario. También puede asignar a alguien a la pregunta si cree que puede tener una mejor respuesta.

La pregunta y la respuesta públicas deben evitar que surjan las mismas preguntas. Pero si vuelve a recibir la pregunta y no es una respuesta rápida, puede orientar a su compañero de trabajo en la dirección correcta asignándole también la respuesta.

5. Mucho menos perseguir a otros por su trabajo o buscar archivos

Dado que el software de gestión de proyectos promueve la colaboración, tiene muchas herramientas para comunicarse con sus compañeros de trabajo. Si desea una actualización de estado rápida, todo lo que necesita hacer es etiquetarlos en un comentario, en Notion. Puede hacerlo utilizando un a la señal (@) y seleccionando su nombre en la barra de búsqueda.

Tampoco tendrá que revisar los correos electrónicos ni pedirles a sus compañeros de trabajo que le envíen un documento por correo electrónico, ya que pueden agregarlos directamente en la copia de la página del proyecto. Sin embargo, si desea que los documentos aparezcan en el mismo lugar cada vez, puede agregar una columna de documento a su página del tablero de proyecto.

Una columna de documentos funciona de maravilla si tiene un compañero de equipo conocido por pedirle que vuelva a enviar un archivo cada vez que lo pierde. Puede decirles amablemente que está allí en el tablero del proyecto si vuelven a perder el rastro.

Aumente su productividad con el software de gestión de proyectos

El trabajo en equipo es divertido, especialmente cuando un proyecto se desarrolla sin problemas. Al administrar sus tareas en el software de administración de proyectos, puede ayudar a reducir la fricción y ahorrarle mucho tiempo a usted y a sus compañeros de trabajo al mantener todo organizado en un solo lugar.

Incluso si trabaja solo, se beneficiará de saber dónde encontrar todos los detalles y documentos que necesita. El software que elija depende de usted. Con muchas opciones excelentes disponibles, es más que probable que encuentre una que funcione para usted y su equipo.

Notion, ClickUp y Asana son excelentes opciones si está buscando algunas sugerencias para comenzar.

Click Up vs. Asana: ¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos?

Hay muchas opciones para el software de gestión de proyectos, aquí hay algunos consejos para ayudarte a elegir entre Asana y ClickUp.

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