Anuncio
La mayoría de los usuarios de computadoras modernas pueden tener dificultades para imaginar vivir en el tiempo en que el tamaño de los discos duros de la computadora estaba dentro del rango de unos pocos megabytes. Pero los usuarios de los primeros días de las computadoras conocían tan bien la limitación del espacio de almacenamiento que aprendieron a ser muy selectivos al elegir qué archivos guardar y qué archivos desechar.
Gracias al lujo del espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado que tenemos hoy, los usuarios de computadoras han desarrollado la actitud de "guardar todo ahora, pensar en ellos más adelante". El problema es que, para algunas personas con “demasiadas cosas que hacer”, como yo (y tal vez la mayoría de ustedes), “más tarde” puede que nunca llegue.
Entonces, un día, la centésima vez que te encuentras revolviendo tu (s) disco (s) duro (s) para ese archivo específico que realmente no tengo ni idea de la identidad del archivo, desearás haber hecho algo antes en la organización del archivo Departamento.
La agrupación y la búsqueda
La solución más común para los problemas de organización de archivos es agrupar los archivos similares en carpetas. Por ejemplo: todos los archivos relacionados con el Proyecto X irían a la carpeta "Proyecto X", mientras que todos los archivos MP3 irán a la carpeta "Música".
Los problemas surgen cuando tiene que decidir dónde colocar los archivos del Proyecto X que también son MP3. Y la mayoría de las veces, es mucho más complicado que eso.
Para ayudarlo a aumentar la efectividad del uso de carpetas como un medio para organizar archivos, puede probar Smart Folder.
- Vaya al Finder y luego al menú Archivo † Nueva carpeta inteligente (o Comando + Opción + N)
También puede crear una carpeta inteligente haciendo una búsqueda en la ventana del Finder.
- Establezca las reglas de la carpeta eligiendo las opciones disponibles allí.
- Haga clic en el botón más (+) para agregar más reglas.
- Haga clic en el botón menos (-) para eliminar una regla.
Algunas cosas que puede configurar, por ejemplo: la ubicación del archivo, el tipo de archivo, la última fecha de apertura, la última fecha de modificación, el nombre, etc.
No olvide presionar el botón "Guardar" después de que todas las reglas se hayan personalizado y marque la casilla "Agregar a la barra lateral" para colocar la carpeta inteligente en la barra lateral para que pueda acceder a ellas fácilmente.
De esta forma, puede configurar los contenidos de la carpeta inteligente para que sean archivos PDF que se crearon dentro de una semana y que tengan la palabra "facturación" en el nombre. Una vez que un archivo PDF tiene más de una semana, quedará automáticamente fuera de la carpeta inteligente.
Si ya no necesita la carpeta inteligente, simplemente haga clic derecho y elija "Eliminar de la barra lateral" en el menú emergente.
El etiquetado
Los usuarios de Mac pueden mejorar la usabilidad de la búsqueda de carpetas inteligentes y Spotlight agregando etiquetas a los archivos. Puede asignar múltiples etiquetas a un archivo o carpeta e ir más allá de los archivos de agrupación dentro de las carpetas.
La forma tradicional de etiquetar es agregar comentarios de Spotlight desde la ventana de información del archivo. Puede acceder a las ventanas de información del archivo haciendo clic derecho en el elemento y seleccione "Obtener información" en el menú emergente, o seleccione el elemento y presione Comando + I.
Pero etiquetar un archivo o carpeta a la vez es una actividad tediosa y que consume mucho tiempo. Sin mencionar aburrido. La forma más sencilla es mediante el uso de TagIt.
Es una pequeña aplicación que te ayudará a etiquetar múltiples archivos fácilmente. TagIt también facilita el proceso de búsqueda de archivos en función de sus etiquetas. Y como beneficio adicional, también puede asignar clasificaciones a los archivos o carpetas.
Puede buscar etiquetas directamente desde Spotlight utilizando la cadena de búsqueda "etiqueta: el_nombre_de_la_etiqueta" sin cotización.
Pocos escenarios posibles del uso de etiquetas para archivos y carpetas son:
- Asigne la etiqueta "En curso" a algo en lo que está trabajando actualmente y cambie la etiqueta a "Hecho" después de terminar el proyecto.
- Asigne los nombres del cliente como etiquetas al archivo.
- Use las calificaciones como el nivel de "Importancia".
- Agregue los nombres de los miembros del equipo.
- Agregue el número de revisión.
Y al agregar etiquetas a las reglas de Smart Folder, puede organizar sus archivos y carpetas mucho mejor.
¿Que pasa contigo? ¿Qué método utilizas para organizar los archivos? Comparta usando la sección de comentarios a continuación.
Un escritor indonesio, músico autoproclamado y arquitecto a tiempo parcial; quien quiere hacer de un mundo un lugar mejor, una publicación a la vez a través de su blog SuperSubConscious.
