Deje que las reglas de Outlook administren su bandeja de entrada de correo electrónico

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Hay momentos en la vida en que las reglas son desagradables. Sin embargo, cuando se trata de aplicaciones como Outlook, las reglas pueden salvar vidas, rescatar el tiempo y eliminar el desorden. Ya sea que uses Outlook 2016 en su escritorio o Outlook.com en la web Microsoft Outlook Web vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para usted?Outlook.com es un poderoso cliente de correo electrónico en línea que viene gratis con Office Online. Pero, ¿puede Outlook en la web competir con su contraparte de escritorio? Nuestra comparación de Outlook lo ayudará a decidir por sí mismo. Lee mas , las reglas están disponibles para ayudarlo a mantenerse organizado Cómo acelerar tus correos electrónicos en Microsoft OutlookNo permita que sus correos electrónicos monopolicen su día, use estos consejos de Outlook para recuperar el control de su Bandeja de entrada. Lee mas .

¿Qué son exactamente las reglas?

Para Outlook, las reglas son herramientas que puede usar para mover y marcar automáticamente los correos electrónicos, así como para alertarlo sobre mensajes específicos. Una vez que configure una regla, cualquier mensaje nuevo que llegue a su bandeja de entrada será atendido por usted según las reglas que configure que apliquen.

Las reglas se usan comúnmente para los mensajes que se reciben, pero también puede crearlos para los correos electrónicos que envía. Por ejemplo, puede recibir una notificación cuando su correo electrónico se entregue y lea o optar por diferir la entrega Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo¿Alguna vez presionaste enviar y lamentarte momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío en Gmail. Lee mas por una cierta cantidad de tiempo.

¿Cómo se pueden usar las reglas?

Tanto en situaciones laborales como personales, las reglas en Outlook pueden proporcionar una organización efectiva de sus mensajes y mantenerlo actualizado sobre elementos importantes. Aquí hay algunos ejemplos básicos con los que probablemente pueda relacionarse.

• Haga que todos los correos electrónicos de un contacto en particular muestren una alerta de escritorio.
• Haga que todos los correos electrónicos con una palabra específica en la línea de asunto se muevan a una carpeta determinada.
• Elimine todos los correos electrónicos con texto específico en el cuerpo del mensaje.

Las reglas pueden ser tan detalladas y avanzadas como desee porque hay una gran variedad de opciones. Aquí hay algunos casos en los que puede definir más parámetros.

• Haga que todos los correos electrónicos de un contacto particular con una palabra específica en la línea de asunto reproduzcan un sonido de alerta personalizado.
• Haga que todos los correos electrónicos con archivos adjuntos dentro de un rango de tamaño específico y período de fecha se muevan a una determinada carpeta.
• Haga que se marquen todos los correos electrónicos en los que se encuentra en la línea CC que son solicitudes de reunión y marcados como importantes.

¿Cómo se puede acceder a las reglas?

Outlook 2016

Si está utilizando Outlook 2016 en su escritorio, verá Reglas en la parte superior de la Moverse sección cuando estás en el Casa lengüeta.

Si tiene un mensaje abierto, verá Reglas en la parte superior cuando estás en el Mensaje lengüeta. Cuando haces clic Reglas, tiene opciones rápidas para el mensaje que se muestra actualmente a Siempre mover correos electrónicos de ese remitente o enviados específicamente a usted, a una determinada carpeta. También tienes opciones para Crear una regla o Administrar reglas y alertas.

Outlook.com

Si usted es usando Outlook.com en su navegador Outlook.com obtiene reglas avanzadas, función Deshacer, respuesta en línea y másAhora, para todos los usuarios de Outlook.com, se presentan cuatro nuevas funciones destinadas a facilitar la vida de su correo electrónico: reglas avanzadas para ordenar, una función de deshacer, respuestas en línea y una función de chat mejorada. Lee mas , hará clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y luego seleccionará Administrar reglas. En la siguiente pantalla verá una lista de reglas activas.

¿Cómo se pueden agregar y crear reglas?

Outlook 2016

Aquí es donde comienza la verdadera magia. Puede seleccionar una de las acciones de regla rápida descritas anteriormente y hacer que los mensajes se muevan con el remitente específico o solo los que se le envían con un simple clic. Pero, si desea obtener detalles sobre sus reglas, tiene ciertas necesidades o le gustaría organizarse mejor, entonces Outlook definitivamente lo tiene cubierto.

En Outlook 2016, seleccione Reglas desde su menú superior y luego Crear regla. A continuación, verá una ventana emergente con condiciones y acciones de reglas de uso común. Puede seleccionar más de una casilla de verificación para reducir las condiciones. También se puede elegir más de una acción si es necesario.

Cuando haya terminado, haga clic en Okay. La ventana de confirmación le permitirá marcar un cuadro para ejecutar la regla en los mensajes en la carpeta actual, lo cual es útil para ocuparse de una gran cantidad de mensajes a los que se aplica la regla. También puede seleccionar el Opciones avanzadas botón para más parámetros, que se describe a continuación.

