Cómo crear y utilizar diagramas de Gantt en Notion

Ya sea que trabaje solo o como parte de un equipo más grande, los diagramas de Gantt son una excelente manera de gestionar proyectos complejos. Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen la posibilidad de utilizar diagramas de Gantt, y Notion es una de ellas.

Saber cómo utilizar los diagramas de Gantt en Notion puede resultar abrumador si nunca lo has hecho antes. Pero estás en el lugar correcto si buscas un tutorial, ya que eso es lo que te mostraremos hoy.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Antes de comenzar a ver cómo utilizar un diagrama de Gantt, vale la pena comprender cuáles son. Los diagramas de Gantt son marcos que puede utilizar para medir el progreso de grandes proyectos. Aunque a menudo los verás utilizados en organizaciones más grandes, también puedes usar diagramas de Gantt si eres un profesional independiente o un estudiante. También son excelentes para equipos que operan de forma remota.

Los diagramas de Gantt suelen presentar un resumen de cada tarea dentro del proyecto, como rediseñar un sitio web o lanzar una campaña de marketing. Luego podrá ver el cronograma de las fechas de finalización previstas, junto con los porcentajes de progreso. Como con muchos otros métodos de gestión de proyectos, también puedes delegar tareas a otros.

Si eres parte de un equipo remoto, puedes consultar estos Las mejores herramientas de gestión de proyectos para colaborar de forma remota..

Cómo crear y utilizar un diagrama de Gantt en Notion

Si bien puedes crear un diagrama de Gantt en Notion desde cero, es mucho más fácil usar una plantilla prediseñadas, especialmente si eres principiante. Notion tiene una plantilla de diagrama de Gantt gratuita que puedes descargar y usar en tu espacio de trabajo preferido, y eso es lo que usaremos en este tutorial.

A continuación se explica cómo obtener la plantilla:

1. Ve a la Página de plantilla de Gnatt en Notion y seleccione Comience con esta plantilla.
2. Elija el espacio de trabajo en el que desea duplicar su plantilla.
3. Espere a que Notion duplique la plantilla y comience a personalizarla como desee.

Ahora que tienes la plantilla, pasemos a personalizar y usar tu diagrama de Gantt en Notion.

1. Ingresando los nombres del proyecto

Antes de comenzar con los aspectos de personalización más complejos, debes comenzar ingresando los nombres de tus proyectos. Hacerlo es muy sencillo:

1. Ve a la Proyecto pestaña.
2. Pase el cursor sobre el proyecto que desea cambiar y seleccione Abierto.
3. Ingrese el nuevo nombre de su proyecto en el cuadro de texto superior.

Alternativamente, puede hacer clic en el nombre que desea cambiar dentro de la tabla y personalizarlo según sea necesario de esa manera. Repita cualquiera de los procesos hasta que haya cambiado todos los nombres del proyecto para que se ajusten a sus propios requisitos.

2. Personalización de los detalles de cada proyecto

Una vez que haya cambiado el nombre de cada proyecto dentro de su diagrama de Gantt de Notion, estará listo para comenzar a personalizar más detalles. Puede cambiar cada uno de los siguientes:

• Agregar subtareas dentro de cada ventana.
• Actualizando su estado y progreso.
• Línea de tiempo

Para que el proceso le resulte más fácil de seguir, los dividiremos en diferentes secciones a continuación.

Agregar subtareas en cada ventana

Agregar subtareas es quizás el mejor lugar para comenzar después de haber cambiado los nombres de sus proyectos. Aquí se explica cómo hacerlo:

1. Abra la tarea que desea personalizar. Puedes hacer esto yendo al Proyecto sección o haciendo clic en la pestaña dentro de la vista de escala de tiempo.
2. Es posible que observe una cantidad preestablecida de tareas que ya figuran en Notion. Haga clic en cada uno de ellos para personalizar el nombre, el administrador de tareas y el estado. También puede agregar comentarios si es necesario.
3. Para agregar nuevas tareas desde cero, haga clic en el + botón. Luego, elija una página para vincular o cree una nueva escribiendo "crear" en la barra de búsqueda y tocando “Nueva creación en Tareas”.
4. Para eliminar tareas, seleccione el - icono después de pasar el cursor sobre esa tarea específica.

Después de agregar nuevas tareas, puedes personalizar todo de la misma manera que lo harías con las versiones preestablecidas.

Actualización del estado de su tarea

Si desea actualizar tareas en su plantilla de Notion Gantt, abra la tarjeta relacionada con su proyecto o subtarea. Aquí encontrarás una sección llamada Estado; expanda el menú desplegable y elija el estado actual de su proyecto.

Probablemente notarás la sección de porcentaje en el Progreso pestaña. Puede actualizar esto completando subtareas dentro de su proyecto.

Si eres nuevo en Notion, considera consultar esta guía en cosas útiles que puedes hacer en Notion.

Línea de tiempo

Si necesita cambiar la escala de tiempo para cada tarea, puede utilizar el Escala de tiempo sección. Elija sus nuevas fechas de inicio y finalización cuando aparezca el calendario.

También puede mover su proyecto en la línea de tiempo del diagrama de Gantt arrastrando y soltando las tareas requeridas.

3. Cambiando la vista

Si desea cambiar la vista dentro de su diagrama de Gantt, tiene un par de opciones. En el lado derecho, verá un menú desplegable con una escala de tiempo específica; podría ser Mes, Año, Cuarto, O algo por el estilo.

Elija su período de tiempo preferido en el menú. También puedes utilizar el Hoy pestaña para saltar al día actual.

Otra opción es cambiar la vista de tareas por prioridad. Para hacer esto, seleccione Por prioridad en el lado izquierdo de su pantalla. Alternativamente, elija Todos los proyectos para obtener una descripción completa de todo.

Tenga en cuenta que puede personalizar todos estos nombres si lo desea. Quizás también quieras ver esto guía de inicio rápido para las plantillas de proyectos y tareas de Notion si recién estás comenzando.

4. Ver y delegar tareas

Si utiliza un diagrama de Gantt para proyectos en solitario, no necesita esta sección. Pero si ha diseñado su diagrama de Gantt de Notion para que funcione como parte de un equipo más grande, es importante que sepa cómo delegar tareas.

1. Desplácese hacia abajo para Tareas.
2. Clickea en el Asignado pestaña.
3. Escriba el nombre de la persona a la que desea delegar la tarea.

Alternativamente, puede seguir estas instrucciones:

1. Abra una tarea.
2. Ir a la subtarea.
3. Elige la persona a la que quieres delegar tu tarea en el Asignado sección.

Si luego decide que los diagramas de Gantt no son la forma más óptima de gestionar sus proyectos, no se preocupe. Varios Alternativas de gestión de proyectos a los diagramas de Gantt. existir.

Cree diagramas de Gantt eficaces en Notion

Aunque los diagramas de Gantt pueden parecer confusos a primera vista, también son una forma eficaz de gestionar sus proyectos. Saber cómo utilizar los diagramas de Gantt en Notion es un punto de partida útil y, como resultado, es posible que su equipo sea más productivo.

Incluso si sólo utiliza estos gráficos para proyectos individuales, es posible que también le resulte más fácil realizar un seguimiento de sus grandes tareas. Puede utilizar diagramas de Gantt para varios tipos de proyectos y son especialmente útiles para los de largo plazo.