Con la combinación de correspondencia, puede personalizar correos electrónicos y cartas masivos mediante el uso de marcadores de posición. Todo lo que necesita es una base de datos de contactos y una plantilla para correos electrónicos o cartas para ellos.
En este artículo, le mostraremos cómo crear una combinación de correspondencia de Microsoft Word utilizando una base de datos de Excel. Los pasos se toman de Microsoft Word y Excel 2016, pero el proceso es el mismo para todas las ediciones.
Cómo combinar correspondencia desde Excel
La combinación de correspondencia utiliza fuentes de datos de una base de datos y las coloca en los respectivos marcadores de posición para personalizar sus correos electrónicos masivos. Estas bases de datos podrían ser cualquier cosa de la lista que se menciona a continuación:
1. Abre tu Microsoft Excel hoja de cálculo.
2. Cree una lista de contactos manual en Palabra al utilizar la combinación de correspondencia.
3. Escoger datos de contactos desde la aplicación Microsoft Outlook.
Tiene dos conjuntos de opciones para elegir:
- Contactos de Gmail en un archivo compatible.
- Microsoft SQL Server.
La base de datos de libros de trabajo de Microsoft Excel es la más preferida cuando necesita usar la combinación de correspondencia en Word. Para la combinación de correspondencia, usará Excel para crear una base de datos que Word usará más adelante.
Si no tiene un archivo de Excel con detalles de contacto, puede usar este archivo de ejemplo de Excel para fines de prueba.
Para evitar inconsistencias en sus correos electrónicos o cartas masivos, debe modificar su archivo de Excel como se menciona a continuación:
- La primera fila solo debe tener encabezados de columna a partir de celda A1. Word usará estos encabezados de columna como Combinar campos cuando utiliza la combinación de correspondencia de Microsoft Word.
- Debe editar los encabezados de las columnas para que coincidan con los nombres de los marcadores de posición que utilizará en el documento de plantilla de correo electrónico o carta.
- Debe asegurarse de que el archivo de hoja de cálculo contenga datos de contacto como un patrón de registro por fila. Por ejemplo, en el tutorial actual, todos los detalles de contacto disponibles del cliente James Butt es accesible entre celdas A2 y J2.
- Los datos numéricos de cualquier contacto, como códigos postales, porcentajes de descuento, millas, monedas, etc., deben estar en el formato de número apropiado.
- Para realizar cambios, seleccione la celda o un rango de celdas que contenga los números.
- En el Pestaña de inicio, dentro de Cinta, haga clic en el flecha desplegable además General.
- Realice todas las adiciones antes de vincular el documento de Word de combinación de correspondencia al archivo de base de datos de Excel. Una vez que realice todos los cambios, ahorrar el archivo de Excel.
- El archivo de base de datos de Excel de sus contactos debe estar presente en el almacenamiento local de su computadora.
- Asegúrese de que todos los datos estén en la primera hoja del libro de Excel.
Cómo combinar correspondencia en Word
Después de crear la base de datos en Excel, debe abrir la plantilla de correo electrónico o carta que desea enviar a muchos destinatarios. Siga los pasos que se describen a continuación:
1. Sobre el Cinta, haga clic en el Pestaña de correspondencia.
2. En el Iniciar grupo Combinar correspondencia, deberás hacer clic en Iniciar combinación de correspondencia.
3. Verá seis tipos de documentos de combinación de correspondencia. Haga clic en Letras o Mensajes de correo electrónico.
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4. Sobre el Iniciar combinación de correspondencia grupo, haga clic en Seleccionar destinatarios. Verá opciones como Escribir una lista nueva, Usar una lista existente y Elegir entre los contactos de Outlook.
5. Puede elegir cualquiera de las tres opciones anteriores según cómo desee vincular la lista de contactos a la carta de plantilla. En este tutorial, seleccionemos Usar una lista existente para utilizar la base de datos de Excel que creó o descargó anteriormente.
6. Sobre el Seleccionar fuente de datos cuadro de diálogo, ubique la carpeta donde está disponible el archivo de la base de datos de Excel. Una vez que encuentre el archivo, selecciónelo y luego haga clic en Abierto para cargar la base de datos en la combinación de correspondencia de Word.
7. Verás el Seleccionar tabla cuadro de diálogo. Salga del cuadro haciendo clic en OK sin realizar cambios en el cuadro de diálogo.
