Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una sola página

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Excel es un fantásticamente útil 7 cosas divertidas y extrañas que puedes crear con Microsoft Excel¡Imagina que Excel fue divertido! Excel ofrece muchas posibilidades para proyectos que van más allá de su uso previsto. El único límite es tu imaginación. Estos son los ejemplos más creativos de cómo las personas usan Excel. Lee mas programa de hoja de cálculo, pero no hay nada peor que crear una hoja de cálculo perfecta e imprimirla solo para verla salir en nueve hojas de papel, incluida una sola fila en la última. ¿De qué sirve una hoja de cálculo bellamente diseñada si se ve terrible en papel?

Afortunadamente, puede modificar su hoja de cálculo y la configuración del programa para obtener todo en una página y hacer que esa página se vea lo mejor posible. Si su hoja de cálculo es demasiado grande para una sola página, puede usar esta configuración para distribuirla en varias páginas de manera más agradable.

Vista previa antes de imprimir

Este es un paso importante: puede evitar muchos problemas antes de imprimir si los conoce. Si imprime y luego verifica qué tan bien funcionó, podría terminar

desperdiciando mucho papel Administre los costos de impresión y reduzca el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión con PaperCut Lee mas tratando de poner esa última fila o columna en el papel.

Dependiendo de su versión de Excel, puede que tenga que hacer clic Archivo> Vista previa de impresión, Archivo> Imprimir> Vista previa de impresión, o solo Archivo> Imprimir para ver cómo se verá su hoja de cálculo cuando salga de la impresora. Si se ve bien, adelante e imprima. Si no, ¡pruebe algunas de las estrategias que se enumeran a continuación!

Utilice la vista de diseño de página

La vista de diseño de página le mostrará cómo se imprimirá su documento mientras trabaja en él. No es una excelente vista para trabajar en su hoja de cálculo, pero puede ayudarlo a realizar ajustes para garantizar que sus columnas y filas aprovechen al máximo el espacio que tiene. Para activar la vista, vaya a Ver> Diseño de página.

Ahora verá su hoja de cálculo tal como se imprimiría. Hacer ajustes usando las herramientas que se enumeran a continuación mientras está en esta vista le dará una mejor idea de si han funcionado bien o no. (Esta misma funcionalidad está disponible en Word y puede ayudarlo crear documentos de aspecto profesional Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft WordEsta guía examina los elementos de un informe profesional y revisa la estructuración, el estilo y la finalización de su documento en Microsoft Word. Lee mas ahí también.)

Cambiar la orientación de la página

Si su hoja de cálculo es más ancha que alta, una orientación horizontal lo ayudará a colocar más en una página. Una hoja de cálculo más alta probablemente se beneficiará de una orientación vertical. Para elegir qué orientación usa su hoja de cálculo, abra el Configurar página menú y elija Vertical u Horizontal en la pestaña Página.

Eliminar u ocultar filas o columnas

En las hojas de cálculo grandes, a menudo hay filas o columnas que son redundantes, contienen información antigua o simplemente no necesitan imprimirse en una situación particular. Estas filas y columnas ocupan un valioso espacio en la página y pueden hacer que sea mucho más difícil hacer que su hoja de cálculo se ajuste bien.

Si puede eliminar algunos de esos datos, solo use el familiar resaltar> Editar> Eliminar secuencia para deshacerse de ellos. Si contienen información que cree que podría necesitar nuevamente en algún momento posterior, puede ocultarlos haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la fila o columna y seleccionando Esconder. Para ver los datos nuevamente, resalte las filas o columnas a cada lado de los datos ocultos, haga clic con el botón derecho en la etiqueta y seleccione Mostrar.

Usar saltos de página

Al igual que en su programa de procesamiento de texto favorito, puede insertar saltos de página para asegurarse de que su la hoja de cálculo se divide entre varias páginas donde desea que esté, en lugar de donde Excel decida que es conveniente. Solo usa Insertar> Salto de página para decirle a Excel dónde dividir su documento.

Cambiar el área de impresión

Si su hoja de cálculo tiene una gran cantidad de datos y solo necesita imprimir algunos, puede imprimir solo la parte de la hoja de cálculo que seleccione. Seleccione las celdas que desea imprimir y haga clic Impresión. Cambiar el Imprimir que: opción de Selección, y la vista previa se actualizará para contener solo los datos que haya seleccionado.

Si tiende a imprimir la misma selección de forma regular, puede establecer un área de impresión permanente que abarque solo esa sección para que no tenga que seleccionarla cada vez. Para hacer esto, seleccione el área que imprime con frecuencia, luego vaya a Archivo> Área de impresión> Establecer área de impresión. Ahora esta selección se convertirá en el área de impresión estándar para su hoja de cálculo. Para deshacerse de esa configuración, use Archivo> Área de impresión> Borrar área de impresión.

Cambiar márgenes de página

Si necesita un poco más de espacio para ajustar su hoja de cálculo en una página, agregar un poco de espacio adicional a los márgenes de la página puede resolver su problema. Puede acceder al cuadro de diálogo Configurar página desde Archivo> Configuración de página o con el botón Configurar página en el cuadro de diálogo de impresión. Agregue una fracción de pulgada a cada margen y verifique nuevamente la vista previa de impresión.

