Cómo escribir un correo electrónico eficaz rápidamente (4 herramientas de inteligencia artificial que puede usar)

A diferencia de los mensajes de texto normales, la redacción de correos electrónicos es diferente. La gente tiende a pensar demasiado cuando se trata de redactar un correo electrónico desde cero. ¿Se pregunta qué incluir, qué evitar y Dios sabe si lo que está escribiendo actualmente es correcto?

Como proveedor de servicios, tengo que escribir docenas de correos electrónicos todos los días. Y eso me convierte en la persona perfecta para responder a sus preguntas.

Con la información adecuada, escribir correos electrónicos efectivos más rápido se vuelve tan fácil como escribir un mensaje en una aplicación de chat. Luego, también puede usar herramientas de inteligencia artificial para acelerar el proceso. Así es cómo.

10 consejos para escribir correos electrónicos efectivos más rápido

1. Trate la línea de asunto como el resumen de su correo electrónico

Cuando tenga que enviar un correo electrónico, lo primero con lo que debe lidiar es escribir una línea de asunto poderosa. Es lo primero que ve su destinatario, y cualquier correo electrónico con una línea de asunto deficiente o sin asunto puede eliminarse o terminar en la carpeta de correo no deseado.

Por lo tanto, es posible que necesite un minuto extra para pensarlo y escribirlo. La forma más sencilla de evitar que las líneas de asunto sean generales o vagas es tratarlas como titulares. Todo lo que tiene que hacer es resumir su correo electrónico de una manera concisa pero informativa.

2. Saludarlos

Después de su línea de asunto, debe establecer el tono de su correo electrónico y dejar una impresión en su destinatario. Saludarlos, formal o informalmente, es la manera perfecta de hacerlo. Si está confundido, opte por la forma formal.

Estas son las diferentes formas de saludar a sus destinatarios:

• Hola: Esto es para conversaciones directas y amistosas.
• Hola: Es simple y educado.
• Querido: Es un poco antinatural, pero puede usarlo mientras se comunica con un ejecutivo o algo así.

3. Agregar una oración inicial

Después de saludar a su destinatario, debe sentir la necesidad de hablar sobre el tema de su correo electrónico, pero haga una pausa por un segundo. Antes de decir algo, escriba una oración de apertura para que su correo electrónico comience con un buen flujo.

Una de las mejores formas de hacerlo es agregando una línea de apertura.

A continuación, se muestran algunos ejemplos que puede utilizar directamente:

• Permítame presentarme.
• Es genial escucharlo de ti.
• Espero que estes bien.
• Me estoy comunicando con ____
• Gracias por la actualizacion.
• Me estoy registrando en ____
• Felicitaciones por su (logro reciente).

4. Presentarte

Si le envía un correo electrónico a alguien por primera vez, debe presentarse antes de hablar de cualquier otra cosa.

Aunque las personas suelen hablar durante horas, empiezan a sudar cuando se les pide que se presenten. No te preocupes. No tiene por qué ser así. Para hacerlo más fácil, utilice uno de los siguientes formatos.

• Mi nombre es (Nombre completo) y soy (Su función actual).
• Soy (Nombre completo) y trabajo para una / una empresa (Industria) llamada (Nombre de la empresa).

La mejor práctica es incluir solo una oración o dos sobre usted, y no más que eso.

5. Vaya al grano rápidamente

La mejor manera de asegurarse de que su correo electrónico sea valioso para el destinatario es convertirlo en una entrega rápida de la información que necesita. En otras palabras, vaya al grano más rápido.

Saludaste a tu destinatario, escribiste una línea de apertura / te presentaste, ahora escribe por qué le envías un correo electrónico. Si tiene que discutir varias cosas, priorícelas y comience su correo electrónico con lo más importante. Puede responder una pregunta o realizar una solicitud.

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6. Incluya una gran idea

Si su correo electrónico resulta ser un poco extenso, tome un consejo de la redacción de contenido habitual y agregue una conclusión o una gran idea al final.

Pondrá toda la atención en lo más importante. Por ejemplo, necesita hacer algo primero, o necesita una respuesta de inmediato para continuar con un proyecto, etc. También puede agregar una conclusión diciendo algo como: La principal conclusión de nuestra discusión es [____].

7. Manténgalo conciso

Un profesional promedio recibe más de cien correos electrónicos al día. Implica que la mayoría de las personas con las que contacta están ocupadas. No importa cuánto les gustes, probablemente no estarán dispuestos a ningún tipo de divagación. Por lo tanto, mantenga sus correos electrónicos breves y concisos.

Otra desventaja de los correos electrónicos extensos es que a veces se vuelven vagos, fuera del punto principal o incluso pueden generar malentendidos.