8. ¡Genial! Ha vinculado correctamente los datos de origen con el programa de combinación de correspondencia de Word.
9. Word hará coincidir automáticamente los encabezados de las columnas de la base de datos con los elementos de los campos de combinación. Para garantizar una coincidencia adecuada, vaya a Grupo Escribir e insertar campos sobre el Pestaña de correspondencia de El Cinta y luego haga clic en Campos de coincidencia.
10. Campos de coincidencia Aparecerá el cuadro de diálogo. En la columna del lado izquierdo, verá los elementos del campo de combinación. En el lado derecho, encontrará datos coincidentes de la base de datos de Excel vinculada.
11. Será lo mismo si usa otros datos de origen, como los contactos de Outlook o los contactos exportados de Gmail. Asegúrese de que no haya discrepancias desplazándose por la lista. Haga clic en OK cerrar.
12. En su plantilla de letra, coloque el cursor delante de la primera letra y presione Ingresar unas cuantas veces para dejar algo de espacio sobre el cuerpo de la letra.
13. Coloque el cursor en la parte superior del documento y luego haga clic en Bloque de dirección en el Grupo Escribir e insertar campos sobre el Pestaña de correspondencia de El Cinta.
14. En el lado izquierdo del Insertar bloque de direcciones cuadro de diálogo, puede elegir el nombre, el nombre de la empresa, la dirección, el país, etc., opciones de formato. En el lado derecho, verá una vista previa del bloque de direcciones.
15. Puedes usar el Campos de coincidencia opciones para rectificar cualquier discrepancia en los datos de entrada. Hacer clic OK para agregar AddressBlock dentro de los galones.
16. A continuación, haga clic en el Línea de saludo en el Escribir e insertar campos grupo después AddressBlock, dándole un interlineado.
17. La Insertar línea de saludo aparecerá el cuadro de diálogo. Puede realizar los cambios que desee y luego hacer clic en OK. La GreetingLine dentro de los galones se mostrará en la letra.
18. Puede hacer clic en el Vista previa de resultados comando en el Cinta para ver cómo se ve la letra.
19. También puede agregar campos de combinación personalizados además de AddressBlock y GreetingLine. Supongamos que desea agregar Marca y modelo del vehículo dentro del cuerpo de la carta.
20. Para hacer eso, abra el archivo de base de datos de Excel vinculado a la combinación de correspondencia y agregue el Marca y modelo del vehículo encabezado de la columna. Ingrese los detalles del vehículo y ahorrar el archivo de Excel.
21. Ahora, vaya al documento de Word de combinación de correspondencia y repita pasos cuatro, cinco, y seis.
22. Ahora, seleccione cualquier palabra o algunas palabras dentro del cuerpo de la letra y luego haga clic en Insertar campo de combinación sobre el Grupo Escribir e insertar campos.
23. Sobre el Insertar campo de combinación caja, elige Campos de base de datosy luego seleccione Marca y modelo del vehículo. Haga clic en Insertar para agregar el campo de combinación personalizado.
24. Así es como puede agregar tantos marcadores de posición variables como desee para personalizar cada carta o correo electrónico que envíe. La combinación de correspondencia de Microsoft Word hará coincidir automáticamente los datos con el nombre de los destinatarios.
25. Sobre el Cinta, haga clic en Finalizar y fusionar comando y luego elegir Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico. También puede hacer clic en Editar documentos individuales para revisar sus correos electrónicos o cartas antes de enviarlos.
Use Mail Merge para aumentar la productividad del correo electrónico
Ahora sabe cómo combinar correspondencia con Microsoft Word y Excel. Utilice la combinación de correspondencia para enviar correos electrónicos personalizados más rápido y establecer una buena relación con sus contactos profesionales o personales. Siga usando Word para hacer su vida profesional y personal más fácil que antes.
Microsoft Word no sería la herramienta que es sin sus características productivas. Aquí hay varias características que pueden ayudarlo todos los días.
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Tamal es un escritor independiente en MakeUseOf. Después de adquirir una experiencia sustancial en tecnología, finanzas y negocios. procesos en su trabajo anterior en una empresa de consultoría de TI, adoptó la escritura como una profesión de tiempo completo hace 3 años. Si bien no escribe sobre productividad y las últimas noticias tecnológicas, le encanta jugar a Splinter Cell y ver Netflix / Prime Video de forma compulsiva.
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