Cómo utilizar el método de inventario de compromisos para optimizar la gestión de tareas

¿Alguna vez ha sentido que tiene tanto que hacer y no tiene suficiente tiempo para hacerlo? Si es así, probablemente pertenezca a la mayoría de la población. Ya sea que se trate de responsabilidades laborales o del hogar, siempre hay algo que debe hacerse.

Es posible que haya probado todo tipo de técnicas de productividad diferentes para controlar su carga de trabajo, pero aún así se quedó corto. Sin embargo, si desea mejorar la gestión del tiempo y la gestión de tareas, el Inventario de compromisos podría ser su respuesta.

¿Cómo funciona el inventario de compromisos?

El Inventario de compromisos es una herramienta de gestión de tareas que le permite gestionar su tiempo de forma más eficaz. Es sencillo, aunque requiere un poco de planificación para que funcione. Básicamente, crea un inventario categorizado de todos sus compromisos y decide cuánto tiempo dedicar a cada parte.

El inventario que realice podría ser específico para el trabajo, en cuyo caso anotaría todos los diferentes tipos de tareas que realiza como parte de su trabajo. Esto podría incluir administración, marketing, proyecto A, proyecto B y reuniones, como ejemplo.

La idea es calcular cuánto tiempo, en porcentajes, le lleva hacer el trabajo en cada categoría con un buen nivel. Si descubre que su porcentaje total supera el 100%, deberá decidir qué eliminar de su inventario.

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El Inventario de compromisos le muestra exactamente dónde debe ir su tiempo y por qué no puede hacer todo. Le ayuda a limpiar sus responsabilidades y le permite concentrarse en lo que es posible e importante.

Cree una lista de compromisos

Para empezar, deberá crear una lista de compromisos, que deben ser categorías de tareas que realice. Esta debe ser una lista completa e incluir todo lo que necesita hacer como parte de su trabajo. Puede crear un inventario separado para las responsabilidades de la vida hogareña o combinarlo con el de su trabajo.

Trello es una excelente aplicación para generar su lista, ya que puede producir tableros con múltiples listas y verlos uno al lado del otro. Para comenzar, siga estos pasos:

1. En Trello, en la parte superior, haga clic en Crear> Crear tablero.
2. Ponle un nombre a tu tablero y haz clic en Crear.
3. Haga clic en el Título de su primera lista, escriba "Compromisos" para cambiarle el nombre y presione Ingresar en tu teclado.
4. Hacer clic Agregar tarjeta para crear una nueva categoría, por ejemplo, administración.
5. Para cada categoría, puede escribir en el Descripción de la tarjeta qué tareas se incluyen en esa categoría.

Ahora que tiene su lista de compromisos, puede comenzar a calcular el porcentaje de tiempo que necesitará para cada uno. No se preocupe por el porcentaje total en este momento; simplemente escriba al lado de cada compromiso cuánto tiempo razonablemente necesitaría para hacerlo bien.

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Una vez que haya hecho esto, puede sumar los porcentajes y encontrar su total. Aquí es donde la mayoría de la gente encuentra que su total supera el 100%.

Ser realista sobre su tiempo

La ley de los porcentajes dicta que el 100% de su tiempo es el máximo que puede dar. Si sus compromisos requieren más que esto, es probable que tenga un desempeño deficiente o simplemente no hará las cosas en absoluto.

Como tal, tendrá que decidir qué debe eliminarse de su inventario para que pueda desempeñarse bien y administrar su tiempo correctamente. Puede ser un desafío eliminar cosas de esta lista, especialmente si significa abandonar un proyecto o decir no a las personas. Sin embargo, es necesario ser realista sobre lo que es posible en un día o una semana determinados.

Es posible que desee eliminar las tareas de trabajo que:

• Puede delegar fácilmente.
• Son responsabilidades adicionales para las que no tiene tiempo, es decir, proyectos específicos.
• No son necesarios.

Para eliminar tarjetas en Trello, coloque el cursor sobre la tarjeta, haga clic en el Editar icono y seleccione Archivo. Siga haciendo esto hasta que sus compromisos representen el 100% de su tiempo.

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Utilice su inventario de compromisos para la gestión de tareas

Con su Inventario de compromisos completo y listo para funcionar, es importante respetar los límites de tiempo que ha asignado a cada compromiso. Esto se puede hacer fácilmente estableciendo tareas en función de cada compromiso.

Por ejemplo, digamos que asignó el 15% de su tiempo a la administración, lo que incluye revisar correos electrónicos, escribir notas y redactar actas de reuniones. Por lo tanto, el tiempo de administración solo debería ocupar el 15% de sus horas de trabajo, sin incluir los descansos.

Puede administrar esto sin problemas en Trello usando el tablero que ya creó. Puede crear una lista de tareas pendientes en su tablero de Trello haciendo clic en Agregar otra lista.Para cada tarea (tarjeta) que agregue, puede seleccionar Editar> Editar etiquetas y elige un color para representar cada uno de tus compromisos. De esta manera, puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica a cada uno.

Si tu programar tareas en su calendario, puede administrar esto fácilmente configurando categorías en su calendario digital. En Outlook, puede hacer esto seleccionando Categorías en la cinta y en el Calendario de Google, simplemente haga clic con el botón derecho en su evento y seleccione un color para representar esa categoría. Hacer esto le dará una visión general clara de su semana y cómo se compara con su inventario de compromisos.

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Con el tiempo, puede notar que necesita ajustar los porcentajes. Esto podría deberse a que ha sido demasiado generoso con su tiempo o no lo suficientemente generoso. En este caso, vuelva a evaluar su inventario y realice los cambios necesarios.

Tareas bajo control

Con un Inventario de compromisos, tendrá una mejor perspectiva de cómo está administrando su carga de trabajo. Le ayudará a priorizar sus responsabilidades de manera eficaz. Es fácil presionarse para hacer todo, pero la realidad es que nadie puede hacer eso. En lugar de intentar meterlo todo, da un paso atrás y mira lo que tienes delante.

Establezca límites durante su semana laboral y podrá desempeñarse mejor en las responsabilidades más importantes. No solo eso, sino que tendrá evidencia de trabajo de dónde se gasta su tiempo y podrá realizar cambios según sea necesario.

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