Cómo seguir y gestionar mejor sus proyectos con Podio

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Cuando la gente piensa en herramientas para la gestión de proyectos Intellinote: ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugarIntellinote hace que sea más fácil administrar, colaborar y comunicarse mejor con su equipo, colegas y clientes con una combinación completa de intercambio de archivos, organización y video y texto en tiempo real charla. Lee mas , por lo general, me viene a la mente un software como Microsoft Project. Ahora, por supuesto, es una excelente herramienta para administrar tareas, plazos, entregables y recursos para un proyecto. Pero, ¿para qué usas seguimiento de múltiples proyectos?

Si usted es un equipo de uno o diez, una herramienta que puede rastrear estados y reuniones, enviar recordatorios e incluso albergar todos los documentos para un proyecto también es bastante útil. Aquí es donde Podio viene para ayudarlo a administrar múltiples proyectos, un equipo de otros, o simplemente una forma de rastrearlos a ambos. Aquí hay algunos trucos y consejos para aprovechar al máximo el uso de Podio para rastrear sus proyectos y su equipo.

Implementar aplicaciones Podio

Podio es una herramienta que utiliza "aplicaciones" para gestionar diferentes aspectos del espacio de trabajo Podio: un único panel para administrar las tareas de su organización Lee mas . Las aplicaciones están disponibles por función e industria e incluyen cosas como reuniones, ideas, clientes, órdenes de compra, facturas, contactos y muchos más. La mejor manera de usar Podio es obtener las aplicaciones que necesita. Comience por revisar el Podio App Market y revise los paquetes disponibles por función o industria. Esto lo llevará a un buen comienzo y aún puede obtener aplicaciones individuales más adelante.

Por ejemplo, si está utilizando Podio para funciones de gestión de eventos, hay un paquete que contiene aplicaciones para participantes, lugares, proveedores, oradores, eventos y una lista de invitados. Otro ejemplo usa el industria de ventas e incluye un paquete para la gestión de clientes potenciales, que tiene aplicaciones para ventas, clientes potenciales, reuniones de ventas, comunicaciones y productos.

Use las aplicaciones en Podio para rastrear todos los aspectos de su proyecto, grandes o pequeños. Todos estos se pueden organizar en la pantalla principal de su espacio de trabajo y contienen los campos que probablemente necesitará. Pero también puede modificar cualquier aplicación para personalizarla exactamente como lo desee. Estas aplicaciones son la columna vertebral de Podio y le brindarán una gran flexibilidad en el seguimiento de sus proyectos y sus partes móviles.

Benefíciese de los servicios y extensiones conectados

Una característica útil de Podio es su conexión a otros servicios. Si estás interesado en conectar tu Calendario de Microsoft Exchange para exportar eventos, su Ir a la reunión cuenta para iniciar reuniones directamente desde Podio, o su Evernote cuenta para adjuntar sus notas, entonces Podio lo tiene cubierto. Para realizar un seguimiento de sus tareas y mantenerse al día con sus proyectos, definitivamente es el camino a seguir para conectar otros servicios que utiliza. Para utilizar Podio con éxito, estos servicios conectados le permiten obtener elementos que necesita que pueden existir en otro lugar, pero que son necesarios para su proyecto.

Junto con estos servicios, puede conectar fácilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync y Dropbox. Conectarse es fácil; solo haz clic en Configuraciones de la cuenta desde la navegación principal y luego Servicios. Cada servicio tiene su propio botón de conexión y después de iniciar sesión, verá que avanzan en la lista donde están listos para usar.

Además de conectar servicios, puede aprovechar Extensiones de podio que se integran con muchos desarrolladores de terceros. Las integraciones con MailChimp, Google Maps y Xero le permiten mejorar su experiencia con Podio. Por ejemplo, hay una extensión de QuickBooks que le permite importar clientes e información de cuenta a Podio, donde luego puede configurar la facturación automática entre los sistemas.

Cómo Podio se compara con Trello

Si no ha probado otras herramientas como Podio para el seguimiento y gestión de proyectos, se puede comparar fácilmente con Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente desde un buen hogar¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrás leer esta publicación, porque muestra el último y mejor proyecto de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Lee mas , que es otra gran herramienta. Si ha probado ambos, entonces probablemente tenga una preferencia o posiblemente los use a ambos, pero para diferentes cosas. Ambos ofrecen los conceptos básicos para el seguimiento de proyectos, tareas y personas, junto con notificaciones útiles, recordatorios y opciones de formato personalizadas para las herramientas. Entonces, ¿en qué difieren?

