Cómo tomar el control de la bandeja de entrada de su correo electrónico y mantenerse productivo

Para un profesional, es imposible pensar en un día sin correos electrónicos. Los estudios muestran que los profesionales corporativos pasan alrededor de un tercio de sus horas de oficina revisando sus bandejas de entrada.

Al priorizar el correo electrónico, terminas sacrificando tu productividad, concentración y creatividad. Los siguientes consejos pueden ayudarlo a mantener bajo control el tiempo de verificación de su bandeja de entrada.

1. Limitar la comprobación de correos electrónicos

Revisar su bandeja de entrada una cantidad infinita de veces no lo llevará a ninguna parte. Por lo tanto, limite el número de veces que desea revisa nuevos correos electrónicos en tu bandeja de entrada.

Cree el límite según sus requisitos y carga de trabajo. Está bien consultar el correo electrónico al principio y al final del horario laboral. Si es necesario, también puede consultarlo una vez después del almuerzo.

No revise su bandeja de entrada durante las horas más productivas del día, como la mañana y la noche, o cuando pase tiempo con su familia. Puede ser flexible y continuar experimentando hasta que encuentre algo adecuado. Por ejemplo, puede establecer límites como:

• No consulte el correo electrónico comercial antes de las 10 a.m. y después de las 7 p.m. o durante los fines de semana.
• Revise su bandeja de entrada solo dos o tres veces al día.
• Utilice cualquier sistema estructurado que muestre solo correos electrónicos recientes o importantes.

2. Obtenga tareas directamente en la aplicación de administración de tareas

¿Es usted uno de ellos que depende de los correos electrónicos para las asignaciones de tareas? Si es así, es hora de cambiar. Una de las principales razones para revisar constantemente las bandejas de entrada es que otros le asignan nuevas tareas a través de correos electrónicos o mantienen sus tareas allí.

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Su bandeja de entrada de correo electrónico no tiene que funcionar como su lista de tareas pendientes. Restrinja el uso del correo electrónico solo para fines de comunicación, mueva cualquier cosa que necesite acción más allá de una respuesta a aplicaciones de administración de tareas o aplicaciones de lista de tareas pendientes. Estas aplicaciones también ofrecen funciones de comunicación instantánea que harán que la gestión del proyecto sea perfecta.

Si abre un correo electrónico y lo lee, no lo cierre después de leerlo y se ponga a trabajar con otros correos electrónicos. Actúe en ese correo electrónico de inmediato para evitar volver a su bandeja de entrada para responder.

Si el correo electrónico necesita una respuesta, hágalo. Si necesita el correo electrónico para referencia futura:

• Quédatelo.
• Si el correo electrónico es fundamental para la empresa, márquelo con una estrella.
• Si ya no lo necesita, elimínelo.

Terminar con cada correo electrónico que lee es la clave para mantener su bandeja de entrada y su cerebro libres de desorden.

4. Cierre su cliente de correo electrónico

Sí, puede seguir trabajando en su escritorio sin mantener la aplicación de correo electrónico en funcionamiento. Después de revisar y responder a sus correos electrónicos, cierre la aplicación y concéntrese en completar sus tareas.

Informe a su familia, amigos, colegas y clientes que el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse con usted para obtener una respuesta inmediata.

Una vez que se den cuenta, tendrán expectativas limitadas de usted con respecto a la respuesta por correo electrónico. Puede utilizar otras aplicaciones de mensajería instantánea en su teléfono o computadora portátil para mantenerse en contacto con su familia y colegas.

5. Mantenga breves las respuestas por correo electrónico

Si tiene el hábito de escribir correos electrónicos largos, deje de perder el tiempo y cambie a escribir mensajes de correo electrónico cortos. Asegúrese de que sus correos electrónicos vayan al grano y de que su consulta se indique en la primera línea para evitar confusiones. Puede terminar la mayoría de los correos electrónicos en unas pocas oraciones, y su brevedad sugiere que valora el tiempo de todos, incluido el suyo.

Solo algunos correos electrónicos necesitarán una respuesta más larga, y puede guardarlos fácilmente en la categoría "responder más tarde". Si es posible, puede enviar dichas respuestas en forma de mensajes de audio.

6. Di no a las notificaciones por correo electrónico

Las notificaciones son la principal causa de distracción para un profesional moderno. Sería incorrecto suponer que todas las notificaciones provienen de las redes sociales.

Las alertas por correo electrónico también aparecen ocasionalmente, lo que interrumpe su flujo de trabajo habitual. Con la notificación por correo electrónico habilitada, cerrar la aplicación o la pestaña no será de ninguna ayuda.

Si se distrae con cada nueva notificación por correo electrónico y está ocupado revisando la bandeja de entrada de su correo electrónico, es mejor desactivar la nueva notificación por correo electrónico. Le ayudará a concentrarse en la tarea que tiene entre manos, especialmente en las que necesitan una atención completa.

7. Prueba a activar el Autorespondedor de fin de semana

Este método es fundamental si eres autónomo o emprendedor. Autoresponder te evita estar alienado de todos mientras ignoras los correos electrónicos para tu tranquilidad.

Cree algunas respuestas automáticas reflexivas e informativas que puedan ocuparse de todos los correos electrónicos que reciba durante los fines de semana o las vacaciones.

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8. Deje de revisar el correo electrónico en su teléfono inteligente

Este punto podría asustarte con FOMO. Sin embargo, piénselo dos veces si realmente necesita un cliente de correo electrónico instalado en su teléfono o no. En lugar de recibir correos electrónicos, puede usar más aplicaciones de comunicación instantánea como Slack en su teléfono. Dejemos el correo electrónico para su escritorio y disfrutemos de su breve descanso sin preocupaciones.

9. Valora el espacio de tu bandeja de entrada

Es posible que esté utilizando un cliente de correo electrónico gratuito, pero eso no significa que dejará que su bandeja de entrada se llene de correos electrónicos no deseados. Si se suscribió a sitios web que lo bombardean a lo largo del día con ofertas promocionales y de ventas, es hora de tomar medidas.

Muchos correos electrónicos promocionales llegan a sus correos electrónicos porque les dio permiso en primer lugar. Por lo tanto, cancele la suscripción a los sitios web que ya no le interesan.

Además, piénselo dos veces antes de suscribirse a los boletines la próxima vez. Con eso, no tiene que perder tiempo buscando los correos electrónicos importantes o eliminando correos electrónicos innecesarios.

10. Separe sus cuentas de correo electrónico personales y comerciales

Puede parecer algo que todos sabemos, pero siempre habrá algunas personas que reciban correos electrónicos profesionales y personales en la misma bandeja de entrada. Si eres uno de ellos, ya es hora de que crees diferentes correos electrónicos con fines personales y profesionales.

Trate de no revisar su correo electrónico personal durante el horario de oficina (a menos que esté esperando que llegue algún correo electrónico crucial). Asimismo, evite consultar el correo electrónico oficial fuera del horario de oficina. Por lo tanto, puede mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida que, en última instancia, contribuirá a su productividad.

Trabaje de forma productiva sin obstaculizar su bandeja de entrada

Aunque el correo electrónico ha traído un cambio revolucionario en la forma en que nos comunicamos, prestarle demasiada atención puede distraer y ser destructivo. Al limitar su atención a su bandeja de entrada, puede continuar concentrándose en las tareas del día a día.

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