Las 12 mejores funciones de Microsoft Access para la gestión de bases de datos

La administración de la base de datos puede ser repetitiva y agitada si no está utilizando la herramienta adecuada. Con Microsoft Access, mantener una base de datos de relaciones se vuelve fácil.

Siga leyendo para saber más sobre Microsoft Access y sus principales elementos y características.

¿Qué es Microsoft Access?

acceso Microsoft es una sólida herramienta de productividad que viene con la suite Microsoft 365. En esta base de datos, puede registrar, ver, editar y rastrear datos. Incluso puede establecer una relación entre los datos.

Además de almacenar una gran cantidad de información, facilita la recuperación y el uso de datos en diferentes plataformas. Microsoft Access también admite la integración con otras herramientas para una sincronización de datos sin esfuerzo. Algunos de sus componentes principales son tablas, formularios, informes y consultas.

1. Vista entre bastidores

La vista Backstage de Microsoft Access es lo que ve cuando inicia el software Access pero no abre una base de datos. Con la vista Backstage de Microsoft Access, los usuarios pueden realizar numerosas tareas de administración de bases de datos, incluida la apertura de una base de datos existente y la creación de una nueva.

Su panel de menú contiene comandos que puede aplicar a un archivo de base de datos. Desde su cinta Archivo, puede elegir entre sus plantillas para crear un nuevo archivo.

2. Base de datos

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos (DBMS) que le permite crear y administrar grandes bases de datos. Una base de datos le ayuda a mantener la información de forma organizada.

Un archivo de base de datos creado en Microsoft Access 2007 o versiones posteriores viene con la extensión de archivo denominada ACCDB, mientras que las bases de datos creadas en versiones anteriores de Access se conocen como MDB.

Por lo general, todas las tablas de una base de datos de Access, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos, se almacenan en un solo archivo.

3. Relaciones

Al establecer relaciones, puede crear una conexión entre dos tablas diferentes. Una relación involucra campos de dos tablas que contienen los datos correspondientes.

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Por ejemplo, el campo de identificación del estudiante de la tabla de datos del estudiante se puede conectar con un campo del mismo nombre en la tabla de resultados del estudiante. Las relaciones ayudan a evitar la pérdida de datos y a determinar rápidamente los resultados de una consulta.

4. Claves primarias

Cuando se trata de asociar y combinar de manera significativa datos de varias tablas en Microsoft Access, debe utilizar el campo de clave principal. La clave principal de una tabla es la clave externa de otra tabla. Se puede agregar el campo de la clave principal en otras tablas para volver a consultar la tabla de origen de la clave principal.

5. Mesas

Las tablas de acceso tienen un aspecto similar a una hoja de cálculo de Excel que contiene filas y columnas. Pero en Microsoft Access, las filas y columnas se denominan registros y campos.

Además, almacena los datos de manera diferente a una hoja de cálculo. Debe crear una tabla para rastrear cada tipo de información. Este proceso se denomina normalización. Le ayuda a evitar redundancias y hace que una base de datos sea flexible.

6. Formularios

Los formularios de Microsoft Access le permiten ver, ingresar y editar datos de una fila a la vez. Un formulario generalmente contiene botones de comando y controles para realizar otras tareas, como enviar datos a otra herramienta.

Mediante formularios, puede controlar cómo alguien interactúa con la información de la base de datos. Puede encontrar herramientas de creación de formularios en el Crear pestaña del menú Access Ribbon. Aquí puede diseñar su propio formulario diseñando un formulario en blanco. Pero la mejor opción es pasar por el Asistente de formularios.

7. Informes

Puede utilizar los informes de Access para formatear, compilar y presentar datos. Generalmente, contiene respuestas a una pregunta específica. Ejecute un informe en cualquier momento para obtener la información actualizada de la base de datos.

También es posible dar formato a un informe para presentar los datos de la manera más eficiente. Puede formatearlo para verlo, imprimirlo, exportarlo o enviarlo como un archivo adjunto de correo electrónico.

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8. Consultas

La función de una consulta es recuperar datos que cumplan condiciones específicas de tablas. También puede utilizarlo para realizar algunos cálculos predefinidos. En la aplicación de escritorio de Access, puede utilizar consultas para actualizar o eliminar varios registros simultáneamente.

Las consultas pueden ser de dos tipos: consultas de selección y consultas de acción. Mientras que una consulta de selección permite a los usuarios ver, copiar e imprimir los datos recuperados, una consulta de acción puede realizar una tarea con los datos.

9. Macros

Una macro es una herramienta que automatiza tareas y agrega funcionalidad a varias partes de la base de datos, incluidos formularios, informes y controles. Es un programa para automatizar tareas manuales como abrir un informe, ejecutar una consulta, copiar y pegar y formatear tablas en Access que realiza con regularidad.

Por ejemplo, al adjuntar una macro a un botón de comando, puede asegurarse de que la macro se ejecute cuando haga clic en ese botón.

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10. Módulos

Un módulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos que agrega funcionalidad a su base de datos. Estas declaraciones se juntan como una unidad. Tienes que usar el lenguaje VBA para escribir módulos.

Puede haber módulos de clase o módulos estándar. Los módulos de clase están asociados a formularios e informes, mientras que los estándar no están adjuntos a ningún objeto.

11. Máscaras de entrada

Las máscaras de entrada indican el formato válido de su valor de entrada en un campo. Sin embargo, esta función solo está disponible para las bases de datos de escritorio de Access.

Las máscaras de entrada pueden garantizar la coherencia del valor introducido, especialmente en campos sensibles al valor como números de teléfono y códigos postales. Contiene una parte obligatoria y dos opcionales, cada una separada por un punto y coma.

12. Reglas de validación

Puede utilizar estas reglas para validar los datos que ingresa en una base de datos. El generador de expresiones puede ayudarlo a formatear la regla con precisión. Microsoft Access tiene dos tipos de reglas de validación:

Regla de validación de campo

Si establece una regla de validación para un campo, Access le impide salir de ese campo a menos que ingrese un valor válido. Suponga que agrega >=#12/01/2021# en la propiedad de Regla de validación del campo de fecha. En ese caso, solo debe ingresar fechas posteriores al 1 de diciembre de 2021.

Regla de validación de registros

Puede usarlo para controlar cuándo puede guardar un registro. Esta regla considera otros campos en la misma tabla y compara sus valores.

Microsoft Access para administrar bases de datos relacionales

Cuando se trata de administrar una base de datos relacional, Microsoft Access ofrece una solución perfecta para los usuarios comerciales. Este artículo discutió las características básicas de Microsoft Access, leyendo el cual tendrá una idea fundamental sobre la herramienta.

Si está interesado en aprender a crear una base de datos simple con Microsoft Access, consulte el siguiente artículo.

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