Espacio de trabajo

Si bien tanto Podio como Trello tienen espacios de trabajo perfectamente organizados, Trello tendría que caer en la categoría de "configuración más fácil". Podio tarda un poco más en configurarse para su uso. Después de obtener las aplicaciones que necesita, puede usarlas para configurar mosaicos o widgets para su espacio de trabajo principal y reorganizarlas para que se vean bien. Con Trello, ves tus tableros de inmediato y después de elegir uno, ves tus cartas. Sí, también hay algo de tiempo de configuración con Trello, pero ese tiempo se gasta configurar sus proyectos y tareas más bien que configurar las herramientas que necesita para ellos como en podio. Pero, si no le importa tomarse un poco de tiempo para crear un espacio de trabajo realmente personalizado, Podio lo permite donde Trello no lo hace.

Servicios conectados

Cuando se trata de conectar calendarios, software de reuniones Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipoLos equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales caras para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Lee mas , administradores de archivos y tomadores de notas, Podio simplemente tiene más opciones. Puede adjuntar archivos y fotos a tarjetas en Trello desde lugares como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive (a continuación). También puede conectar Trello a iCal para ver sus tarjetas o incluso Sunrise Calendar si esa es su opción de programación. Pero en general, Podio tiene más flexibilidad con opciones para servicios conectados.

Acceso móvil

Ambos Podio (iOS, Androide) y Trello (iOS, Androide) tienen aplicaciones móviles gratuitas disponibles que realmente hacen que el seguimiento de proyectos sea conveniente. Para su teléfono o tableta, ambos lo tienen cubierto. Si eres una persona visual que aprecia los tableros y las tarjetas utilizados en Trello, entonces estarás muy contento con su aplicación. Tiene una interfaz elegante y la función de arrastrar y soltar también es bastante receptiva. Del mismo modo, Podio tiene una buena aplicación si le gusta ver sus tablas de datos, la actividad reciente de su equipo y realizar actualizaciones a los elementos. De cualquier manera, el uso de las opciones móviles le permite mantenerse en contacto con sus proyectos, notificaciones y equipo cuando está en movimiento.

Consejos para usar Podio

Nuevamente, Podio es una herramienta para administrar proyectos, tareas e incluso su equipo que es bastante diferente a un software como Microsoft Project. Proporciona una manera de realizar un seguimiento, verificar estados, asignar tareas y mantener sus proyectos en ese plan cuidadosamente diseñado. Aquí hay algunos consejos para usar Podio si es nuevo o no ha aprovechado al máximo sus funciones.

• Para la gestión del equipo, use el Fuera de la oficina aplicación Cada miembro del equipo puede seleccionar fácilmente Vacaciones, Remoto o Conferencia para describir el tipo. Luego, después de ingresar las fechas, un gerente puede aprobar o rechazar rápidamente el tiempo fuera de la oficina. También se pueden enviar notificaciones, que brindan excelentes recordatorios si alguien de su equipo se habrá ido.
• Pruebe lo disponible Formularios web para su sitio Podio creará formularios para su sitio web con el clic de un botón. A continuación, puede personalizar el formulario y publicar el enlace que se puede compartir o recibir el código de inserción directamente en su sitio web. Usando nuestro ejemplo de gestión de eventos de antes, fácilmente podría tener un formulario para que lo completen los clientes interesados ​​a fin de solicitar sus servicios para su evento.
• Aprovecha lo simple característica de exportación. Cada aplicación que usa contiene una opción para exportar los datos. Esto es muy útil para actualizar su equipo en una reunión de estado o su jefe cuando quiere actualizaciones en todos los proyectos para su equipo. La función de exportación se puede ver cuando selecciona el icono de llave inglesa desde el interior de la aplicación.
• Personaliza aplicaciones para una efectividad total Cada aplicación viene con los conceptos básicos que necesitará. Pero, cada uno puede ser editado y personalizado para que pueda usar los campos exactos, listas, estados y otros elementos que necesita dentro de cada uno. Simplemente haga clic en el icono de llave inglesa una vez que esté en la aplicación y seleccione Modificar plantilla.

Planes Podio

Si eres nuevo en Podio, hay algunos planes diferentes puedes elegir incluyendo un opción libre. Si tiene un equipo de hasta cinco personas, puede obtener todas las características de un plan básico, excepto la Gestión de usuarios, sin cargo. Si tiene más de cinco usuarios; Hay planes a partir de $ 9 por mes. Puede tener usuarios ilimitados con beneficios tales como sesiones de capacitación, soporte prioritario y configuración avanzada, dependiendo de su plan pagado.

¿Usas Podio o todavía lo estás considerando?

Si ya es usuario de Podio, ¿qué consejos útiles tiene para compartir con los lectores? Si todavía está pensando en usar Podio para el seguimiento de proyectos, ¿cuáles son sus factores decisivos y qué está buscando en una herramienta? ¡Siéntete libre de compartir tus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación!

Credito de imagen: Empresario a través de Shutterstock, Alphaspirit a través de Shutterstock.com