Cómo asegurarse de que nunca más olvide una tarea

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Eres una persona organizada. Agrega eventos próximos a su calendario, planifica su carrera en Trello y tiene un sistema de etiquetado decente en Gmail para asegurarse de responder siempre a las cosas. Y, sin embargo, cuando revisa su lista de tareas, hay ciertas tareas de estos otros lugares que aún no han llegado a la lista.

Sí, podría configurar un sistema para agregar manualmente elementos de estos lugares a su lista de tareas, pero eso desperdicia tiempo. Idealmente, Tiene que ser automático. Luego, cuando verifique su lista de tareas con el los mejores filtros de Todoist Cómo configurar los mejores filtros de Todoist en 5 minutosEntonces, ingresó todas sus tareas en Todoist, pero el proceso de trabajar a través de ellas es algo casual. Eso es porque probablemente no tengas excelentes filtros. Eso va a cambiar. Hoy. Lee mas que has creado, tendrás todo lo esencial allí mismo y nunca te perderás nada.

Vamos a demostrar cómo no olvidar una tarea usando Todoist como herramienta de captura de memoria.

Esté preparado para eventos del calendario

Si toda su vida está planificada en Google Calendar, tiene sentido activar su lista de tareas a partir de ciertos elementos que contiene. Por ejemplo, cuando surge una reunión y necesita preparar las cosas por adelantado. Esto requiere algo de planificación, y hay dos formas de hacerlo.

Primero, debe configurar notificaciones de recordatorio para sus calendarios importantes. Dirígete al calendario en tu lista de calendarios, haz clic en la flecha a la derecha y luego elige Editar notificaciones. He configurado el mío para que envíe un correo electrónico una semana antes de los eventos, pero es posible que prefiera algún otro marco de tiempo. También filtro mis correos electrónicos como locos, así que nunca los veo, pero ese no es el punto. El punto es que una vez que el correo electrónico llega a mi bandeja de entrada, puedo hacer que haga cosas geniales.

El segundo paso es configurar un filtro en Gmail para capturar todos los eventos en los que se está enfocando. Entonces, por ejemplo, configuraría un filtro para capturar correos electrónicos de [email protected] con la palabra "reunión" en el tema. Esa será la forma de activar un elemento de la lista de tareas una semana antes de su reunión.

Ahora, hay dos formas de llegar desde este punto a tener un nuevo elemento de tareas pendientes en su lista de tareas pendientes de Todoist.

La primera forma es configurar el filtro para reenviar el correo electrónico a la dirección de correo electrónico privada para un proyecto en particular. En realidad, establecería un nuevo proyecto para esto, llamado algo así como "Preparación de la reunión". Esta opción solo funciona para Todoist premium ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizarSeguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguía encontrándome con cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Lee mas , ya que solo los usuarios premium pueden aceptar nuevas tareas por correo electrónico. También implica agregar [email protected] y [email protected] a tu lista de Todoist "Aceptar correo electrónico" y verificar la configuración.

La segunda opción está disponible para todos y es muy fácil de configurar, pero implica vincular Gmail y Todoist a IFTTT, que no todos están felices de hacer. Pero los pasos son simples.

1. Configure el filtro de Gmail para agregar una etiqueta particular a los recordatorios de la reunión.
2. Elija una etiqueta única para usar solo para este propósito.
3. Configure una receta IFTTT para que se active siempre que haya un nuevo correo electrónico en esa etiqueta.
4. Configúrelo para activar un nuevo elemento de tarea pendiente en su proyecto de preparación de la reunión designado.
5. También puede agregar un prefijo o agregar texto a su línea de asunto (lamentablemente no puede editar el asunto).

Prefijo el texto "Prepárese para", que es suficiente para que tenga sentido para mí. También puede establecer la prioridad de la tarea y la fecha de vencimiento, o incluso establecer una nota que pueda contener el cuerpo del correo electrónico que activó la tarea. Si desea agregar etiquetas a su tarea, puede agregar texto con @Enviar o @Teléfono para configurar esto

Nota: Si no está usando Todoist, en realidad puede usar esta misma idea IFTTT para crear tareas en Recordatorios de iOS, Evernote o Toodledo. O bien, puede usar el primer método para crear tareas en cualquier sistema de lista de tareas Los 5 mandamientos para elegir la aplicación Right To-Do para la productividadDiferentes personas se organizan de diferentes maneras. Por lo tanto, elegir una aplicación de tareas depende realmente de qué tipo de persona eres. Aquí hay cinco mandamientos en los que puede pensar para su propio sistema de productividad. Lee mas que aceptará correos electrónicos, como Remember The Milk.

