Cómo tomar notas durante las reuniones de Zoom como un profesional

Ya sea una reunión de equipo o una llamada de cliente, las reuniones de Zoom se han convertido en una parte esencial de la vida de todos los trabajadores remotos. Sin embargo, la mayoría de la gente olvida la discusión después de que termina la reunión. No recordar los aspectos más destacados de la reunión puede volverlo ineficiente, lo que puede conducir a la improductividad. Entonces, ¿cómo te mantienes al tanto de todas tus reuniones en línea?

Ingrese las notas de la reunión. Si bien este no es un concepto nuevo, muchas personas no cuentan con el sistema de toma de notas adecuado para ayudarlos a mantenerse al día con sus llamadas. Pero, ¿cómo se toman notas durante las reuniones de Zoom? Vamos a averiguar.

Notas de la reunión vs. Minutos: ¿Cuál es la diferencia?

La mayoría de las veces, las personas usan notas de reuniones y actas de reuniones indistintamente. Sin embargo, no son lo mismo y comprender sus diferencias puede ayudarlo a aumentar su eficiencia.

Las notas y las actas son acciones que registran los puntos esenciales discutidos en una reunión, pero están dirigidas a cosas diferentes. Las notas de la reunión son información abreviada sobre ideas, planes, metas, acciones, fechas límite mencionadas en la reunión. Puede modificar el contenido dependiendo de su propósito e intención.

Por otro lado, las actas de las reuniones son detalles formales que pueden servir como documentación legal de la reunión, que los auditores y los tribunales pueden ver. Esencialmente, las actas capturan información como los asistentes y ausentes de la reunión, los temas discutidos, la hora de inicio y finalización de la reunión, las decisiones tomadas y más. Los minutos siguen una cierta estructura, a diferencia de las notas que se pueden cambiar.

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Cómo tomar notas en una reunión de Zoom

Además del uso personal, las notas de las reuniones también pueden servir como un recurso para que las usen sus colegas, especialmente si está dispuesto a compartir las suyas. Dado que tienen toda la información vital discutida en una reunión, puede ayudar a aumentar la productividad de su equipo.

Sin embargo, las notas de la reunión deben tener una estructura. De lo contrario, nadie los entenderá. Así es como puede tomar notas de la reunión como un profesional:

1. Familiarícese con los conceptos básicos de la toma de notas

Al tomar notas, hay varios temas que debe cubrir. A continuación se detallan las cosas que debe incluir:

REUNIÓN PREVIA: Antes de que comience la reunión, anote los detalles que ya están disponibles para que no pierda tiempo. Aquí están ellos:

• Fecha y hora: Esto te ayudará a organizar y clasificar bien tus notas.
• Asistentes y tipo de reunión: ¿Es una llamada de un cliente o una reunión de equipo? ¿Quién asistió?
• Agenda: Resumen de lo que trata la reunión.
• Ideas: ¿Tiene algo que le gustaría compartir durante la reunión? Anótalos, para que no los olvides.

DURANTE LA REUNIÓN: Una vez que comience la reunión, puede enfocar su toma de notas en cosas importantes mencionadas durante la reunión, como:

• Elementos de acción: Si hay algún plan discutido durante la reunión, escríbalo. Proporcione los detalles mencionados, como las personas involucradas, la asignación y las responsabilidades, el cronograma y la fecha de vencimiento.
• Hechos: Cualquier hecho importante declarado durante la reunión.
• Pregunta y respuesta: Registre las preguntas formuladas en la reunión y sus respuestas, para que pueda consultarlas si lo necesita.

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2. No grabes todo lo que escuchas

Tomar notas no se trata de capturar todo lo que se menciona durante el reunión de zoom. Escribir toda la reunión es un enfoque de la vieja escuela; Los profesionales ya no hacen eso. Si prueba el método anterior, lo más probable es que falle. Esto se debe a que todo el proceso lleva mucho tiempo y anula el objetivo principal de tomar notas. También lo confundirá a usted o a quien lo lea, ya que contendrá información redundante que es innecesaria.

En su lugar, registre solo palabras clave y elementos de acción. Básicamente, toma palabras clave y crea un resumen del punto y todo lo que debe hacerse con él. Puede ver los conceptos básicos de la toma de notas para mantener sus notas concisas y fáciles de entender.

3. Crear una plantilla

Para que todo el proceso de toma de notas sea más rápido, debe crear una plantilla. Esto le ahorra tiempo al pensar qué detalle va a dónde. Al mismo tiempo, no necesita dedicar más tiempo a editarlo después de la reunión, ya que ya está formateado.

Puede crear una plantilla que se adapte a sus necesidades, o también puede seguir diferentes estrategias para tomar notas. Por ejemplo, puede probar el método de los cuadrantes y dividir sus notas en cuatro secciones: preguntas, tareas pendientes, asignaciones y notas. Si eres una persona visual, un mapa mental puede ser una plantilla ideal.

Aparte de las estrategias, también puede utilizar aplicaciones para tomar notas para que te sea más fácil organizarlo todo. Algunas aplicaciones ya tienen una plantilla lista para usar, por lo que no necesita pensar en crear o encontrar una.

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4. Defina su objetivo

Si desea tener éxito al escribir notas de reuniones de Zoom, lo más importante que debe considerar es su objetivo. Pregúntese: ¿Por qué está escribiendo notas? ¿Quieres usar esto para ser eficiente y avanzar en tu carrera? ¿Estás escribiendo notas como parte de tu trabajo? ¿Quieres compartirlos? ¿Lo estás haciendo para ser más organizado? ¿Qué quieres sacar de ello?

Definir su objetivo de tomar notas le permite estar más motivado para hacerlo mejor. Si sabe lo que quiere lograr, escribir notas de reunión se convierte en un paseo por el parque, ya que tendrá una comprensión más clara de cuál es el resultado deseado. Recuerde, sus notas de la reunión deberían ayudarlo a mejorar en su carrera. Esto no es solo algo que haces; puede ayudarlo significativamente a progresar y ser mucho más efectivo en el trabajo.

¿Es práctico tomar siempre notas durante las reuniones de Zoom?

No siempre tiene que tomar notas durante las reuniones. Sin embargo, debe aprender a evaluar la importancia de cada llamada que toma. Por ejemplo, si es solo una llamada de alineación y no se mencionan detalles importantes, puede omitir las notas y concentrarse en la llamada en sí.

Aún así, tomar notas es una habilidad esencial que debe aprender para avanzar en su carrera. Además de ayudar a la eficiencia, puede conducir a una mejor retención, lo que puede mejorar su memoria a largo plazo. También genera responsabilidad y aumenta el rendimiento de sus compañeros de equipo, lo que les permite ser más conscientes de lo que se supone que deben hacer. Por último, da dirección, para que sepas dónde centrar tu atención.

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