Cómo mejorar la organización mediante plazos flexibles

Tener plazos que cumplir es parte de la vida diaria para la mayoría de nosotros. Puede ser que tenga una asignación universitaria pendiente, un proyecto en el trabajo o una declaración de impuestos que completar; de cualquier manera, todos tienen una fecha de finalización para la que trabajas.

En su mayor parte, los plazos te presionan para hacer las cosas. Sin embargo, si desea utilizar eso a su favor y organizar mejor su tiempo, los plazos suaves podrían ser el truco.

La diferencia entre plazos suaves y estrictos

La mayoría de las veces, nos fijamos plazos; su jefe o tutor le da una fecha de finalización para un trabajo que es definitivo y no puede hacer ninguna revisión después de este tiempo. Este es un plazo estricto y el consenso es que habrá algunas consecuencias si no lo cumple.

En última instancia, todo necesita una fecha límite estricta porque significa que las cosas se terminan y tiene que haber un punto en el que un trabajo llegue a su fin. Le brindan expectativas claras de su superior y le brinda la autonomía para usar ese período de tiempo como mejor le parezca.

Las personas hacen más trabajo cuando están bajo presión, y los plazos son una excelente manera de utilizar este fenómeno. Es por eso que la gente trabajará más en los últimos días o en las horas previas a la fecha de finalización. Por ejemplo, si tiene que enviar una tarea dentro de dos meses, es poco probable que trabaje mucho en ese primer mes.

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Ésta es la razón por la que los plazos estrictos pueden ser improductivos; sin suficiente presión, podría terminar perdiendo un tiempo valioso y apresurándose a completar su trabajo en el último minuto, descuidando otras responsabilidades. También puede resultar estresante.

Por otro lado, los plazos flexibles se establecen antes de la fecha límite estricta, con el supuesto de que concluirá su proyecto con tiempo de sobra. Por ejemplo, si la fecha límite estricta es de dos meses, su fecha límite flexible podría ser tres semanas antes.

Puede crear sus propios plazos personales, y el uso de este enfoque le otorga el impulso suficiente para realizar el trabajo sin estrés de última hora.

Beneficios de usar plazos flexibles

Establecer una fecha límite flexible no significa que funcionará automáticamente. Para que pueda aprovecharlos, debe comprometerse con ellos. De nada sirve establecerlos si los va a ignorar en favor de la fecha límite estricta.

Sin embargo, si se hace correctamente, los plazos personales pueden traer muchos beneficios:

• Gestión del tiempo mejorada y menos tiempo perdido
• Más responsabilidad con sus otras responsabilidades
• Mejor organización con sus proyectos
• Un sentido de propiedad sobre su tiempo y trabajo.
• Genera confianza
• Logro más rápido con tiempo para pensar creativamente

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Una vez que cumpla con la fecha límite flexible, tiene tiempo para hacer revisiones y afinar su trabajo con suficiente tiempo antes de que sea necesario entregarlo. Además, tendrá la flexibilidad de enviarlo cuando esté satisfecho con el resultado y atender cualquier otra urgencia que surja.

Cómo establecer plazos suaves de manera efectiva

Entonces, ¿cómo se establece una fecha límite flexible? La clave es tener en mente un marco de tiempo realista, que sepa que podrá cumplir de manera confiable. También debe asegurarse de que no esté demasiado cerca de la fecha límite estricta.

El parámetro ideal para establecer una fecha límite flexible es deducir el 25% del tiempo de la fecha límite estricta, pero esto puede variar según sus propias limitaciones. Algunas cosas a considerar son:

• Si tiene otros proyectos pendientes y qué tan pesada es su otra carga de trabajo
• ¿Qué tan lejos está la fecha límite dura?
• Cuál es su punto óptimo para la presión productiva
• Si está trabajando en el proyecto con otras personas, ¿cómo puede solucionarlo?
• ¿Qué tan grande o pequeño es su proyecto?

Una vez que tenga estas respuestas, puede señalar la fecha de finalización personal más práctica y comenzar.

Para garantizar que cumpla con su publicación de objetivos personal, debe hacer un desglose de cómo la administrará. Trello es una aplicación ideal para esto, ya que utiliza un diseño de tablero simple que puede manipular para que se ajuste a sus necesidades.

Cuando haya creado su espacio de trabajo de Trello, abra el Barra lateral Y debajo Tus tableros, haga clic en el Más firmar para Crea un tablero nuevo. Usted puede empezar con una plantilla, pero un tablero en blanco está bien.

Una vez que haya nombrado y creado su tablero, deberá dividir su tiempo entre ahora y su fecha límite flexible en semanas creando un lista nueva por cada semana tienes:

1. Hacer clic Agregar otra lista
2. En la primera lista, donde dice Ingrese el título de la lista, escribe Semana 1
3. Repita estos pasos por la cantidad de semanas que tenga en su programa.

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Ahora puede comenzar a trazar qué aspectos del proyecto completará cada semana. Para hacer esto, seleccione Agregar tarjeta bajo la semana que quieras, Ingresa un título para esta tarjeta y haga clic en Agregar tarjeta.

Divida cada paso de su proyecto en el que necesita trabajar. Por ejemplo, si sigue un cronograma de tres semanas, la semana inicial debe asignarse a la planificación y generar ideas, el segundo debe ser para ejecutar esos planes y diseños, y el tercero debe ser para sintonia FINA.

Si desea mantener todo su trabajo en un solo lugar, puede cargar archivos en cada tarjeta que cree en Trello haciendo clic en la tarjeta que desea editar y seleccionando Archivos adjuntos. También puedes crear Listas de verificación y añadir Fechas, si eso ayuda.

Utilice los plazos a su favor

Ahora que tiene su fecha límite flexible, puede estar tranquilo sabiendo que el trabajo se realiza con tiempo de sobra. La mejor parte es que ahora puede elegir qué hacer con ese espacio extra.

Utilizar plazos flexibles como una práctica regular con su trabajo le permite ejercitar una mejor organización y, en caso de que surja algún problema durante los últimos días u horas, ya está cubierto.

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