Las 10 mejores maneras para que los administradores de Office aprovechen al máximo Google Workspace

Un profesional administrativo tiene que lidiar con grandes cargas de trabajo y horarios exigentes. Sin embargo, las aplicaciones adecuadas pueden ayudarlos a automatizar las tareas y hacer que los procesos sean fluidos.

Si usa Google Workspace en su organización, puede usar sus herramientas para realizar responsabilidades comunes. Siga leyendo para saber cómo los administradores ejecutivos pueden usar Google Workspace.

1. Planificar y organizar eventos de equipo

Antes de organizar viajes para colegas, es posible que desee conocer sus preferencias de hoteles y vuelos. Utilice Formularios de Google para realizar una encuesta sobre las opciones de vuelo y hotel antes de tomar la decisión final.

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Mientras administran eventos en viajes para un equipo, los administradores pueden crear una lista de correo de grupo en Gmail al incluir a todos los participantes en ese evento. Les evitará enviar correos electrónicos individuales a cada participante. Envíe un correo electrónico al grupo y todos los miembros recibirán actualizaciones importantes.

Muchos ejecutivos administrativos necesitan trabajar como asistentes del gerente. Ya sea que necesite usar este sombrero por tiempo limitado o indefinido, debe hacerlo con total dedicación.

Con la ayuda de las herramientas de Google Workspace, como Gmail, Contactos y Calendario, puede comunicarse sin problemas en su nombre. Todo lo que necesita hacer es tener acceso a su cuenta de Google Workspace en su computadora. O bien, puede conectar su cuenta de correo electrónico a su Gmail mediante IMAP.

3. Organice la correspondencia con la bandeja de entrada filtrada

Recibir cientos de correos electrónicos en su bandeja de entrada todos los días puede ser estresante. Pero, al organizar su bandeja de entrada, puede mantener las cosas ordenadas. Cuando tienes Gmail como parte de Espacio de trabajo de Google, no necesita usar ningún otro cliente de correo electrónico.

Gmail le permite crear etiquetas para diferentes remitentes, por lo que los correos electrónicos entrantes van a carpetas separadas. También puede hacer que Gmail destaque, reenvíe o elimine automáticamente cualquier correo electrónico en particular para mantener su bandeja de entrada libre de correos electrónicos innecesarios.

4. Administre correos electrónicos sin esfuerzo con plantillas y firma

Escribir repetidamente los mismos mensajes de correo electrónico puede ser aburrido e irritante. Puede crear plantillas para los mensajes más utilizados en Gmail. Le permite crear hasta 50 plantillas para cada cuenta, para que pueda ahorrar un tiempo valioso.

También puede utilizar esta función de plantilla para guardar varias firmas. Cuando redacte un correo electrónico, elija la plantilla adecuada con la firma adecuada según a quién represente.

5. Comuníquese al instante con Google Chat

Ya sea que necesite ponerse en contacto con su jefe sin molestarlo con llamadas telefónicas o desee tener una conversación rápida con un empleado, el chat instantáneo es la mejor opción. Con Google Chat, puede preguntarles cualquier cosa y ellos pueden responderle al instante.

Aunque es posible que las personas no siempre puedan atender una llamada telefónica, pueden consultar las preguntas que hizo en el chat. Si están ocupados, pueden comunicarse con usted en el momento que les resulte conveniente.

6. Cree una lista de tareas pendientes y reciba notificaciones

Crear una lista de tareas pendientes para tus tareas importantes es obligatorio si no quieres olvidarlas. Con Google Workspace, no es necesario utilizar una aplicación de lista de tareas por separado. Con Google Keep, puede crear una lista de tareas que quieren hacer. Pueden usar esta herramienta en línea durante las reuniones para tomar notas.

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Más tarde, los administradores también pueden compartir el documento de Keep con otras partes relevantes. Pueden usar Google Calendar y agregar tareas como eventos para recibir recordatorios de tareas. Además, esta aplicación te permite personalizar la hora de los recordatorios para cada tarea o evento.

7. Solicitudes de instalaciones coordinadas

Como administrador de la oficina, a menudo es difícil hacer un seguimiento de todas las solicitudes de instalaciones que hacen los empleados. Con Google Forms, puede recopilar todas las solicitudes en un solo lugar. Cree un formulario para solicitudes de servicio como mantenimiento y catering.

Compártalo con todos los empleados, y cuando alguien lo llene, recibirá una notificación por correo electrónico y una dirección así de rápido. Puede proporcionar acceso a los datos de los formularios a otro personal administrativo para que varias personas puedan examinar las solicitudes a su conveniencia.

Los administradores pueden gestionar las solicitudes y realizar un seguimiento de las solicitudes completadas y pendientes mediante Hojas de cálculo de Google.

8. Acceso 24/7 al archivo desde cualquier lugar

Como administrador de la oficina, su deber no puede estar restringido a una hora de trabajo fija. Es posible que su organización quiera que acceda o comparta un determinado archivo inmediatamente, incluso fuera del horario de oficina. Por lo tanto, no puede confiar en las computadoras personales para almacenar documentos de oficina cruciales.

Use Google Drive para almacenar los archivos y documentos, para que pueda acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar. También le permite compartir los documentos con sus colegas.

Ya sea que llegue tarde a la oficina o necesite coordinarse con los administradores que trabajan en otro turno, el uso de Shared Drive para los compañeros de equipo garantizará un acceso seguro y sin esfuerzo.

9. Intercambio instantáneo de archivos y colaboración

¿Quieres compartir documentos al instante? Cree un documento y una hoja de cálculo en Google Workspace y compártalos al instante con tantas personas como desee. Puede asignar funciones mientras comparte para garantizar la seguridad y la integridad del archivo.

Aplicaciones como Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google también le permite comunicarse directamente desde el documento. Si desea que varios administradores trabajen en un archivo en tiempo real, nada puede ser mejor que las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google Workspace.

Estas aplicaciones admiten el trabajo colaborativo y muestran qué miembro del equipo realizó cambios en un documento.

10. Coordinar la disponibilidad para reuniones y capacitación

Coordinar la disponibilidad de los empleados para sesiones de formación y reuniones ya no debería ser un problema. La herramienta Calendario de Google Workspace le permite saber cuándo están disponibles todos y programar reuniones.

Los administradores pueden incluso crear calendarios separados para eventos, reuniones, capacitación y vacaciones para los equipos. Por lo tanto, los empleados también pueden ajustar sus horarios personales de acuerdo con los eventos que figuran en el calendario.

Google Workspace para administradores de Office

La responsabilidad de un administrador de oficina es coordinar y supervisar todo lo que sucede en la organización. Si bien la carga de trabajo a menudo puede pasar factura, el uso de las aplicaciones adecuadas puede facilitar las tareas para los administradores.

Las empresas que ya utilizan Google Workspace no necesitan herramientas adicionales para realizar la mayoría de las tareas administrativas. Ahora que sabe cómo utilizar las herramientas de Google Workspace, puede administrar los equipos, incluso si trabajan desde ubicaciones remotas.

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