¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe

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La gran mayoría de nosotros sabemos cuánto pueden ser las reuniones de drenaje tanto en nuestro tiempo como en nuestra productividad. Pero si una reunión está bien organizada (y bien dirigida), no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido de propósito y la moral de cada asistente.

Hay mucho contenido por ahí sobre por qué odiamos las reuniones. Las protestas de Facebook escritas en un momento de completa frustración debido a las oportunidades perdidas gracias enteramente a una reunión aparentemente mal organizada y aparentemente inútil que se extendió mucho más allá de su tiempo asignado.

Aquí hay algunas reglas a seguir para mejores reuniones y para asegurarse de que no está perdiendo el tiempo de todos. Créeme.

Tener un propósito y asegurarse de que la gente lo sepa

Si simplemente está llamando a todos juntos para dar una actualización o un gemido, eso es una conferencia. Una conferencia no es una reunión. Si necesita actualizar a todos, envíe un correo electrónico o publique a todos en una herramienta de equipo como

Flojo cuales facilita la comunicación grupal Slack hace que la comunicación grupal sea más rápida y fácilLos correos electrónicos grupales realmente pueden matar la productividad. Es hora de descansar a los clientes de correo y usar servicios de colaboración como el recientemente lanzado Slack. Lee mas . Este será un uso mucho mejor del tiempo de todos.

Si se encuentra en una posición en la que realmente se necesita una reunión (es decir, cuando necesita poner algo en el grupo, hablar, intercambiar ideas, etc.), asegúrese de que tenga un propósito claro. ¿Por qué, exactamente, estás reuniendo a todos?

Mal propósito:"Para que todos estén al tanto de lo que está sucediendo".

Mejor propósito:"Para reunir ideas, establecer un cronograma y asignar las siguientes acciones a cada miembro del equipo para que podamos ejecutar un lanzamiento exitoso del producto X360 a fines de marzo".

Y, por favor, asegúrese de que todos los asistentes conozcan el propósito de la reunión antes de que suceda. Si las personas saben cuáles serán los resultados finales de una reunión, es mucho más probable que estén preparados, y espero haber pensado en algunos de los temas para discusión en lugar de pensar en volar.

Crear una agenda clara y estructurada

Tu propósito es tu destino. Su agenda es su hoja de ruta para saber cómo va a llegar allí. Sin esta hoja de ruta, las reuniones a menudo se descontrolan, salen del tema y no se tomarán tantas decisiones como esperaba. Si nota que sus reuniones se desvían del tema, interrumpa esa discusión descarriada y vuelva a encarrilarla lo antes posible.

Estructura tus agendas de reuniones Cree fácilmente agendas de reuniones utilizando las expectativas de la reunión [iPad]Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente existen varias aplicaciones útiles en línea y móviles, como AgreeDo, que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... Lee mas usando cuidadosamente un producto como Satisface las expectativas (iPad) o herramientas en línea como MyCommittee y Minutos.io. Establezca una fecha límite estricta para cada elemento de la agenda, al tiempo que informa a las personas sobre lo que se espera de ellos. Si quiere que alguien contribuya a cierta discusión en la reunión, ¡hágales saber! Por ejemplo:

Agenda

1. Declaración de propósito para la reunión y preparación- (5 minutos)
2. Post-mortem en el lanzamiento de las últimas semanas: cuáles fueron nuestros KPI (Kim para informar sobre esto). ¿Qué salió bien? que no? (15 minutos)
3. Ideas sobre cómo podemos crear conciencia para el próximo lanzamiento (todos, piensen en algunas ideas antes de la reunión) - (15 minutos)
4. Decida 3 de estas ideas para desarrollar más antes de la próxima reunión - (10 minutos)
5. Asignación de las siguientes acciones a cada miembro del equipo: (5 minutos)

Asegúrese de que todos tengan lo que necesitan

Me da miedo pensar cuánto tiempo se desperdicia cada año en todo el mundo debido a que las personas se presentan a las reuniones sin estar preparadas (incluso no saber cómo tomar notas de reunión adecuadas Haga que las minutas funcionen: cómo tomar notas efectivas durante una reuniónEs una habilidad que pocas personas han perfeccionado; Los minutos de reunión perfectos. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como se toman minutos efectivos en una reunión. Lee mas ). Comparta su agenda con todos los asistentes al menos un par de días antes de la reunión para que puedan reunir todo lo que se requiere de ellos.

Si necesita que cierto miembro del equipo traiga algo, asegúrese de que entiendan lo importante que es es, y que se imprime (si es necesario) por adelantado, para asegurarse de que no se atasquen en la cola para impresora. Lo último que necesita es que los asistentes se disculpen.Oh, lo siento, no he tenido la oportunidad de prepararlo, lo tendré listo para la próxima semana“. Esto no ayuda a nadie.

Si está celebrando una reunión con personas que trabajan de forma remota, primero, consulte nuestra detallada "Guía de reuniones en línea Guía de reuniones en línea: software y estrategiaLos servicios modernos de videoconferencia son fáciles de usar y están disponibles para casi cualquier persona con una computadora o teléfono inteligente. La capacidad de conectarse y reunirse con personas en línea significa que ya no estamos limitados por la ubicación geográfica. Lee mas Además, asegúrese de que todos sepan cómo usar la herramienta de conferencia que decida usar. Antes de la reunión, solicite a las personas que verifiquen su micrófono, cámara web y se aseguren de que tengan instalados los complementos que puedan ser necesarios para cosas como Hangouts de Google+ Consejos para planificar y celebrar reuniones efectivas con Hangouts de GoogleCon la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las planifica de antemano y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... Lee mas .

