Cómo las herramientas de escritura colaborativa hacen tu vida más fácil

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Si alguna vez tuvo que coproducir trabajo escrito, sabrá en cuántos niveles esto puede ser difícil. Esperar a su (s) compañero (s) de escritura o arreglar versiones conflictivas de un documento debería ser la menor de sus preocupaciones. Después de todo, Internet hace que la escritura colaborativa sea muy fácil.

Después de escribir una tesis de 100 páginas en un equipo de tres, usando Google Drive, sabía que esto era cierto. Sin embargo, recientemente no pude presionar a Google Drive para completar un documento de menos de 10 páginas en un equipo de cinco. Terminamos enviando documentos de Word de un lado a otro, lo que casi me volvió loco. Ayude a su equipo a evitar los siguientes problemas, yendo con un herramienta de escritura colaborativa en tiempo real Procesamiento de textos en Google Docs? 5 consejos importantes a tener en cuentaDurante la mayor parte de mi vida, Microsoft Word fue la herramienta de procesamiento de texto para usar si iba a hacer un trabajo serio. Claro, había alternativas como Corel WordPerfect y luego OpenOffice, ... Lee mas desde el comienzo.

Esperando el uno al otro

¿Qué sucede cuando no utiliza una herramienta que admite la escritura colaborativa en tiempo real?

Terminan esperándose el uno al otro. Solo una persona podrá escribir o editar el documento, antes de que la siguiente persona pueda continuar. Cuando persigues una fecha límite, esto te costará un tiempo valioso.

Para una colaboración eficiente, los miembros del equipo necesitan acceso sin restricciones al documento en el que están trabajando. Esto permitirá a todos escribir o editar a su gusto. Descubrirá que nada es más poderoso que pasar tiempo escribiendo juntos en tiempo real en un solo documento, especialmente si no está en la misma habitación.

Junto con una comunicación deficiente y trabajar de forma remota, esperar el uno al otro le costó a mi equipo semanas. Afortunadamente, no tuvimos que cumplir un plazo estricto. Pero ese no es el peor problema que puede esperar cuando trabaja en un equipo remoto.

Arruinar el formato de las versiones de cada uno

Lo más probable es que no todos utilicen el mismo sistema operativo, el mismo procesador de textos o la misma versión de software. Esto puede arruinar las cosas y desperdiciar horas de su trabajo.

Puede evitar problemas de formato al proporcionar a todos exactamente la misma herramienta. La forma más fácil de hacer esto es que todos trabajen exactamente en el mismo documento en una plataforma neutral del sistema operativo, como un procesador de texto en línea.

En nuestro equipo, tuve la culpa de este problema porque no estoy usando Microsoft Office. ¿Por qué pagaría por Word si normalmente solo lo necesito para abrir documentos y si hay muchos excelentes alternativas de Office gratis Las 7 mejores alternativas gratuitas de Microsoft OfficeMicrosoft Office es el rey de las suites de oficina, pero eso no significa que sea el adecuado para usted. ¡Aquí hay otras suites ofimáticas que quizás le gusten más! Lee mas ? Desafortunadamente, fui con una alternativa: LibreOffice - que no juega bien con Word.

Crear documentos en conflicto y perder cambios rastreados

Cuando las personas no pueden esperar el uno al otro porque la fecha límite se acerca, terminarán con varias versiones del documento. Al final, alguien tiene que sentarse y fusionar las diferentes versiones en un solo documento. Eso no es solo una pérdida de tiempo, sino también una fuente de errores.

Además, cuando vuelve a sincronizar versiones en conflicto en un solo documento, también terminará perdiendo al menos parte de cambios rastreados Cómo colaborar con el seguimiento de cambios en Microsoft Word Lee mas y comentarios Eso puede interrumpir el tren colectivo de pensamiento y conducir a malentendidos. ¿Cómo se puede evitar esto?

En mi experiencia, nada de esto sucede cuando usa una herramienta de escritura colaborativa. En nuestro equipo, las personas se impacientaron y la ronda final de comentarios y edición se realizó al mismo tiempo. Esto significaba que una persona tenía que fusionar todos los documentos, lo que casi condujo a un error vergonzoso.

Ventajas de la escritura colaborativa más allá de evitar problemas

Las herramientas de escritura colaborativa pueden ser más seguras que transferir archivos a través de Internet.

Debido a problemas de seguridad (NSA et al.), Muchas instituciones han restringido el uso de herramientas como Dropbox. Si bien Dropbox no es ideal en primer lugar, evita una práctica particularmente mala: enviar documentos de ida y vuelta por correo electrónico.

Generalmente, el correo electrónico no es muy seguro 7 consejos importantes de seguridad de correo electrónico que debe conocerLa seguridad en Internet es un tema que todos sabemos que es importante, pero a menudo se encuentra en los recovecos de nuestras mentes, engañándonos a nosotros mismos para creer que "no me va a pasar a mí". Ya sea... Lee mas para compartir documentos El correo electrónico no solo es fácil de interceptar, también puede olvidarse de incluir a alguien o seleccionar accidentalmente un destinatario incorrecto. Ingrese a las plataformas de escritura colaborativa, que pueden resolver todos esos problemas.

Si no desea recurrir a servicios de grandes corporaciones, como Google Drive o SkyDrive (pronto será OneDrive), elija entre muchos procesadores de texto alternativos en línea 5 grandes alternativas a Google Docs que debes considerarGoogle Docs tiene sus defectos. Quizás quieras evitar a Google por cuestiones de privacidad. O puede que necesite diferentes funciones. Encontramos cinco excelentes alternativas y una de ellas funcionará para usted. Lee mas . ¿En serio la seguridad? Usa una herramienta como EtherPad para configurar su propia plataforma de escritura colaborativa, autohospedada, privada y basada en la nube.

Finalmente, como se mencionó anteriormente, es un verdadero apuro trabajar en un documento mientras se observan las aportaciones creativas de otros al mismo tiempo. Ahí es cuando entras en el terreno de la verdadera co-creación y ahí es donde nace el espíritu de equipo.

¿Cómo colaboras en los documentos y qué trucos o herramientas te han ayudado a mantenerte cuerdo?

Créditos de imagen: Hombre esperando a través de Shutterstock