Cómo crear una base de datos en Microsoft Access: una guía paso a paso

Microsoft Access es una aplicación de base de datos front-end basada en GUI que brinda el poder de las herramientas de desarrollo de software y el motor de base de datos Microsoft Jet en una plataforma sin código y con código bajo. Por lo tanto, crear una base de datos relacional en Access es muy sencillo.

Este artículo le mostrará los pasos simples para crear una base de datos de Access basada en escritorio usando una plantilla. También explicará los pasos para crear una base de datos de Access desde cero mediante la creación de sus propios formularios, tablas, informes y otros objetos.

Uso de plantillas para crear una base de datos en Microsoft Access

Microsoft le brinda acceso a varias plantillas de bases de datos de Access listas para producción. Puede utilizar estas plantillas sin modificarlas o personalizarlas un poco con fines de marca.

Una plantilla de base de datos de Access viene con todos los objetos necesarios que necesita una base de datos funcional. Por ejemplo, encontrará tablas, consultas, macros, informes y formularios en cualquier plantilla que elija.

Puede elegir cualquier plantilla de base de datos para comenzar con el acceso Microsoft base de datos. Aquí es cómo:

1. Abra Microsoft Access en su computadora portátil o de escritorio.
2. Debería ver la vista de la pantalla de inicio de Access.
3. Haga clic en Nuevo en el panel del lado izquierdo.
4. Debería ver muchas plantillas de bases de datos de Access.
5. Utilice el cuadro de búsqueda para buscar plantillas en línea si no encuentra lo que busca.
6. La ventana de descripción general de la plantilla se abrirá una vez que elija una plantilla.
7. Aquí, puede cambiar el Nombre del archivo y ruta del archivo.
8. Hacer clic Crear para construir la base de datos. Se abrirá automáticamente.
9. Verás la pantalla de bienvenida. Haga clic en Empezar para usar la base de datos.
10. El panel de navegación del lado izquierdo muestra todos los objetos de la base de datos como tablas, consultas, formularios, etc.
11. Puede comenzar a ingresar tareas del proyecto haciendo clic en Nueva tarea dentro del formulario Lista de tareas.
12. Puede hacer doble clic en Tareas debajo del menú Tablas en el lado izquierdo para revisar la base de datos sin procesar.
13. Clickea en el Cerrar (X) en la esquina superior derecha debajo de la cinta para cerrar cualquier objeto de base de datos abierto.

Cómo crear una base de datos en Microsoft Access desde cero

Aunque las plantillas de base de datos de Access le permiten ahorrar algo de tiempo, no le permiten profundizar en el funcionamiento de una base de datos. Debe crear una base de datos a partir de un archivo de Access en blanco utilizando sus propios datos, tablas, formularios y otras partes. Descarga esto muestra de base de datos de Access para empezar a construir el tuyo propio.

Relacionado: Cómo aprender Microsoft Access: recursos en línea gratuitos

Puede comenzar a crear su propia base de datos de Access siguiendo estos sencillos pasos:

1. En el menú de la cinta de Acceso, haga clic en el Expediente pestaña.
2. Verás el Base de datos en blanco opción. Haga clic en eso.
3. Cambie el nombre y la ruta en el Descripción general de la base de datos en blanco ventana.
4. Clickea en el Crear botón para construir y abrir la base de datos vacía.

La base de datos vacía es la base. Necesita agregar datos y partes de la base de datos para que sea una base de datos funcional. Las siguientes secciones mostrarán los pasos para agregar partes básicas de la base de datos de Access:

1. Agregar una tabla

La base de datos vacía agregará automáticamente una tabla, Tabla 1. La tabla de la vista Hoja de datos se parece a una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, Access usa el término Campo para columnas y Registro para filas.

Si desea agregar una nueva tabla a su base de datos:

1. Clickea en el Crear pestaña del menú de la cinta.
2. Verá seis secciones de partes de la base de datos como Aplicación, Tabla, Consulta, Formulario, Informe y Macro.
3. Simplemente haga clic en Mesa crear Tabla 2.

