Cómo configurar un correo electrónico fuera del servicio de respuesta de Office en Outlook

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¿Qué obtienes cuando combinas unas vacaciones de dos semanas con una vida laboral ocupada? Un proyecto gigante que lo espera una vez que regrese a casa, ¡solo revisando todos esos correos electrónicos! Espere: ¿por qué no habilitar el Servicio de respuesta fuera de la oficina en Outlook y automatizar algunas de esas respuestas por usted?

Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto cómo hacer esto en Gmail, como el de Tina instrucciones de respuesta de vacaciones Cómo configurar un correo electrónico fuera de la oficina de respuesta antes de ir de viaje¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puede confiar en un asistente mientras está fuera, recurra a los autorespondedores en Gmail. Lee mas y el método de Mark para hacerlo usando un filtro de correo electrónico Cree una respuesta automática por correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Lee mas . El único cliente que aún no hemos cubierto es Outlook. Lamentablemente, a diferencia de Gmail, la versión gratuita de Outlook.com no ofrece la función de respuesta Fuera de la oficina. Sin embargo, si tiene Outlook 2010 y una cuenta en un servidor de MS Exchange, que muchas compañías proporcionan a los empleados, entonces tiene suerte.

Uso del respondedor fuera de la oficina en Outlook

Microsoft ha simplificado enormemente la configuración de un sistema automatizado que enviará respuestas instantáneas a cualquier persona que le envíe un correo electrónico mientras esté fuera de su oficina. No importa si es solo durante 24 horas o durante unas vacaciones de 2 semanas, puede configurar el Cliente de Outlook para responder exactamente como lo desea, y por la cantidad de tiempo que necesita a eso.

Para acceder a esta configuración en Outlook 2010, bajo el botón Logotipo de Windows, seleccione Información. Aquí, verá un gran botón que dice "Respuestas automáticas" con una puerta y un ícono de flecha.

Haga clic en el botón Respuestas automáticas para iniciar la herramienta Fuera de la oficina de Outlook. La ventana emergente que verá es mucho más avanzada de lo que cree. A primera vista, es una forma rápida de habilitar "Enviar respuestas automáticas" y simplemente escribir una nota rápida que Outlook enviará automáticamente en su nombre a cualquiera que te envíe un correo electrónico Cualquier usuario de Google+ puede enviarle correos electrónicos en Gmail ahora (y aquí se explica cómo deshabilitarlo)A partir de hoy, cualquier usuario de Google+ podrá enviarle un mensaje en su Gmail. Para enviar un mensaje, todo lo que necesita hacer es agregar a esa persona a su Google+. Lee mas .

Sin embargo, después de una inspección más cercana, verá que hay mucha más funcionalidad aquí de lo que parece.

En primer lugar, puede definir un intervalo de fechas específico para habilitar la función de respuesta automática, de modo que cuando regrese de sus vacaciones, ¡no tenga que preocuparse por recordar apagarlo!

También notarás que hay dos pestañas. El de la izquierda es para configurar una respuesta automática No me envíe mensajes de texto: mensajes de texto de respuesta automática mientras está ocupado Lee mas solo para personas que le envían correos electrónicos desde dentro de la empresa.

La pestaña de la izquierda es donde puede configurar una respuesta específica para cualquier persona que le envíe un correo electrónico desde fuera de su empresa.

Configurar reglas de correo electrónico

Notarás que en la parte inferior de esta ventana, hay un pequeño botón aparentemente insignificante llamado "Reglas ..."

Este botón es bastante significativo porque le permite definir mejor cómo responderá Outlook automáticamente definiendo personas específicas, palabras en el asunto o cuerpo, o si el correo electrónico se envió directamente o CC’d.

Puedes crear reglas muy específicas aquí. Por ejemplo, puede crear una regla que, si su madre le envía un correo electrónico, puede reenviar ese correo electrónico a una cuenta personal que estarás monitoreando durante tus vacaciones (o lo enviarás directamente a la basura, dependiendo de tu relación con tu madre).

Se vuelve aún más interesante cuando hace clic en el botón "Avanzado ...".

Aquí, puede definir más detalles sobre qué mensajes desea responder de una manera diferente a la respuesta automática estándar. Puede elegir mensajes de mayor o menor tamaño, cuándo se recibieron, su nivel de importancia y más.

Crear un respondedor fuera de la oficina con reglas de correo electrónico

Saikat proporcionó algunos consejos sobre usando filtros de Outlook Consejo de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes Lee mas antes, y Jack hizo lo mismo por Filtros de Google, Hotmail y Yahoo Cómo configurar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y OutlookEl filtrado de correo electrónico es su mejor herramienta para mantener su bandeja de entrada ordenada y organizada. Aquí le mostramos cómo configurar y usar filtros de correo electrónico en Gmail, Yahoo Mail y Outlook. Lee mas . Si lo piensa, el Servicio de respuesta fuera de la oficina es en realidad una versión alternativa de lo que podría hacer si hace clic en Administrar reglas desde el menú de Outlook.

Con el Asistente de reglas, simplemente desplácese hacia abajo hasta la opción para buscar mensajes "recibidos en un intervalo de datos específico".

Defina ese lapso de fecha como desde el momento en que se va de vacaciones hasta el momento en que planea regresar a casa.

Finalmente, todo lo que tiene que hacer es definir qué respuesta o acción desea que tome la regla cuando los mensajes entrantes cumplan con este criterio, ¡y esencialmente tendrá un respondedor fuera de la oficina!

Como puede ver, ¡no hay ninguna razón por la que no pueda responder a correos electrónicos incluso cuando está de vacaciones! Todo lo que tiene que hacer es tomarse el tiempo para decirle a Outlook cómo le gustaría que responda por usted, y la gente lo hará piensa que eres tan productivo como siempre, incluso cuando estás sentado en una playa bebiendo un margarita

¿De qué maneras creativas utiliza el Servicio de respuesta fuera de la oficina de Outlook? ¿Tienes algunos buenos consejos o historias que contar? ¡Compártelos en la sección de comentarios a continuación!

Créditos de imagen: mano robot Via Shutterstock