Es fácil exagerar agregando espacio en los márgenes para que se ajuste lo más posible en una página. Sin embargo, recuerde que el texto que se extiende hasta el borde de una hoja de papel no solo es estéticamente desagradable, sino que también puede ser difícil de leer. ¡Sé juicioso con este!

Ajustar texto y cambiar el tamaño de las columnas

Excel generalmente se usa para datos numéricos, pero puede ser realmente útil para texto Ahorro de tiempo con operaciones de texto en ExcelExcel puede hacer magia con números y puede manejar caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto dentro de hojas de cálculo. Estos conceptos básicos le permitirán realizar transformaciones complejas. Lee mas también. Si tiene mucho texto en sus celdas, realmente pueden estirar su hoja de cálculo y dificultar el ajuste en una página, o incluso en varias páginas; puede terminar con un esquema de impresión extraño que haga que su documento se vea así:

Parte del texto está cortado, y las celdas que no están cortadas corren demasiado hacia la derecha. Para limitar el ancho de su hoja de cálculo al ancho de una sola página, puede limitar el ancho de sus columnas y use el ajuste de texto para asegurarse de no perder ninguno de los datos que desea impreso. Primero, ve a Formato> Celdas> Alineación y asegúrate Ajustar texto está habilitado.

Ahora, cuando el texto en una celda es más ancho que el ancho de la columna, el texto se ajustará a la siguiente línea. Desde aquí, puede ajustar el ancho de sus columnas arrastrando el borde de una fila o encabezado de columna para cambiar su tamaño.

También puede hacer doble clic en las etiquetas de las filas o columnas para hacerlas tan anchas como sea necesario, como se muestra en el siguiente video. Para asegurarse de que sus columnas encajen en una página como usted desea, use la vista de diseño de página mencionada anteriormente.

Escale su hoja de cálculo

Si nada más ha hecho el trabajo, puede escalar su hoja de cálculo para que se ajuste a una sola página (o un cierto número de páginas). En Configurar página, haga clic en el botón de radio junto a Ajustarse a: y elija la cantidad de páginas en las que desea que imprima su hoja de cálculo. Al seleccionar un número menor de páginas "anchas", el documento se escalará horizontalmente, y al seleccionar un número menor de páginas "altas" se escalará verticalmente. También puede seleccionar una escala de porcentaje.

El uso de la opción de escala puede ayudar a limitar el tamaño de su documento cuando se coloca en papel, pero también puede hacer que su texto sea muy pequeño y difícil de leer. Verifique la vista previa y asegúrese de no escalar tanto que sea imposible leer ninguno de sus datos. El escalado es realmente útil cuando intenta imprimir Tablas de Excel 8 tipos de cuadros y gráficos de Excel y cuándo usarlosLos gráficos son más fáciles de entender que el texto y los números. Los gráficos son una excelente manera de visualizar números. Le mostramos cómo crear gráficos en Microsoft Excel y cuándo utilizar mejor qué tipo. Lee mas , también.

Hacer su impresión más fácil de leer

Una vez que haya logrado obtener su hoja de cálculo en un número aceptable de páginas, vaya un paso más allá y hágalo lo más fácil posible. Al ajustar algunas otras configuraciones de impresión, puede optimizar el aspecto de su impresión. Aquí hay una pareja que debes conocer.

Impresión de cuadrículas y encabezados de fila o columna

En el Configurar página menú (se accede a través del cuadro de diálogo de impresión o Archivo> Configuración de página), haga clic en la pestaña Hoja y seleccione Líneas de cuadrícula bajo la Impresión sección. También puedes seleccionar Encabezados de fila y columna para agregar estas etiquetas a su impresión.

Agregar información de encabezado y pie de página

Excel puede agregar automáticamente información útil al encabezado y pie de página de su documento para que sea más fácil de leer. En el Configurar página menú, haga clic en el Encabezado / pie de página pestaña y use los menús desplegables para agregar información como el número de página, el nombre del archivo y el nombre del autor al encabezado o pie de página. Si su hoja de cálculo es realmente larga, esta información puede ayudar a mantener las páginas organizadas más fácilmente.

También puede agregar texto personalizado haciendo clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.

No se conforme con hojas de cálculo mal impresas

Puede ser frustrante intentar que su hoja de cálculo se vea bien cuando la imprime, especialmente si tiene que obtenerla en una sola página. Pero con algunos ajustes en la configuración y el formato de su documento, ¡puede producir una buena impresión! No olvides aprender otros consejos para Excel exito en la oficina 5 habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener éxito en la oficina"¡Llévame ese informe lo antes posible!" Un conjunto básico de trucos de Microsoft Excel y Word puede hacer que esta tarea sea menos estresante y ayudarlo a elaborar un informe elegante en poco tiempo. Lee mas mientras estás en eso también.

¿Tiene algún otro consejo para imprimir hojas de cálculo desde Excel? ¡Compártelas a continuación!

Créditos de imagen:empresario con signo de interrogación por Dooder a través de Shutterstock