¿Qué otros disparadores puedo configurar desde Google Calendar?

Inspírate: hay muchas otras cosas que puedes hacer con este sistema.

• Si tiene un calendario para cumpleaños, establezca una tarea que le recuerde comprar un regalo.
• Si tiene invitados que se alojan con frecuencia, inicie una tarea para preparar actividades turísticas y otras cosas para su llegada.
• Si realiza un seguimiento de su calendario de vacunación para sus hijos, active una tarea para hacer una llamada para la cita.
• Si desea estar preparado para las fiestas a las que asiste, inicie una tarea para preparar regalos y comida compartida.

Recibo notificaciones de Google Calendar para activar nuevas tareas pendientes para conciertos y conciertos, recordándome que ordene mi música y mis atuendos (ya que siempre es diferente). Otra idea es obtener todo lo que etiquete como "Tareas pendientes" para ir a Gmail, pero me parece un poco exagerado.

Considere los tipos de calendarios a los que está suscrito y cómo pueden ayudarlo. Si está suscrito a su calendario de Last.fm, que le indica que cada vez que sus bandas favoritas tocan localmente, puede activar tareas para comprar entradas para conciertos de sus bandas ultra favoritas. Si está suscrito a calendarios de feriados públicos o calendarios de feriados escolares, puede activar tareas para preparar festividades o cuidado de niños. Si se suscribe a los calendarios de la competencia para concursos de poesía o maratones, puede establecer una tarea para asegurarse de participar en la competencia.

Obtenga tarjetas de Trello o tareas del campamento base en Todoist

Lo usas Trello para una lluvia de ideas general, planificación de blogs, tareas de trabajo o una forma diferente de ver su plan de vida general? Obtenga un calendario para su tablero Trello. Vaya a la barra lateral, haga clic en el Menú desplegable, luego elija Power Ups y verás la configuración del calendario.

También es posible obtener un feed de iCal en Basecamp y muchos otros servicios de listas de tareas.

Suscríbase a este feed de iCal en Google Calendar; establezca una fecha de vencimiento en Basecamp o Trello y haga que se muestre en su Google Calendar. Esto activa la notificación para enviar una tarea a Gmail y Todoist, por lo que no olvidará completar la tarea.

Este sistema es especialmente bueno si a tus colegas les gusta planificar en colaboración en Trello o Basecamp, pero no quieres perder una fecha límite asignada. Puede ajustar fácilmente el filtro de Gmail para capturar solo las tareas asignadas a usted mismo.

Un asesino hack de estudiantes

Los estudiantes pueden usar este sistema para activar un conjunto de tareas por adelantado para los próximos exámenes o fechas de envío de tareas. Puede configurar una notificación del calendario para que se envíe un mes antes y luego activarla para establecer una serie de tareas. Por ejemplo, puede establecer una tarea de baja prioridad inmediatamente para investigar la tarea, una tarea de mayor prioridad un par de semanas después para preparar un esbozar, otra tarea de alta prioridad un poco más tarde para completar un borrador, y la tarea de alta prioridad final un poco más tarde para asegurar que la tarea se realice y presentado.

Luego, para asegurarse de que nunca se pierda nada, puede activar otra notificación una semana antes de la fecha de vencimiento para verificar que se haya realizado y enviado. De esta manera, no se perderá nada que se agregue cerca de la fecha de vencimiento.

¿Qué más puedes hacer con Todoist e IFTTT?

Como hay cientos de otras integraciones IFTTT, hay muchas posibilidades para Todoist. Incluso los recordatorios cotidianos, como establecer una tarea para asegurarse de que haya un kit de supervivencia de invierno en su automóvil cuando el clima indique que va a nevar (o por el contrario, una tabla de surf en su automóvil cuando hace sol).

Pero volteando las cosas, hay algunas cosas geniales que puede hacer al activar IFTTT desde Todoist, como automáticamente enviando un correo electrónico a su jefe un informe Automatice su vida y trabajo con Todoist e IFTTTJuega creativamente con las funciones de notificación de ToDoist y la capacidad de IFTTT para lograr automatizaciones realmente geniales con ellas. Le mostramos cómo combinar los dos potencia su productividad. Lee mas .

¿Cómo integras Todoist con IFTTT, Gmail y Google Calendar? ¿Estás atrapado entre varias listas de tareas para trabajar y jugar? ¡Cuéntanos tus mejores trucos!

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