Solo invite a personas que sean necesarias

No invites a todo el equipo solo para hacerte sentir como el gran jefe. Solo invita a las personas que necesitas. Es decir, las personas que están en condiciones de ayudarlo a lograr el propósito de la reunión. Todos los demás pueden actualizarse más tarde leyendo las actas de la reunión o conversando con sus colegas en un momento más conveniente.

Guardar minutos detallados

Use un producto como De acuerdo (libre para mantener minutos detallados Agreedo: escriba y administre sus actas de reuniones de negocios de forma gratuita en líneaDurante varias semanas, he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permitiera guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... Lee mas a la que puede volver y Realmente entender. Esta herramienta le permite tomar minutos detallados utilizando métodos abreviados de teclado, realizar un seguimiento de los resultados de las reuniones (como las tareas realizadas) y compartir estos minutos de forma rápida y sencilla con su equipo. Si estás usando un iPad, también puedes probar Tomador de minutos ($ 7.99) por informes de reuniones profesionales MinuteTaker y Meetings lo ayudan a producir informes de minutos profesionales para iPadEn mi Guía gratuita de reuniones en línea MakeUseOf en línea, donde proporcioné algunos consejos para planificar y celebrar reuniones en la Web, también hice referencia a algunos minutos para tomar aplicaciones. Mientras que muy pocos de nosotros ... Lee mas .

Asegúrese de que cuando las personas lean estos minutos, sepan los puntos / resúmenes principales de lo que se discutió y qué se decidió, así como poder volver rápidamente a este documento para saber lo que ellos mismos deben hacer siguiente.

La exclusión no siempre es mejor que la inclusión

Sé que (acabo de mencionar) que solo aquellas personas que realmente lo necesitan deben asistir a una reunión, pero de vez en cuando, usted también debe Incluya a todos para una sesión improvisada más informal, donde todos puedan intercambiar ideas, hablar sobre lo que podría mejorar el organización.

Use esto como una oportunidad para construir un equipo más fuerte. Haga esto durante una comida o una cerveza. Pida comida sabrosa en la oficina y haga que todos tomen una o dos horas de su día para obtener para conocer mejor a sus colegas, mientras todos trabajan juntos para hacer algunas mejoras en la empresa como todo. Nuevamente, tenga un propósito y una agenda, pero trate de hacer que este tipo de reunión sea más informal, menos estructurada, pero aún con un tema general, como "Hacer que la organización sea más eficiente" o "Ideas sobre cómo podemos diversificar".

Asignar Borrar ‘Próximos elementos de acción"

Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que todos en la sala sepan la acción exacta que deben tomar a continuación y su cronología. Este es un truco realmente impulsado por David Allen en su fantástico libro ‘Resolviendo las cosas‘. Independientemente del proyecto en el que alguien esté trabajando, asegúrese de que haya una próxima acción clara que deba tomarse para que este proyecto avance.

Para reiterar, esto debe ser una acción específica (o un conjunto de acciones), con un plazo estricto, no solo una idea amplia que debe hacerse "lo antes posible". Por ejemplo

Mala siguiente acción:"Resumir el lanzamiento del mes pasado".

Mejor próxima acción:“Prepare una hoja de cálculo (con algunos gráficos útiles) que muestre nuestros KPI del período de lanzamiento general. Comparta esto con el equipo de lanzamiento, junto con el envío de un breve correo electrónico explicando cómo cree que fue el lanzamiento. Haga esto antes del jueves ”.

Solicitar comentarios

Muchas personas desconfían de criticar a sus "superiores" o colegas, por lo que después de cada reunión, pídales que dejen comentarios anónimos a través de un formulario en línea (hay una lista de herramientas gratuitas de encuestas en línea Eso es lo que todos dicen: 5 herramientas gratuitas para encuestas en línea efectivasPor un tiempo, no habría tenido muchas opciones en cuanto a qué servicio de encuestas utilizar, pero hoy en día hay mucho para elegir. ¿Cuál es mejor para ti? Lee mas aquí). Descubra lo que la gente pensaba de la reunión: ¿fue demasiado larga? ¿Se sintió útil para ellos? ¿Se escucharon sus puntos de vista? ¿Cómo podría mejorarse la reunión la próxima vez?

Cualquier comentario que reciba, asegúrese de no ignorarlo. Desarrolle sus reuniones para asegurarse de que funcionen bien para todos los involucrados.

En general, si sigue estas reglas simples para asegurarse de que sus reuniones estén bien preparadas y bien administradas, podrá para acortar la duración y aumentar la eficiencia de sus reuniones, mientras se mantiene la frustración de todos ¡mínimo!

¿Que pasa contigo? Si sus reuniones se llevaran a cabo más así, ¿cree que serían más efectivas?

Crédito de la imagen: Woodleywonderworks, reunión de grupoa través de Flickr