El 5 mejor software de base de conocimientos para su organización

A medida que el mundo adopta cada vez más las soluciones digitales, las empresas se dan cuenta de que necesitan proporcionar soporte técnico a los clientes en línea y un fácil acceso a la información interna de la empresa para los empleados.

El software de base de conocimientos es una solución para almacenar, compartir y buscar información sobre sus productos, servicios y operaciones comerciales. En este artículo, analizaremos qué es el software de base de conocimientos, las principales características a considerar y las mejores opciones disponibles ahora.

¿Qué es el software de la base de conocimientos?

Las herramientas de la base de conocimientos permiten a las empresas almacenar y compartir información de productos y datos relacionados con proyectos de manera eficiente.

Piense en esos voluminosos manuales de usuario que suelen acompañar a los artículos que compra. Lo más probable es que no los lea y que de inmediato encuentren el camino a la basura. Una herramienta de base de conocimientos le proporciona una solución en línea más atractiva para crear manuales de productos, registrar las consultas de los usuarios y responderlas, agregar nuevas funciones a los productos y más.

Puede aprovechar el software de la base de conocimientos para recopilar datos de su departamento de atención al cliente y almacenarlos en un formato estructurado para que tanto los clientes como los empleados de su organización puedan acceder fácilmente a ellos.

Es más, también puede utilizar esta herramienta para aumentar la productividad de su lugar de trabajo con el intercambio de conocimientos, ya que le permite almacenar y acceder a información solo para uso interno.

Una base de conocimientos difiere de una wiki interno ya que normalmente es mantenido por autores seleccionados y contiene información tanto para uso interno como externo.

Así es como su organización puede beneficiarse de una solución de base de conocimientos:

• Reducir errores en la documentación.
• Aumente la productividad al dedicar menos tiempo a buscar información.
• Mejore el servicio al cliente con información de productos precisa y actualizada.
• Mantenga contentos a sus clientes con un proceso más eficiente para encontrar respuestas a sus preguntas.
• Siéntase seguro sabiendo que todos sus datos están centralizados, organizados y almacenados de forma segura.
• Facilita la incorporación de empleados proporcionando acceso a información relevante desde el primer día.

En general, al utilizar el software de base de conocimientos, puede establecer una base de clientes leales y una fuerza laboral más eficiente.

Funciones esenciales del mejor software de base de conocimientos

1. Una herramienta de base de conocimientos debería proporcionar un fácil acceso a la información relevante.
2. La información debe ser fácil de navegar y buscar.
3. El mejor software de base de conocimientos tendrá una interfaz personalizable, para que pueda adaptarlo a sus necesidades y preferencias.
4. Las mejores herramientas de la base de conocimientos le permitirán crear preguntas frecuentes, artículos, videos y otros tipos de contenido para brindar información más detallada a sus clientes.
5. Una sólida herramienta de base de conocimientos debería permitirle responder rápidamente a las consultas de los clientes, por ejemplo, a través de una función de chat en línea.
6. Debe tener una interfaz fácil de usar y permitir una colaboración fluida.

El 5 mejor software de base de conocimientos para su organización

Document360 es una herramienta de base de conocimientos para principiantes diseñada para uso interno y público. Cuenta con una interfaz de usuario mínima con herramientas útiles como un editor de texto Markdown fácil de usar para la redacción y edición de contenido sin problemas que le permite agregar enlaces, imágenes, videos, tablas, etc.

Es ideal para grandes empresas, ya que puede utilizarlo para crear varios sitios de base de conocimientos para proyectos o productos individuales. También cuenta con funcionalidades de búsqueda inteligente que le ayudarán a ahorrar tiempo al proporcionar resultados precisos para sus consultas. Todo lo que necesita es registrarse para comenzar su prueba gratuita.

Zendesk es una sólida herramienta de base de conocimientos, ideal para organizaciones que buscan una solución integral de atención al cliente (aunque también puede utilizarla como base de conocimientos interna).

Zendesk presenta una interfaz intuitiva, integraciones prácticas y admite contenido multilingüe, lo que le permite brindar experiencias de soporte excepcionales a clientes en diferentes partes del mundo.

También cuenta con un robusto sistema de emisión de tickets que hace que sea fácil ver lo que sucede con cada consulta, para que nada se pierda. Y cuando las cosas se complican, las herramientas avanzadas de informes de Zendesk le permiten saber exactamente dónde se encuentran los problemas, para que pueda tomar medidas de manera rápida y eficiente.

Guru es una herramienta de base de conocimientos que proporciona funciones prácticas ideales para crear, compartir, acceder y actualizar información interna.

Uno de los principales beneficios de utilizar Guru es que se adapta perfectamente a los flujos de trabajo existentes de su organización al admitir integraciones con herramientas de comunicación interna que pueda estar usando, incluidos Microsoft Teams, Slack, Gmail y más.

Esto significa que, con el clic de un botón, puede acceder a la información en su aplicación de chat mientras trabaja sobre la marcha o revisar documentos compartidos con usted por sus compañeros de equipo, todo en un solo lugar.

Ya sea que se trate de crear documentación de productos, administrar políticas y procedimientos de la empresa o colaborar en una propuesta con su equipo, puede administrarlo todo en un solo lugar con Guru. También puede utilizar Guru para publicar contenido para sus clientes.

Slab es un centro de conocimiento que le permite estar al tanto de toda la información de su equipo en un solo lugar. Puede usarlo para realizar un seguimiento de todo, desde la documentación de los procesos de la empresa hasta los manuales de TI, y consolidar todos los lugares donde su equipo podría almacenar sus conocimientos en un repositorio central.

Con una interfaz de edición intuitiva, funciones de búsqueda sólidas e integraciones con herramientas populares como Google Docs, Asana, ClickUp, Dropbox y más, puede crear una única fuente de conocimiento para todos los aspectos vitales de su empresa. información.

Esta herramienta de base de conocimientos con capacidad de búsqueda reúne toda la información relevante en una estructura organizada e intuitiva, fácil de encontrar y consultar para empleados y clientes. Ofrece una excelente escalabilidad, lo que lo convierte en un ganador para equipos grandes.

También simplifica las cosas al ofrecer una interfaz simple pero poderosa, así como la funcionalidad de chat en vivo incorporada, lo que le facilita ayudar a sus clientes a encontrar lo que necesitan.

Puede utilizar Help Scout para crear múltiples bases de conocimientos para productos específicos. Esta herramienta es compatible con los principales navegadores web y admite integraciones con herramientas populares como Slack, HubSpot, Jira, aplicaciones de Google y más.

Mejore su productividad con el intercambio de conocimientos

La falta de acceso centralizado a la información puede ser un problema enorme para cualquier organización.

Puede aprovechar una de estas herramientas de base de conocimientos para impulsar la productividad y la colaboración en el lugar de trabajo, al tiempo que se asegura de que sus clientes tengan todas las respuestas que necesitan en un solo lugar.

Cómo aumentar la productividad de su lugar de trabajo con el intercambio de conocimientos

El intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo puede ser poderoso, pero solo si crea un entorno que lo fomente. A continuación, se incluyen algunas herramientas y consejos que le ayudarán.

Leer siguiente

Sobre el Autor