Las 8 mejores formas de usar Google Sheets como un profesional

Hojas de cálculo de Google es un programa de hoja de cálculo ideal si desea simplicidad y resultados rápidos. Crear cuadros, gráficos o tablas precisos y de alta calidad es bastante fácil en esta aplicación de productividad de Google.

Puede aumentar su nivel de usuario de Hojas de cálculo de Google a profesional siguiendo unos sencillos pasos. Estos también impulsarán la entrega de tareas a un ritmo rápido y constante. ¡Este artículo le trae la receta secreta que los usuarios expertos de Google Sheets implementan para hacer las cosas!

1. Recopile datos automáticos mediante formularios de Google

Google Forms es una poderosa herramienta de recopilación de datos de Hojas de cálculo de Google. Puede crear un cuestionario o una encuesta de mercado con acciones intuitivas. Siempre puedes modificar el número de preguntas, el formato de respuesta e incluso quién puede interactuar con el formulario.

Puede agregar un formulario a su hoja de trabajo siguiendo estos pasos:

1. En la barra de herramientas, haga clic en Instrumentos y luego seleccione Crear un nuevo formulario.
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2. Clickea en el Añadir preguntas aquí banner para construir el formulario.
3. Los datos del formulario aparecerán en la Respuestas del formulario 1 hoja. Puede personalizar este nombre.
4. Desde el Instrumentos menú, haga clic en el Administrar formulario para acceder a acciones vitales de Google Forms en Google Sheets como Enviar el formulario, Desvincular formulario, y así.

Tu puedes ahora crear increíbles formularios de Google rápidamente en Hojas de cálculo de Google y recopile datos vitales para su trabajo sin depender de otra persona.

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2. Minimice las interacciones de la interfaz de usuario con accesos directos

Puede navegar más rápido en Hojas de cálculo de Google usando accesos directos. Los usuarios de Google Pro memorizan muchos atajos para evitar el uso del mouse. imprenta control + / para ver una lista de útiles accesos directos de Hojas de cálculo de Google en su pantalla.

Puede crear tablas de contenido manuales, enlaces de contenido, enlaces de sitios web y redirigir a otra hoja usando hipervínculos en Hojas de cálculo de Google. Pruebe los siguientes pasos para crear hipervínculos:

1. Haga clic derecho en una celda y luego seleccione Insertar el link.
2. Puede pegar una URL de un sitio web en el cuadro de búsqueda.
3. Puede elegir las sugerencias automáticas debajo del cuadro de búsqueda.
4. También puede hacer clic en Hojas y rangos con nombre para vincular a cualquier elemento de la hoja de cálculo existente.

3. Incrustar datos de hojas en documentos o diapositivas

Importe datos a Documentos o Presentaciones rápidamente desde Hojas de cálculo. El truco ahorra tiempo y te presenta como un profesional ante la audiencia. Pruebe estos pasos para importar/exportar datos a Documentos o Presentaciones desde Hojas de cálculo:

1. En el archivo de Documentos de destino, haga clic en Insertar y luego seleccione Gráfico.
2. Verás una opción Desde Hojas. Haz clic en eso.
3. Seleccione cualquier hoja que tenga gráficos para ver una vista previa.
4. Elija uno y haga clic en Importar.
5. Como alternativa, copie el gráfico de Hojas de cálculo y péguelo en el archivo de Documentos. Este método también funciona para datos tabulares.
6. Seleccione Enlace a la hoja de cálculo para un gráfico en vivo, o Pegar sin vincular para un gráfico fuera de línea.

En Presentaciones de Google, puede seguir los mismos pasos mencionados anteriormente para importar datos de Hojas de cálculo.

4. Bloquear celdas para hojas de trabajo colaborativas

Si pierde el tiempo comprobando la integridad de las fórmulas, es hora de que utilice la función de bloqueo de celdas. Es útil para hojas colaborativas donde los rangos de celdas específicos deben permanecer inalterados.

Para bloquear un rango de celdas u hojas, siga estos pasos rápidos:

1. Resalte un rango de celdas o una sola celda.
2. Haga clic en Datos en la barra de herramientas y luego seleccione Proteger hojas y rangos.
3. En el panel lateral derecho, cambie entre Rango o Hoja.
4. Haga su selección y luego haga clic en Establecer permisos.
5. Modifique la configuración de permisos y haga clic en Hecho.

