Sistema de gestión de proyectos de Bitrix24: todo lo que necesita saber

Probablemente haya oído hablar de Bitrix24 y cómo ha tomado por asalto la gestión de proyectos. También es posible que se esté preguntando si funcionaría para usted o si ya está contemplando su uso en su empresa.

Antes de dar este gran paso, es una buena idea familiarizarse con todos los aspectos esenciales de Bitrix 24. Aquí está todo lo que necesita saber sobre el sistema de gestión de proyectos Bitrix24.

¿Cómo funciona Bitrix24?

La función principal de Bitrix24 es automatizar los procedimientos de comunicación y gestión en una empresa, lo que resulta en gestión de proyectos más eficiente. Funciona para empresas de todos los tamaños.

Las herramientas esenciales disponibles le permiten administrar comunicaciones esenciales como correos electrónicos, mensajes, tareas e incluso proyectos.

Los fundamentos de Bitrix24

Bitrix24 está disponible en la web, así como en aplicaciones para dispositivos móviles y tabletas. Tanto versátil como fácil de usar, puede utilizar la plataforma para invitar a colegas y colaborar en un proyecto.

Para acceder a Bitrix24, debe crear una cuenta. Puede utilizar una versión de prueba gratuita para decidir si le funciona o no antes de actualizar a su versión premium. Es importante tener en cuenta que la versión gratuita es limitada y solo admite un máximo de 12 usuarios.

Características clave de Bitrix24

Ahora que sabe un poco más sobre los conceptos básicos del uso de Bitrix24 para la gestión de proyectos, podemos pasar a ver sus características principales. Encontrarás los más importantes a continuación.

Webmail

Bitrix24 le permite además enviar correos electrónicos desde más de una cuenta de correo electrónico. Por lo tanto, puede hacer que diferentes miembros del equipo envíen correos electrónicos a varios clientes desde una cuenta.

¡También puede convertir sus correos electrónicos en tareas y hacer que sigan una secuencia automática!

Bitrix24.Store

Si se ha estado preguntando cómo crear una tienda en línea para sus bienes y servicios, Bitrix24 lo tiene cubierto. Con su interfaz simple y su comodidad de uso, su tienda estará lista y funcionando en muy poco tiempo.

Tareas automatizadas

Bitrix24 ofrece un excelente organizador de tareas automático. Cuando se trata de proyectos masivos, Bitrix24 puede realizar fácilmente un seguimiento de sus notificaciones, mantenerse actualizado y dentro de los plazos, y realizar un seguimiento de los cambios dentro de su sistema.

Creador de documentos CRM

Crear diferentes documentos para sus servicios puede resultar bastante tedioso. Tener que hacerlo una y otra vez puede hacerlo mucho más insoportable. Bitrix24 le ofrece una solución simple con su creador de documentos CRM.

Todas sus necesidades de envío, contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA) e incluso órdenes de compra se pueden generar desde un creador de documentos con esta fantástica función. Esto le ahorrará tiempo y recursos. Con su plan comercial, tiene acceso a copias ilimitadas de documentos.

Tareas móviles

La función de tareas móviles de Bitrix24 lo mantiene actualizado sobre todos los detalles esenciales que rodean sus proyectos. Una vez que instala la aplicación móvil en su teléfono, la plataforma le envía información sobre fechas límite inminentes, informes de estado e incluso la clasificación de prioridad de varios archivos directamente a su teléfono.

Impresión de páginas Bitrix24

Bitrix24 viene con un botón de impresión que le permite imprimir todos los documentos e informes relevantes relacionados con el proyecto. Esto hace que su impresión sea mucho más fácil, ya que no tiene que pasar por procesos adicionales para imprimir su documento.

Reserva de recursos y programación de citas

Bitrix24 le permite asignar recursos reservándolos con anticipación. Esto hace que sea mucho más fácil acceder a los recursos y programar citas según sea necesario. Con esta función, puede despedirse de los conflictos por recursos dentro del proyecto.

Mapas mentales

Bitrix24 cuenta con una función de mapa mental que le permite mantener objetivos y metas claros y visibles. De esta manera, puede realizar un seguimiento de sus objetivos fácilmente y superar sus plazos.

El mapa mental también te ayuda a asignar mejor las tareas, ya que ofrece una representación visual de todo tu proyecto y te mantiene al día con tu progreso.

Rastreador de gastos

Todas las empresas deben realizar un seguimiento detallado de los gastos en los que incurren. Esto promueve la transparencia, al mismo tiempo que reduce el riesgo de pérdidas.

Bitrix24 le ayuda a realizar un seguimiento de todos sus gastos y le permite generar los documentos financieros necesarios, todas las formas de registros e informes relacionados con los gastos. Además, permite a diferentes usuarios editar y crear registros.

Interfaz y cómo usar Bitrix24

Si es completamente nuevo en Bitrix24 y se pregunta por dónde empezar, primero deberá visitar el Sitio web de Bitrix24 y cree una nueva cuenta.

Después de crear una cuenta, haga clic en su perfil para editarlo. Aquí, inserte toda la información relevante, como sus datos de contacto, foto o incluso su función en el negocio.

