Cómo mejorar la gestión del tiempo con la función de entrega diferida de Outlook

A veces, necesitará enviar información o actualizaciones de tareas por correo electrónico, pero el momento no es el adecuado. En lugar de estropear su flujo de trabajo y posponerlo, puede utilizar la función Delay Delivery de Outlook y ser inteligente con su salida.

¿Qué es la entrega diferida de Outlook?

La función de Entrega diferida de Outlook le permite decidir cuándo desea que se envíe un correo electrónico en particular a sus destinatarios, en lugar de enviarlo instantáneamente. Es una herramienta útil que puede brindarle tranquilidad sin comprometer su horario.

Para usar Entrega diferida, simplemente siga estos pasos:

1. Hacer clic Nuevo correo electrónico.
2. Una vez que haya escrito su correo electrónico e ingresado los destinatarios, vaya a la Opciones pestaña.
3. Hacer clic Entrega atrasada.
4. Debajo Opciones de entrega, haga clic en la casilla de verificación junto a No entregar antes.
5. Seleccione un Tiempo y Fecha que desea que se envíe su correo electrónico.
6. Hacer clic Cerrar.
7. En el correo electrónico, haga clic en Enviar.

A pesar de hacer clic Enviar, su correo electrónico no se enviará hasta la fecha y hora que especificó. Ahora veamos por qué es posible que desee usarlo.

Regla de tareas de dos minutos

La regla de la tarea de dos minutos establece que si tiene una tarea en su agenda que solo le llevará dos minutos completar, debe hacerlo ahora, en lugar de ponerla en su lista de tareas pendientes. Es una herramienta de priorización rápida y fácil, pero no tiene en cuenta lo que sucede a continuación.

Si la tarea de dos minutos es un correo electrónico que necesita enviar, es posible que reciba respuestas de esto que no tiene tiempo para hacer un seguimiento, y esto termina en su lista de tareas pendientes, de todos modos. Para evitar esto, puede usar Entrega diferida para completar la tarea y enviarla cuando sepa que tiene espacio en su jornada laboral para atender cualquier respuesta.

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Incluso puede seleccionar la casilla de verificación junto a Usar botones de votación sobre el Entrega atrasadapropiedades ventana si desea respuestas simples de sus colegas, como Agree, en desacuerdo, quizás.

Envío de anuncios

Es posible que deba hacer un anuncio por correo electrónico que debe enviarse a una hora específica. Quizás esté esperando una fecha específica o una fecha límite, y durante ese tiempo estará fuera de la oficina o de licencia.

En lugar de perder el tiempo haciendo que un colega lo envíe por usted o enviándolo prematuramente, la Entrega diferida puede hacerlo por usted sin tener que iniciar sesión. Luego, cuando regrese a la oficina, todos estarán al día. Sobre Propiedades de entrega retrasada, también tienes la opción de seleccionar el Importancia lista desplegable, con una opción de Alta baja, y Normal.

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Gestionar su tiempo de respuesta

Hacer las cosas de forma rápida y eficaz es un testimonio de sus habilidades; desafortunadamente, los gerentes y colegas a menudo se aprovechan de esto enviando más trabajo a su manera. Si no desea cambiar su forma de trabajar, puede retrasar sus correos electrónicos para gestionar las expectativas de otros sobre su disponibilidad.

Alternativamente, si necesita enviar varias actualizaciones sobre un proyecto, puede hacer clic en el Casilla junto a Expira después de, que pondrá un tachado en el título del mensaje una vez que haya pasado la fecha de vencimiento. Esto les dirá a usted y a sus compañeros de trabajo que este correo electrónico ya no es relevante y que puede eliminarlo según sea necesario.

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Retraso para administrar mejor su tiempo

Practicar una buena gestión del tiempo a veces significa retrasar las actualizaciones y las respuestas para adelantarse a las prisas, y puede llevarlo del trabajo reactivo a la proactividad.

Esencialmente, el uso de Entrega diferida en Outlook le brinda control sobre su capacidad de respuesta mientras lo mantiene tranquilo sabiendo que la tarea se completó.

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