Las celdas de bloqueo lo ayudan a proteger las guías de estilo de la hoja de cálculo, las fórmulas y las reglas de ingreso de datos.

5. Agregue valor a sus datos a través de imágenes

Las imágenes son excelentes elementos que transforman datos tabulares aburridos en informes animados. Hay muchas maneras de insertar imágenes en su hoja de trabajo.

También hay muchas razones, como crear un inventario de dispositivos de TI, hacer referencia al contenido del sitio web o crear diagramas de flujo significativos. Puede comenzar siguiendo estas instrucciones:

1. En la barra de herramientas, haga clic en Insertar y luego seleccione Imagen. Puedes elegir entre Insertar imagen en celda o Insertar imagen sobre celdas. De las seis fuentes que ve, seleccione cualquier URL, Fotos, Google Drive, etc.
2. Utilizar el URL de la imagen") fórmula en imágenes de importación a celdas directamente desde sitios web.
3. Desde el Insertar barra de herramientas, también puede seleccionar Dibujo para crear flujos de trabajo y diagramas de flujo manuales. El tablero de dibujo tiene elementos como líneas, formas, imágenes y cuadros de texto.

6. Plantillas para la gestión de datos

Las plantillas le permiten completar sus tareas aún más rápido. Hojas de cálculo de Google le ofrece plantillas prácticas que se adaptan perfectamente a varios escenarios de trabajo de la vida real. Además, estas plantillas son gratuitas, a diferencia de otras aplicaciones de hojas de cálculo que cobran por las plantillas.

Encontrará plantillas organizadas de acuerdo con sus funcionalidades, como personal, trabajo y gestión de proyectos. Si necesita ayuda con el manejo de datos, puede probar plantillas como la lista de tareas pendientes, el rastreador de inversiones de Google Finance, la lista del equipo, la hoja de tiempo semanal, el informe de gastos, etc.

Puede acceder fácilmente a las plantillas anteriores siguiendo estos pasos:

1. Desde una hoja de trabajo abierta, haga clic en Archivo y pase el cursor sobre Nuevo.
2. Verás Desde la galería de plantillas. Haga clic en eso para acceder a la biblioteca de plantillas.

7. Valide los datos en su hoja de trabajo

¿Con frecuencia extrae formatos de correo electrónico o URL incorrectos de la base de datos de su hoja de trabajo de clientes, clientes o suscriptores de boletines? Puede detener esto validando los datos de Hojas existentes usando varias fórmulas como ARRAYFORMULA (ISEMAIL (rango de celdas)).

Por ejemplo, la fórmula anterior valida un montón de direcciones de correo electrónico o URL para el formato correcto. La fórmula no puede decirle si el correo electrónico está activo o no. Pero puede evitar errores simples como perder el signo @ o los nombres de dominio.

8. Automatice las hojas de cálculo de Google usando macros

Usted puede usar macros para automatizar pasos repetidos en Hojas. Estos podrían ser personalizar el color de la celda, filtrar, clasificar, crear una fórmula, ajustar el tamaño de la fuente, etc. Experimentará una finalización de tareas más rápida con solo tocar algunos botones del teclado.

Consideremos que necesita obtener detalles del producto como calificación, volúmenes de revisión, precio, etc., de sitios de compras en línea. Luego, los filtra según el precio o la calificación y envía los datos a otro miembro del equipo para que siga trabajando.

Obtenga sus datos de investigación de productos de sitios de compras. Luego, comience a grabar una Macro seleccionando el Grabar macro en macros dentro de Extensiones barra de herramientas. Proceder con Referencias relativas y realice los pasos que habitualmente realiza. Ahora, guarde la macro y asígnele un acceso directo.

Para el próximo producto, simplemente presione el atajo de teclado para que esta macro analice automáticamente los datos después del paso de ingreso de datos.

Conviértase en un usuario profesional de Google Sheets sin esfuerzo

Puede probar los pasos anteriores la próxima vez que necesite crear un presupuesto mensual de gastos personales, una factura o algunos gráficos para su trabajo. Experimentará un trabajo de nivel profesional con un mínimo esfuerzo.

Hay más trucos que puedes aprender e implementar en Google Sheets, como fórmulas locas y visualización de datos.

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