Productividad 101: cómo utilizar el método Getting Things Done (GTD)

¿Siente que está procesando múltiples tareas y proyectos en su cabeza pero en realidad no los completa? Cuando piensa mucho en tareas, proyectos y metas, se vuelve un desafío para su mente concentrarse en la productividad.

A través de la gestión sistemática de tareas, Getting Things Done (GTD) le ayuda a reducir el estrés mental. Obtenga más información sobre el método GTD, los procesos y cómo organizarse para realizar tareas de manera eficiente.

¿Qué es el método Getting Things Done (GTD)?

Los cinco pasos, a saber, capturar, aclarar, organizar, revisar y participar, construyen el sistema GTD que hace que los profesionales o autónomos sean más productivos en el trabajo o en el hogar.

Deberá invertir algunas horas productivas para configurar el método GTD y sus herramientas. Sin embargo, una pequeña inversión de energía y tiempo dará sus frutos por el resto de su vida si la practica continuamente.

A medida que implemente el sistema GTD para cada tarea profesional o personal, comenzará a ver los siguientes beneficios:

1. Ahorrará más tiempo y podrá lograr el equilibrio adecuado entre la vida personal y profesional.
2. Se volverá más eficiente y productivo a través de la administración de tareas. De ese modo, en última instancia, estará libre de estrés mental.
3. Puede evitar dañar el proyecto si se centra en tareas más importantes.
4. Te vuelves más creativo ya que tu mente no tiene que procesar datos innecesarios.

¿Cuándo debería adoptar el método GTD?

Prácticamente puede aplicar el sistema GTD para completar cualquier tarea profesional o personal. Los autónomos y profesionales que se ocupan de muchas tareas deben practicar GTD para mantenerse productivos. Los escenarios de la vida real que mejor se adaptan al sistema GTD son:

1. Teme olvidarse de las pequeñas pero cruciales tareas de cualquier proyecto.
2. No se siente seguro para realizar un seguimiento de todas las cosas.
3. Desempeñas múltiples roles en tu vida profesional y personal.
4. Con frecuencia se encuentra iniciando varios proyectos pero no puede completarlos a tiempo.
5. Nunca ha probado el enfoque Getting Things Done para administrar tareas.

Cómo funciona el método GTD

Paso uno: captura

David Allen, el desarrollador del método GTD, enfatiza la captura de tareas e ideas por escrito o el almacenamiento digital para mantener la mente libre de estrés.

Por lo tanto, necesita almacenar inmediatamente eventos, ideas, citas, tareas pendientes, tareas, subtareas, referencias de proyectos, etc., en su bandeja de entrada. Esta bandeja de entrada podría ser un sistema de archivo en papel o aplicaciones como Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

Una Bandeja de entrada es una representación visual de los elementos que necesita cuidar regularmente en el trabajo o en el hogar. Es el primer paso hacia el flujo de trabajo de gestión del tiempo personal basado en GTD. Este paso requiere mucha energía y tiempo, ya que debe pasar por extensos procesos de pensamiento para capturar todas las tareas e ideas en un solo lugar.

Puede capturar de manera eficiente todas las tareas en su bandeja de entrada de GTD usando Aplicaciones de gestión del tiempo basadas en GTD como Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Paso dos: aclarar

Una vez que haya introducido ideas y tareas en la bandeja de entrada de GTD, debe convertir estos elementos desordenados en pasos prácticos. Siga la lista de verificación que se menciona a continuación para todos los elementos de su bandeja de entrada:

1. Complete la tarea de inmediato si le lleva menos de dos minutos.
2. Si el proyecto lo permite, busque oportunidades de delegación de tareas.
3. Coloque elementos de referencia como documentos, archivos, información de contacto, etc., en la sección de comentarios de una tarea específica.
4. Si necesita completar una tarea en el futuro, asigne una fecha de vencimiento.
5. Elimine cualquier elemento que sea irrelevante en un contexto personal o profesional.

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Paso tres: organizar

Para organizar sus tareas, debe incluirlas en la lista temporal de tareas pendientes para su posterior procesamiento en función de los siguientes elementos:

1. Calendario: Necesita ingresar citas en su calendario. Puede comenzar a usar aplicaciones de calendario, ya que son más eficientes que los calendarios en papel.
2. Próximas acciones: Las tareas que no son adecuadas para ningún proyecto deben estar en la lista de Próximas acciones. Puede tener diferentes listas específicas de contexto como tareas, personal, trabajo, llamadas telefónicas, etc.
3. Proyectos: Debe organizar los proyectos en una lista separada según los contextos. Asigne fechas límite específicas para cada tarea de un proyecto y revise la lista de proyectos diariamente.
4. Esperando: Si delega algunas tareas del proyecto a otros, debe mantener una lista de recordatorios para esas tareas.

Listas de tareas pendientes y aplicaciones para tomar notas como TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., te ayudan a organizar y ver tus listas de tareas pendientes.

Paso cuatro: participar

Derive sistemáticamente qué hacer a continuación en el paso Participar utilizando los siguientes cuatro criterios:

1. Contexto: Tendrás diferentes tareas relacionadas con el trabajo, la vida y los pasatiempos. Estos se conocen como contextos. Debe crear listas de tareas pendientes independientes para cada uno de estos contextos.
2. Tiempo disponible: Si tiene unos 15 minutos mientras conduce hasta su destino, probablemente pueda pasar por una tienda de comestibles para comprar los artículos que figuran en su lista de compras.
3. Energía disponible: Programe tareas complejas para el momento en que tenga más energía. Deje las tareas simples para las horas de bajo nivel de energía.
4. Prioridad: También puede identificar qué hacer a continuación según la prioridad de las tareas en una lista de tareas pendientes.

Las herramientas de administración de tareas que siguen el método GTD le permitirán agregar vistas de tareas personalizadas con filtros. Estos filtros pueden ser una prioridad, fecha de vencimiento, cesionario, palabras clave, fecha de creación, etc. Dichas aplicaciones también automatizan el método GTD a través de vistas como hoy, próxima, vista siguiente, contextos a través de una etiqueta, etc.

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Paso cinco: revisión

La revisión de los elementos GTD, como las entradas del calendario y las listas de tareas pendientes, mantiene actualizado su sistema GTD. En el método GTD, puede practicar revisiones semanales para obtener el mejor resultado. El paso de revisión le permite refinar sus flujos de trabajo de administración del tiempo e identificar los siguientes pasos.

Herramientas de gestión de tareas que podría estar utilizando para hacer las cosas automatiza el paso de revisión. Aplicaciones como Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc., vienen con plantillas de revisión GTD integradas. Estas plantillas proporcionan todos los puntos de control por los que debe pasar para una revisión semanal exitosa de su flujo de trabajo GTD para cualquier proyecto o tarea.

Las aplicaciones también le permiten personalizar estas plantillas de revisión para que se adapten a las necesidades de su proyecto. Por ejemplo, puede crear una revisión bimestral en lugar de una revisión semanal. Puede crear comentarios de tareas o subtareas para determinar sus reflexiones semanales y el enfoque para la próxima semana.

Sea más productivo con el sistema Getting Things Done

El método GTD divide todo el proceso de administración de tareas en cinco pasos simples: capturar, aclarar, organizar, revisar y participar. El sistema GTD y las herramientas para hacer las cosas te ayudan a utilizar la capacidad cerebral más en la realización de tareas que en los pensamientos improductivos.

Para una productividad óptima, sepa cómo elegir la mejor aplicación para la gestión de tareas mientras adopta regularmente el método GTD.

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