Cómo marcar su bandeja de entrada de Outlook con formato condicional

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Cada correo electrónico es una distracción potencial. Puede administrar sus correos electrónicos utilizando reglas, indicadores de prioridad y categorías de colores. Esta flujo de trabajo automatizado 6 mejores prácticas para Outlook para impulsar su flujo de trabajoSi pasa mucho tiempo usando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Lee mas le ayudará a mantener su bandeja de entrada de Outlook despejada y su mente libre de desorden.

Considere el formato de bandeja de entrada condicional automatizado para llevar su productividad al siguiente nivel. Cada mensaje puede clasificarse y filtrarse en el instante en que ingresa a su bandeja de entrada. Este artículo está dirigido a todos los usuarios de Outlook, aunque podría ser particularmente útil para aquellos que usan cuentas de correo electrónico IMAP. Las cuentas IMAP no permiten el uso extensivo de categorías de coloreslos usuarios de POP3 pueden disfrutar

IMAP vs. POP3: ¿Qué es y cuál debe usar?Si alguna vez configuró un cliente o una aplicación de correo electrónico, seguramente habrá encontrado los términos POP e IMAP. ¿Recuerdas cuál elegiste y por qué? Si no eres... Lee mas .

¿Qué es el formato de bandeja de entrada condicional?

El formato condicional de la bandeja de entrada es un método automatizado para colorear los mensajes a medida que ingresan a la bandeja de entrada. Podemos asignar un rango diferente de colores, fuentes y estilos a cada mensaje, especificado en un rango de condiciones. Si se cumplen las condiciones, el mensaje recibirá las condiciones de formato respectivas, lo que lo hará sobresaliente y facilitará su flujo de trabajo.

Ahora te mostraré algunos ejemplos rápidos para que tu bandeja de entrada se mueva.

Configuración del formato de bandeja de entrada condicional

Configurar varias reglas de formato de la bandeja de entrada condicional es realmente bastante fácil y puede hacer que una gran diferencia para tu flujo de trabajo Más de 25 atajos de teclado de Outlook para hacerlo más productivoOutlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares actualmente en uso. Si eres uno de esos muchos usuarios de Outlook, los siguientes métodos abreviados de teclado seguramente te ahorrarán mucho tiempo. Lee mas .

Dirígete a la Ver lengüeta. Debajo Vista actual, Seleccione Ver configuraciones. Esto abrirá el panel Configuración de vista avanzada. Seleccione Formato condicional. Esto le mostrará una lista de opciones de formato condicional predeterminadas, algunas de las cuales ya estarán en uso.

prensa Añadir. Ingrese un nombre para su primera regla. Me aseguraré de no perder nunca un boletín escolar, por lo que la regla se llama "Boletín escolar". Ahora, elige un Fuente. Tienes el completo gama de fuentes de Windows disponibles OTF vs. Fuentes TTF: ¿Cuál es mejor? ¿Cual es la diferencia?La mayoría de las fuentes en estos días son OTF o TTF, pero ¿qué significa eso? ¿Cuáles son las diferencias? ¿Deberías preocuparte? Lee mas , que significa Comic Sans, Chiller y Wingdings están a su disposición Cómo descargar fuentes gratuitas y administrarlas en WindowsLas fuentes son los componentes básicos de la estética digital. Como Windows no viene con un administrador de fuentes, hemos analizado alternativas de terceros. Lee mas . Sin embargo, a medida que intentamos mantener nuestro flujo de trabajo de la bandeja de entrada, te sugiero que te aferres a algo sensato que no te distraiga.

Una vez que haya seleccionado una fuente, elija un color y aumente el tamaño de la fuente a grande (por alguna razón, este sistema elimina los puntos de fuente regulares, presumiblemente para que no seleccionemos un tamaño absurdamente grande, lo que rompería el panel de la bandeja de entrada de Outlook). Cuando estés listo, presiona Okay.

Ahora seleccione Condición. Solo agrego una única dirección a esta regla, en el Desde caja. Si conoce la dirección única, ingrésela donde corresponda. Si agrega una lista larga, o incluso solo varias direcciones, presione Desde abrirá su libreta de direcciones de Outlook. Una vez que haya agregado las direcciones requeridas, presione Okayy vuelve a tu bandeja de entrada. La regla se aplicará desde el próximo correo electrónico que reciba.

Agregar categorías de colores

Ahora que sabemos cómo crear un formato condicional para el correo entrante, podemos comenzar a especializar nuestras reglas. El panel Condiciones tiene tres pestañas: Mensajes, Más eleccionesy Avanzado. Podemos usar cada pestaña para racionalizar nuestra bandeja de entrada Enterrado en correos electrónicos? Reduzca su bandeja de entrada masiva a cero con MailstromHemos ofrecido una serie de soluciones a lo largo de los años para administrar su cuenta de Gmail y limpiar una bandeja de entrada desordenada. Nada es más conveniente que una solución central en línea como Mailstrom. Lee mas .

Mensajes

Utilizar el Mensajes pestaña para crear una búsqueda de palabras específica para cada correo electrónico a medida que llega. Aísle una palabra clave, palabras o frases que ingrese repetidamente a su bandeja de entrada 5 pasos de acción para curar tu bandeja de entrada Zero Email FrenzyInbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, necesita ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lee mas y, si son importantes, aplique un filtro.

También podemos aplicar formato a nuestros correos electrónicos, en función de una variedad de filtros de tiempo, incluidos el tiempo recibido, enviado, Creado, modificado y cuando el correo electrónico llegó a su bandeja de entrada, como en cualquier momento, ayer, en los últimos 7 días o último semana.

Más elecciones

los Más elecciones pestaña es donde encontrará categorías de colores, así como opciones para hacer coincidir elementos que no se han leído o leer, tener múltiples archivos adjuntos, tener niveles de importancia variables o haber sido señalados independientemente por usuario.

Los filtros de formato de categoría de color son los mismos que ya ha establecido, pero facilita la creación de cualquier regla de color que ya esté utilizando. ¡De esta manera, puede automatizar sus colores!

Avanzado

los Avanzado La pestaña nos permite crear criterios de formato condicional especializados para filtrar y aplicar a su bandeja de entrada. Al hacer clic en el Campo El botón le otorgará acceso a una lista algo abrumadora de criterios de filtro potenciales, de los cuales puede seleccionar múltiples opciones para construir un "árbol de filtros".

Aquí hay una cantidad significativa de opciones, pero no dejes que eso te desanime al crear tus propias listas. Tómese su tiempo y explore cada lista. Una gran cantidad de opciones simplemente no se aplicará a su bandeja de entrada, por lo que en teoría debería reducir su rango de búsqueda.

Ahora está formateando condicionalmente

Ahora debería poder configurar un rango de reglas de formato condicional para su bandeja de entrada, ya sea que filtre todo en carpetas específicas o no. Incluso los correos electrónicos que se dirigen a esas carpetas específicas pueden llevar el formato con ellos, lo que le permite algunas variaciones sobre cómo aplicar colores específicos. Por ejemplo, en lugar de resaltar nombres específicos, intente colorear y filtrar un tema específico o una palabra clave.

El formato condicional es increíblemente fácil de configurar, y una vez que esté en funcionamiento, mantendrá su bandeja de entrada, y con suerte su mente, algo despejado del desorden digital 5 pasos de acción para curar tu bandeja de entrada Zero Email FrenzyInbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, necesita ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lee mas .

¿Utiliza el formato de bandeja de entrada condicional? ¿Tienes algún truco o consejo para nuestros lectores? Háganos saber a continuación!