Cuando haya personalizado su perfil, puede comenzar a invitar a amigos, colegas y socios comerciales a su cuenta. De esta manera, podrá comunicarse dentro de Bitrix24.

Con Bitrix24, puede redactar y configurar un nuevo mensaje de bienvenida que se envía automáticamente a los nuevos miembros invitados a su cuenta. Alternativamente, puede enviar ese mensaje al chat general donde todos pueden verlo.

En este punto, también puede explorar más opciones con Bitrix24. Considere experimentar con las siguientes actividades:

• Creación de grupos de trabajo.
• Agregar tareas personales.
• Uso del calendario de la empresa para programar eventos.
• Crear y organizar una biblioteca de documentos compartida para sus usuarios.

Vale la pena señalar que para acceder a todo en Bitrix24, primero deberá activar su prueba gratuita también.

Bitrix24 ofrece orientación sobre cómo navegar por todos los desafíos que puede enfrentar mientras usa su interfaz. Todo lo que tiene que hacer es comunicarse a través de su servicio de asistencia.

Las ventajas de usar Bitrix24

Bitrix24 le ofrece muchos beneficios. Usarlo como su gerente de proyecto lo ayudará a monitorear el pulso de su negocio y aumentar su productividad.

A continuación, se muestran los principales beneficios de usar Bitrix24 en su empresa.

1. Integración CRM

Con la integración de CRM, puede centralizar sus tareas, proyectos y actividades en un solo lugar y acceder a ellos a través de una única plataforma: el robusto sistema Bitrix24. Todas sus tareas se vuelven mucho más fáciles al usar esta herramienta para realizar.

2. Comunicaciones más seguras

Las comunicaciones de su trabajo deben ser lo más seguras posible. Bitrix24 le asegura la seguridad de todas sus comunicaciones. Puede gestionar tanto su comunicación interna dentro de la empresa como las comunicaciones externas con clientes y partes interesadas.

La confianza en los módulos seguros de Bitrix24 le asegura la seguridad absoluta de su contenido compartido en la web. El contenido clasificado, por ejemplo, requiere permisos específicos para que los usuarios accedan en el sistema de Bitrix24.

3. Mejora de la estructura y la gestión de la empresa

Bitrix24 realiza un seguimiento rápido de sus procesos comerciales y le permite organizar o mejorar la estructura de su empresa a través de sus herramientas de gestión.

Mediante el uso de herramientas de gestión avanzadas, como informes de tareas, o más simples, como informes de empleados, Bitrix24 garantiza que todas las actividades de la empresa se ejecuten como se espera.

4. Varias opciones de planes

A diferencia de otros sistemas de gestión de proyectos, Bitrix24 le ofrece diferentes planes que se adaptan a su negocio. Puedes optar por el plan gratuito, el estándar o incluso el plan profesional. Los precios varían, pero también las funcionalidades.

El uso de los planes pagos garantizará que obtenga las mejores funciones y herramientas para la gestión de su negocio.

Los contras de usar Bitrix24

Como todas las cosas buenas, Bitrix24 no está exento de fallas. A continuación se muestran algunas de las limitaciones que puede enfrentar al usar Bitrix24.

1. Difícil de configurar y usar

Usar Bitrix24 por primera vez podría representar un desafío significativo. Sin embargo, con algunas pautas y la capacitación adecuada, su personal aprenderá a usarlo en poco tiempo.

La mejor manera de superar la dificultad de configurar y usar es buscar la ayuda de un experto.

2. Puede que Bitrix24 sea caro

Conseguir un plan Bitrix24 pagado podría no ser rentable. El plan de pago más bajo cuesta $ 49 por mes para cinco usuarios, mientras que la opción más cara, que ofrece usuarios ilimitados, cuesta $ 149 por mes.

Al mismo tiempo, Bitrix24 vale su dinero si usa las funciones de manera extensiva y nota los beneficios de hacerlo.

Alternativas a Bitrix24

Si cree que Bitrix24 no es para usted, existen varias alternativas.

Una opcion es monday.com, una popular solución de gestión de proyectos utilizada por empresas de todo el mundo. Con esta plataforma, puede configurar gráficos de flujo de trabajo, descargar plantillas e integrar varias aplicaciones.

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Otra posible alternativa es Trello. Si es un equipo más pequeño, encontrará esta solución particularmente útil para ofrecer una descripción completa del progreso realizado en cada uno de sus proyectos.

Otras alternativas de Bitrix24 incluyen:

• Flojo
• nTask
• Campamento base

Estas alternativas tienen sus propios puntos de venta únicos, con características que pueden ser más o menos útiles para usted. Pruébelos y vea cuál funciona mejor para sus necesidades.

Su mejor apuesta

Se podría decir mucho sobre Bitrix24. Sin embargo, una cosa es cierta; es uno de los sistemas de gestión de proyectos más eficaces que puede utilizar. Puede comparar las especificaciones que le hemos dado para el uso de Excel en la gestión empresarial. Aquí hay algunas pros y contras de utilizar Excel para la gestión de proyectos. De todos modos, sea cual sea el sistema de gestión de proyectos que esté utilizando, Bitrix24 probablemente sea mucho mejor y más efectivo para su negocio.

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