Relacionado: Cómo crear relaciones entre varias tablas usando el modelo de datos en Excel

2. Agregar datos a tablas

Aunque la base de datos de Access se parece bastante a Excel, agregar datos es diferente. Estos son los pasos que debe intentar para agregar datos a una tabla:

1. El primer campo se mostrará como ID. Haga doble clic en eso para cambiarle el nombre a ID de registro.
2. Ahora haga clic en Haga clic para agregar y elija el tipo de datos. El tipo de datos le permite a Access saber qué tipo de registros almacenará en ese campo.
3. Escoger Texto corto para campos como Nombre, Apellido, Dirección, etc.
4. Para agregar campos y tipos de datos más rápido, haga clic en el Vista de diseño en la esquina inferior derecha.
5. Puedes añadir Nombre del campo y Tipo de datos lado a lado.
6. Ahora es el momento de agregar registros. Una vez que agregas un registro debajo Primer nombre, Access asignará el Clave principal 1 en la celda de abajo ID de registro.
7. Las claves primarias son únicas para cada registro. Access lo usa para construir relaciones entre tablas.

3. Agregar un formulario

Los formularios le ayudan a usted y a los miembros de su equipo a agregar datos rápidamente. También facilita la entrada de datos. Replica lo siguiente pasos para construir un formulario:

1. Elija una tabla de base de datos para la creación de formularios.
2. Haga clic en Crear pestaña en el menú de la cinta.
3. Haga clic en Formulario.
4. Access creará automáticamente un formulario basado en los datos de la tabla.
5. El formulario también mostrará datos de otras tablas vinculadas.
6. Clickea en el Nuevo registro (en blanco) en la parte inferior del formulario para ingresar los detalles del nuevo cliente.
7. Ahora, si intenta cerrar el formulario, Access le pedirá que guarde y cambie el nombre del formulario.

4. Agregar y ejecutar una consulta

Ejecutar una consulta y obtener datos es una tarea vital que puede realizar en su base de datos de Access. Es posible que desee probar estos pasos:

1. Desde el Crear pestaña en el menú de la cinta, haga clic en Diseño de consultas.
2. Haga doble clic en las tablas de las que desea obtener datos mediante consultas.
3. Haga doble clic en los campos que desea incluir en su consulta de cada tabla.
4. También puede agregar criterios para que cada campo muestre datos específicos.
5. Agregar criterios para Pedido completado ingresando un signo igual (=) seguido por sí.
6. Al cambiar la base de datos a la vista Hoja de datos, se ejecutará la consulta y se obtendrán los datos del cliente para los pedidos completados.

5. Agregar un informe

Puede crear informes estructurados para su base de datos de Access. Más adelante, los informes ofrecen información vital sobre el proyecto o el flujo de trabajo. Pasos sencillos para crear un informe:

1. Seleccione la tabla para la que desea generar un informe.
2. Haga clic en Reporte desde el Crear pestaña del menú de la cinta.
3. Haga clic derecho en un campo y seleccione Eliminar columna para eliminar cualquier campo.
4. En la esquina inferior derecha, haga clic en Vista previa de impresión para visualizar su informe.
5. Cierre el informe y Access le dará la opción de guardarlo.

Utilice Microsoft Access para poderosas bases de datos

Puede crear una base de datos completamente funcional en Microsoft Access siguiendo los pasos mencionados anteriormente. Luego, use su base de datos para administrar una gran cantidad de cosas relacionadas con el trabajo, como clientes, datos de proyectos, datos de ingresos, historial de contenido, etc.

Aunque tiene una pequeña curva de aprendizaje, sus esfuerzos seguramente le brindarán mejores oportunidades. Puede improvisar su flujo de trabajo con una base de datos sistemática. O puede poner la habilidad en su currículum para buscar un trabajo bien remunerado en empresas de tecnología de renombre.

10 empresas tecnológicas notables que le permiten trabajar de forma remota

Las empresas están cada vez más abiertas a la idea del trabajo a distancia. Pero, ¿qué empresas tecnológicas le permiten trabajar desde fuera de la oficina?

Leer siguiente

Sobre el Autor