5 consejos efectivos para mejorar tu comunicación escrita

¿Lees algunos mensajes de tus compañeros que te molestan? Puede que los mensajes no sean insultantes, pero el tono está mal. Te sientes ofendido y eso se refleja en cómo te relacionas con ellos. Probablemente no quisieron hacer daño, pero usaron una elección incorrecta de palabras.

La comunicación escrita puede ir hacia el sur de muchas maneras. Tienes que ser deliberado en mejorar la forma en que te comunicas por escrito, para que tus intenciones no se malinterpreten.

¿Qué es la comunicación escrita?

La comunicación escrita es el proceso de envío de mensajes de texto e instrucciones a través de cartas, informes, manuales, etc.

Utilizada para transmitir información en el lugar de trabajo, la comunicación escrita a menudo adopta un enfoque formal. Está contenido en documentos oficiales que sirven como evidencia y punto de referencia.

Los nuevos desarrollos se comunican al equipo por escrito. Cuando los miembros del equipo exhiben un comportamiento rebelde, se les envía una consulta a través de una comunicación escrita y responden de la misma manera.

A diferencia de la comunicación verbal que puede olvidarse si no se registra, la comunicación escrita dura mucho tiempo, especialmente si no se manipula.

Los desafíos de la comunicación escrita

Al igual que con otras formas de comunicación, el objetivo de la comunicación escrita se frustra si los destinatarios no entienden el contenido del mensaje.

La comunicación escrita tiene varios contratiempos que pueden alterar el sentido del mensaje o la intención del emisor. Echemos un vistazo a algunos de ellos.

1. Una falta de claridad

La comunicación pierde su esencia cuando es compleja. La elección de las palabras utilizadas por el remitente en la comunicación escrita puede confundir al receptor. Y dado que el remitente no está disponible para aclarar las cosas, la confusión persiste.

Si los empleados se sienten obligados a tomar medidas al recibir mensajes escritos complejos, pueden terminar cometiendo errores debido a la falta de comprensión de los mensajes.

Los errores cometidos en el trabajo como resultado de problemas de claridad son un revés para la organización, ya que se desperdician tiempo y recursos.

2. Limitación de tiempo

El flujo de trabajo más eficiente es el que está en constante movimiento. Los miembros del equipo deben obtener cualquier información que necesiten al instante y aplicarla a su trabajo. Pero ese no es siempre el caso con la comunicación escrita.

En la comunicación escrita, el emisor envía el mensaje al receptor. En lugar de obtener una respuesta instantánea, deben esperar hasta que el receptor reciba el mensaje y luego responda. El tiempo invertido en el medio puede ser costoso en situaciones urgentes. Es posible que el daño ya esté hecho antes de que se recopilara la información.

3. Falta de flexibilidad

El mensaje que envió a un colega en el trabajo podría contener información inexacta. Es posible que desee actualizar el mensaje para mayor claridad. Pero una vez que ya lo has enviado, no puedes hacer eso.

Debe escribir otro mensaje desde cero que aborde la información errónea o incluya las actualizaciones que desea transmitir. Hacer todo eso es estresante, especialmente cuando tienes mucho trabajo entre manos.

4. Retraso en la toma de decisiones

Tomar decisiones en el lugar de trabajo requiere cierto nivel de velocidad. Todos los involucrados en el proceso de toma de decisiones deben estar actualizados con los últimos desarrollos y hacer sus aportes de manera oportuna.

Cuando el proceso de toma de decisiones se coordina con la comunicación escrita, el tiempo dedicado a recibir, leer y responder al mensaje retrasa el proceso de toma de decisiones. Puedes mejorar tu grupo proceso de toma de decisiones con las herramientas adecuadas.

5 formas de mejorar tu comunicación escrita

Si desea prosperar en su trabajo o carrera, debe prestar más atención a su comunicación escrita. Y eso es porque te comunicas con la gente por escrito casi todos los días.

Asegurarse de que entienden los mensajes que les transmite ayuda a obtener la respuesta deseada. A la luz de esto, analicemos algunas formas en que puede comunicarse mejor por escrito.

1. Identificar el objetivo

¿Qué estás tratando de lograr con el mensaje? Es importante que identifiques esto al principio, para que puedas articular tus pensamientos en esa dirección. Puedes hacer que la gente abre y lee tus correos electrónicos fácilmente con una escritura efectiva.

Un mensaje escrito sin un objetivo claro en mente es como un comentario continuo. Tendrás una página completa de contenido sin decir nada concreto. El contenido de su mensaje puede ser engañoso para el receptor si no descubre su objetivo.

2. Ponte en los zapatos del destinatario

La comunicación escrita no da en el blanco si el destinatario no tiene la información previa o el contexto necesarios para comprender el mensaje que está leyendo. Si le escribes a alguien y le mencionas cosas que no conoce, se perderá.

Ponte en el lugar del lector mientras redactas tu mensaje. ¿Cuánto saben sobre el tema? ¿Necesitan antecedentes o contexto?

Comprender el estado mental del lector con respecto al tema también lo ayuda a elegir las palabras y el tono correctos para transmitir su mensaje.

3. Anota ideas

Después de haber hecho una nota mental para escribir un mensaje, comience a prepararse con anticipación anotando las ideas que le vengan a la mente.

Dado que no puede recuperar fácilmente su mensaje del receptor para realizar ediciones o actualizaciones, anote todos sus puntos de antemano, para que pueda incluirlos en su mensaje.

No tienes que llevar un cuaderno para ese propósito. Una aplicación para tomar notas como nota simple hace que sea más fácil para usted anotar sus ideas en sus dispositivos móviles mientras viaja. Puede acceder a sus notas de forma remota siempre que las necesite.

4. Sea claro y simple

Las comunicaciones escritas más eficaces son claras y sencillas. Ahora no es el momento de impresionar a su lector con grandes palabras y expresiones gramaticales.

Hay una tendencia a querer parecer inteligente con el uso de palabras elegantes, pero eso es contraproducente en la comunicación escrita. Recuerda, no estarás físicamente presente cuando el lector lea el mensaje. Entonces, no puedes aclarar las cosas si confunden al lector.

Si está trabajando en un proyecto, puede escribir una declaración de propósito de proyecto asesino con una comunicación escrita efectiva.

5. Editar a fondo

Leer mensajes con errores gramaticales y errores tipográficos es un desvío. Ahórrese la molestia a su destinatario editando sus mensajes a fondo antes de enviarlos.

Resiste la tentación de enviar mensajes escritos con prisa. No importa cuán urgente sea, haz tiempo para editarlo. Puede haber palabras, expresiones y errores innecesarios en los mensajes. Revisarlos una vez más te ayudará a detectarlos, pero eso no sucederá si no le dedicas tiempo. aplicaciones como gramaticalmente son geniales para editar y afinar su escritura.

Si tiene la reputación de enviar mensajes llenos de errores, la gente se resistirá a leer sus mensajes. Permitirán que sus mensajes permanezcan hasta que tengan la fuerza mental para soportar el estrés que les causa leer su contenido.

Transmitir sus mensajes de manera efectiva

Las interacciones verbales en el trabajo pueden ser ruidosas. La comunicación escrita ayuda a crear algo de tranquilidad. Los compañeros de equipo pueden comunicarse en cualquier situación sin llamar la atención.

Una vez que tu comunicación escrita sea clara y con el tono adecuado, podrás lograr que la gente haga lo que tú quieras sin hacer un seguimiento para aclarar las cosas. También construyes una reputación para ti mismo como alguien que se comunica de manera efectiva.

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