Cómo reducir el tamaño de su hoja de cálculo de Excel

Las hojas de cálculo de Excel pueden volverse difíciles de manejar y grandes, especialmente si contienen muchos datos o imágenes. Si bien esto puede no ser un problema en la mayoría de los casos, puede dificultar la administración, el intercambio y el trabajo con la hoja de cálculo de manera eficiente.

Afortunadamente, hay algunas cosas que puedes hacer para reducir el tamaño de tus archivos de Excel sin sacrificar ningún dato. Aquí, te enseñamos como.

1. Eliminar hojas no deseadas

Tener demasiadas hojas sin usar puede hacer que su archivo de Excel sea innecesariamente grande. Por lo tanto, deberías empezar eliminando las hojas de cálculo que no necesitas. Para hacerlo, abra su archivo de Excel, haga clic derecho en la hoja no deseada y seleccione Borrar.

Asimismo, también puede considerar eliminar gráficos, imágenes, tablas y otros elementos no deseados.

2. Eliminar formato innecesario

El tamaño de un archivo de Excel también puede aumentar debido al formato excesivo de las celdas, ya que cada celda formateada ocupa espacio adicional en el archivo. Por ejemplo, si usted formatear los bordes de las celdas, ocupará más espacio que una celda sin formato.

Por lo tanto, es una buena idea eliminar cualquier formato innecesario de su hoja de Excel. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Abra su archivo de Excel y seleccione las celdas de las que desea eliminar el formato.
2. Haga clic en el Hogar pestaña en la parte superior.
3. En el Edición grupo, haga clic en el Claro botón y seleccione Borrar formatos del menú resultante.

3. Modificar las preferencias de tamaño y calidad de la imagen

¿Su archivo de Excel contiene imágenes? Si es así, reducir el tamaño y la calidad de la imagen puede ayudar a disminuir el tamaño de su archivo de Excel.

Es importante observar que reduciendo el tamaño de la imagen y la calidad pueden afectar su apariencia en su archivo de Excel. Si está de acuerdo con esto, siga estos pasos para configurar Microsoft Excel para guardar imágenes en una resolución más baja:

1. Abra Microsoft Excel en su PC.
2. Haga clic en el Archivo menú en la parte superior.
3. Seleccionar Opciones desde el panel izquierdo.
4. En la ventana Opciones de Excel, seleccione el Avanzado pestaña.
5. Desplácese hacia abajo hasta el Tamaño y calidad de la imagen sección y marque la Descartar datos de edición opción.
6. Limpiar el No comprimir imágenes en el archivo caja.
7. Haga clic en el menú desplegable junto a Resolución predeterminada elegir una resolución de 150 ppp o bajo.
8. Hacer clic DE ACUERDO para guardar los cambios.

4. Comprime imágenes en tu hoja de cálculo de Excel

Si no desea reducir la resolución de todas las imágenes, Microsoft Excel también le ofrece la opción de comprimir imágenes individuales en su hoja de cálculo. Así es como puedes usarlo para adelgazar tu archivo de Excel.

1. En su hoja de cálculo de Excel, seleccione la imagen que desea comprimir.
2. Haga clic en el Formato de imagen pestaña.
3. En el Ajustar sección, haga clic en Comprimir imágenes botón.
4. Marque la Aplicar sólo a esta imagen si solo desea comprimir la imagen seleccionada.
5. Marque la Eliminar áreas recortadas de imágenes opción.
6. Bajo la Resolución sección, seleccione su ppi preferido.
7. Hacer clic DE ACUERDO.

Puede repetir los pasos anteriores para comprimir más imágenes si lo desea. Después de eso, el tamaño total de su archivo de Excel debería disminuir sustancialmente.

5. Evite que Excel guarde el caché dinámico

Caché dinámico en Excel es una ubicación de almacenamiento temporal para los datos utilizados en las tablas dinámicas. Si bien esto puede mejorar el rendimiento y permitirle trabajar con tablas dinámicas de manera más eficiente, también puede aumentar el tamaño de su archivo a medida que Excel guarda estos datos en su archivo.

Si su hoja de cálculo de Excel contiene una tabla dinámica, siga los siguientes pasos para evitar que Excel guarde la caché dinámica con el archivo.

1. Abra su hoja de cálculo de Excel.
2. Seleccione cualquier celda de su tabla dinámica y haga clic en Análisis de tabla dinámica pestaña en la parte superior.
3. Haga clic en el Opciones botón.
4. En el Opciones de tabla dinámica ventana, haga clic en Datos pestaña.
5. Limpiar el Guardar datos de origen con archivo casilla de verificación y marque la Actualizar datos al abrir el archivo caja.
6. Hacer clic DE ACUERDO para confirmar.

Una vez que complete los pasos anteriores, Excel no guardará el caché dinámico en su archivo, lo que reducirá efectivamente su tamaño.

6. Guarde su hoja de cálculo en formato binario (.Xslb)

De forma predeterminada, Microsoft Excel guarda sus archivos en formato basado en XML, lo que facilita el intercambio de datos con otras aplicaciones y sistemas. Sin embargo, si necesita reducir rápidamente el tamaño del archivo, puede guardar su hoja de cálculo de Excel en formato binario.

Para guardar una hoja de cálculo de Excel en formato binario, siga estos pasos:

1. Abra su hoja de cálculo de Excel.
2. Haga clic en Archivo y luego Guardar como.
3. Seleccione su ubicación preferida para guardar el archivo.
4. Haga clic en el Guardar como tipo menú desplegable para seleccionar Libro binario de Excel (*.xlsb).
5. Haga clic en el Ahorrar botón.

Esto guardará su archivo de Excel en formato binario, lo que requiere menos espacio de almacenamiento. Si desea que Microsoft Excel guarde siempre sus archivos en formato binario, puede cambiar el formato de guardado predeterminado en Microsoft Excel. Así es cómo:

1. Abra Microsoft Excel y diríjase a Archivo > Opciones.
2. Selecciona el Ahorrar pestaña de la barra lateral izquierda.
3. Utilice el menú desplegable junto a Guardar archivos en este formato para seleccionar el Libro binario de Excel (*.xslb) opción.
4. Hacer clic DE ACUERDO para guardar los cambios.

Una vez que complete los pasos anteriores, Excel guardará todos los archivos en formato binario a menos que se especifique lo contrario.

7. Convierta la hoja de cálculo en un archivo ZIP

Si no quiere molestarse en cambiar la configuración de Excel, simplemente puede convertir su hoja de cálculo a un archivo ZIP. Puede hacer esto utilizando la función de compresión de archivos incorporada de Windows. De esta manera, podrás reducir el tamaño de tu archivo Excel sin abrirlo. Así es como puedes hacerlo.

1. Prensa Ganar + E para abrir el Explorador de archivos.
2. Navegue hasta la carpeta donde está guardado su archivo.
3. Haga clic derecho en su archivo de Excel y seleccione el Comprimir a archivo ZIP opción del menú contextual.

Windows guardará el archivo comprimido en la misma ubicación que el archivo original. También puedes utilizar un herramienta confiable de compresión de archivos de terceros para esto. Una vez comprimida, podrás compartir tu hoja de cálculo de Excel sin tener que preocuparte por su tamaño.

Reduzca sus archivos de Excel con facilidad

Los archivos grandes de Excel pueden ser engorrosos, lentos de cargar y difíciles de compartir por correo electrónico. Afortunadamente, no hay necesidad de aguantar nada de esto. Seguir los siguientes consejos le ayudará a reducir el tamaño de su archivo de Excel en poco tiempo.