8. Sea respetuoso y generoso

La belleza de escribir correos electrónicos respetuosos y educados es que puede no estar de acuerdo con alguien, presentar opiniones alternativas o incluso pedir favores, pero aún así sonará bien para leer.

Si planea hacer algo así en su correo electrónico, considere primero agradecer a su destinatario o felicitarlo por su trabajo o ideas. Luego, presente su opinión sin decir directamente que lo que hicieron fue malo o completamente incorrecto.

9. Agregar una oración de cierre

Su línea de cierre depende del tipo de respuesta que espera de la persona a la que le está enviando un correo electrónico. Puede optar por finalizar su correo electrónico con una declaración o una pregunta cerrada, según el contexto. Sin embargo, evite a toda costa cerrar con una pregunta abierta.

Eso se debe principalmente a que una declaración y una pregunta cerrada le dan una dirección a su conversación, mantienen las cosas en el camino correcto y garantizan una respuesta.

Sin embargo, una pregunta abierta aumenta innecesariamente el hilo de discusión. Además, si te comunicas con alguien que está completamente ocupado, es posible que tu correo electrónico se ignore por completo.

A continuación, se muestra un ejemplo de una pregunta cerrada.

Discutámoslo más a fondo durante una llamada. ¿A qué hora te conviene más? [Hora 1] [Hora 2] [Hora 3]

Facilita el proceso de toma de decisiones para su destinatario.

Por otro lado, aquí hay un ejemplo de una pregunta abierta.

Podemos discutirlo más a fondo mediante una llamada. Entonces, ¿cuándo estás libre?

Presiona al destinatario para que consulte su calendario antes de responder, lo que dificulta la acción.

Además, una declaración también puede ser una buena idea para agregar a un correo electrónico. Por ejemplo:

Espero tener noticias tuyas / trabajar contigo. Que tenga un lindo día. Gracias.

10. Cerrar sesión

Finalmente, puede finalizar su correo electrónico con cualquiera de estas frases de cierre, según el contexto de su correo electrónico.

• Atentamente
• Saludos
• Atentamente
• Mejor
• Salud
• Los mejores deseos

Todos estos consejos son suficientes para ayudarlo a componer y responder a todos los correos electrónicos de la manera correcta.

Si está buscando conseguir nuevos proyectos o un nuevo trabajo, o si su trabajo actual requiere que envíe varios correos electrónicos por día, estas herramientas de inteligencia artificial pueden ser útiles.

Esta herramienta le ayuda a crear líneas de apertura personalizadas basadas en los datos del perfil de LinkedIn de sus destinatarios. Todo lo que tiene que hacer es agregar la URL de LinkedIn del destinatario en la herramienta y aparecerá con líneas de apertura únicas basadas en los detalles de su perfil.

La herramienta cuesta $ 36 por mes para hasta 200 líneas de apertura.

SmartWriter.ai lo ayuda a recopilar datos del perfil público de su destinatario y las noticias en las que se mencionan. Te ayuda a crear correos electrónicos personalizados para las personas con las que te comunicas.

Puede usarlo para enviar correos electrónicos fríos o mensajes de LinkedIn para la divulgación. La suscripción a la herramienta comienza desde $ 49 por mes.

Si está iniciando un nuevo negocio y necesita financiación, Snazzy.ai puede ser la herramienta perfecta para usted. Le ayuda con plantillas de correo electrónico para presentar VC o inversores ángeles.

Pero primero, deberá crear una cuenta en la plataforma. Para comenzar a enviar correos electrónicos, ingrese la audiencia a la que se dirige, las palabras clave que busca y la descripción de su oferta. Y le ahorrará mucho tiempo al proporcionar un primer borrador personalizado.

Después de eso, puede modificarlo un poco para garantizar la perfección. La suscripción comienza desde $ 25 por mes.

Esta es otra herramienta de inteligencia artificial que le ayudará a encontrar el gancho perfecto para sus destinatarios. Para comenzar con Lyne.ai, ingrese el CSV de sus prospectos con sus correos electrónicos de trabajo o sus URL de perfil de LinkedIn.

También puede decidir cuántas oraciones desea que escriba la herramienta para la apertura, por ejemplo, 1-2 oraciones o 3-4 oraciones, etc. La suscripción comienza en $ 99 por mes.

Escribir correos electrónicos nunca ha sido tan fácil

Si alguna vez le ha resultado difícil reunir todos los puntos para redactar un buen correo electrónico, su lucha termina hoy.

Utilice estos consejos o herramientas para escribir su próximo correo electrónico eficaz más rápido.

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