Además, puedes seleccionar Administrar reglas y haga clic Nueva regla. Elija el tipo de regla con la que desea comenzar de la lista, que se puede editar en la siguiente pantalla, y haga clic en próximo. Luego se le presentará el Asistente de reglas, que es la misma ventana que aparece si elige Opciones avanzadas mencionado anteriormente.

Utilizará las casillas de verificación para marcar tantas condiciones como desee. A medida que cada uno está marcado, se mostrará en el cuadro del Paso 2 debajo de él. En esa área del Paso 2, usará los enlaces para especificar los parámetros.

Por ejemplo, si ha seleccionado aplicar una regla usando ciertas palabras en el mensaje, hará clic en el término palabras específicas y luego ingréselos en la siguiente ventana. Hacer clic Añadir y todas las palabras o frases que desea aplicar se mostrarán en el cuadro debajo de él. Hacer clic Okay y esas palabras o frases reemplazarán el término palabras específicas en el paso 2.

Hacer clic próximo y agregue las acciones que deberían aplicarse a su regla. Una vez más, puede elegir más de uno y configurar los parámetros en el cuadro Paso 2, si corresponde. Por ejemplo, si ha elegido mover una copia del correo electrónico a una carpeta, haga clic en carpeta específica para hacer su selección Hacer clic Okay y el elemento elegido aparecerá en el cuadro Paso 2.

Puede seleccionar más opciones para su regla haciendo clic en próximo y si has terminado, solo haz clic Terminar. Dé un nombre a su regla, opcionalmente ejecútelo en su bandeja de entrada y asegúrese de que la casilla de verificación para activar la regla esté marcada. Hacer clic Terminar y ya está todo listo.

Outlook.com

En Outlook.com, haga clic en el ícono de ajustes, seleccione Administrar reglas y haga clic en Nuevo botón. Utilizará los mismos tipos de condiciones y acciones que se describen anteriormente para la versión de escritorio, aunque con opciones más limitadas.

Primero, elija la condición de la lista desplegable e ingrese el parámetro al lado. Luego, elija la acción y nuevamente, seleccione el parámetro.

Puede hacer clic en el icono más para agregar condiciones y reglas para un filtrado más robusto. Si cambia de opinión o comete un error, simplemente presione el icono del bote de basura para eliminar ese elemento. Cuando haya terminado, haga clic en Crear regla.

¿Cómo pueden las reglas trabajar para usted?

Para los correos electrónicos laborales y personales, las reglas pueden ser muy útiles y aquí hay solo algunos ejemplos.

Para el trabajo

• Haga que todos los correos electrónicos del CEO reproduzcan un sonido de alarma y muestren una alerta de escritorio.
• Haga que todos los correos electrónicos de su equipo de proyecto se trasladen a la carpeta del proyecto más los de ciertos miembros del equipo se moverán a subcarpetas específicas.
• Tener todos los correos electrónicos mientras estás fuera de la oficina Cómo configurar un correo electrónico fuera del servicio de respuesta de Office en Outlook¿Qué sucede cuando combinas unas vacaciones de dos semanas con una vida laboral ocupada? Tendrás un proyecto gigante cuando regreses a casa: ¡correos electrónicos! Espera, ¿por qué no automatizar algo para ti? Lee mas , que tienen archivos adjuntos dentro de ese intervalo de fechas, se marcarán como seguimientos.

Para personal

• Tenga todos los correos electrónicos de su cónyuge marcados como importantes e impresos.
• Tener todos los correos electrónicos con la palabra beca en la línea de asunto o cuerpo del mensaje se reenviarán a tus padres.
• Tener todos los correos electrónicos de una tienda específica con la palabra cuenta ser movido a cierta carpeta mientras que aquellos con la palabra rebaja ser eliminado

¿Cómo se gestionan las reglas?

Outlook 2016

En la versión de escritorio de Outlook, haga clic en Reglas desde el menú y seleccione Administrar reglas y alertas. Esta ventana le mostrará todas las reglas activas que ha configurado. Puede crear una nueva regla o editar una actual, copiar o eliminar una regla y ejecutar todas las reglas en una carpeta determinada o en su bandeja de entrada. Si seleccionas Opciones, también puede exportar o importar sus reglas fácilmente.

Outlook.com

Si la versión en línea de Outlook, hará clic en el ícono de ajustes en la parte superior, seleccione Administrar reglas, y verá una lista de todas las reglas actuales. Luego tiene opciones para ordenarlos, eliminarlos o editarlos.

¿Utiliza las reglas de Outlook?

Puede ahorrar tiempo buscando correos electrónicos, mantenerse actualizado sobre mensajes importantes y mantenga su bandeja de entrada libre de desorden Consejo de MS Outlook: Cómo organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes Lee mas con las reglas de Outlook. Una vez que comienza a crear reglas, se convierte en un proceso rápido y fácil y puede le ahorrará tiempo, energía y molestias 6 mejores prácticas para Outlook para impulsar su flujo de trabajoSi pasa mucho tiempo usando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Lee mas por el camino.

¿Usas reglas? Si es así, ¿te han ayudado y cómo? Si no, ¿por qué no los has probado? ¡No dudes en compartir tus comentarios a continuación!

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