Cómo hacer que el seguimiento de cambios sea más fácil de usar en Microsoft Word

Track Changes es una de las mejores herramientas para editar documentos de Word y colaborar con otras personas, pero usarla puede resultar complicado y complicado. Si es nuevo en esta función de Microsoft Word o no soporta las marcas rojas y las configuraciones extrañas, no abandone el seguimiento de cambios todavía.

Una vez que comprenda cómo funcionan los diferentes componentes, la función será más fácil de usar. Puede personalizar la función para crear un sistema más ordenado al revisar un documento o revisar las ediciones de otra persona. Aquí hay algunas ideas.

1. Mostrar revisiones en globos

El seguimiento de cambios no es sólo un botón de activación y desactivación. Una vez que aprenda los conceptos básicos de usando el seguimiento de cambios de MS Word, puede explorar sus funciones y personalizar aún más su experiencia de usuario.

Uno de los componentes principales que puede cambiar es la visualización de marcas. Cuando vas a

Revisión > Mostrar marcas > Globos, tienes tres opciones:

• Mostrar revisiones en globos
• Mostrar todas las revisiones en línea
• Mostrar solo formato en globos

Seguimiento de cambios utiliza revisiones en línea de forma predeterminada, lo que significa tachar las palabras eliminadas e insertar las ediciones en el cuerpo del texto. Algunas revisiones de este tipo son manejables, pero un libro completo puede resultar una monstruosidad. Además, esta configuración no resalta el formato; tratar de encontrar estas ediciones es una molestia.

Usar globos solo para formatear es un paso adelante con respecto a las revisiones en línea. Las eliminaciones e inserciones siguen apareciendo en el cuerpo principal, pero cualquier cambio de formato se enumera en globos en un panel a la derecha del texto.

Si la edición en línea no es su preferencia, cambie a revisiones en globos. Luego puede eliminar, insertar y formatear todo lo que desee, y aparecerá una lista de sus cambios en el panel derecho. Todavía está en rojo, pero tus ediciones son mucho más ordenadas y fáciles de administrar.

2. Utilice marcas simples o nulas para evitar distracciones

Dependiendo de su estilo de edición, es posible que prefiera leer un documento primero antes de modificarlo para tener una idea de su fluidez, legibilidad y posibles lagunas. Llenar el texto con marcas desde el principio puede resultar contraproducente.

Track Changes ofrece dos soluciones en el Mostrar para revisión Menú desplegable. Marcado sencillo Oculta globos y revisiones en línea y solo muestra líneas rojas verticales para mostrar dónde se han realizado cambios. Haga clic en cualquiera de estas líneas para revelar rápidamente las ediciones. Haga clic nuevamente para ocultarlos.

Sin marcado También elimina las líneas verticales. Puedes leer y editar en paz hasta que elijas lo contrario. Trabajar con cualquiera de estas configuraciones garantiza un documento claro con distracciones mínimas. Si está trabajando con un equipo, establezca el mejores formas de colaborar en tiempo real en Wordy establezca reglas de seguimiento de cambios para que todos puedan trabajar cómodamente.

3. Utilice todo el marcado o el original con moderación

No es necesario que muestre el marcado completo de un documento de Word a menos que desee revisar específicamente una determinada revisión o integrar los cambios.

Mirar el texto original es aún menos necesario. Puedes mirar el texto original para comparar brevemente las dos versiones, por ejemplo, en términos de estilo o extensión, pero eso es todo. Por lo tanto, no es necesario que active ninguna de estas configuraciones hasta que realmente las necesite. Esto puede ayudar a minimizar su frustración con el seguimiento de cambios.

4. Personaliza los colores y las marcas.

Cuando varios usuarios trabajan en un documento de Word y realizan cambios, la función Seguimiento de cambios resalta sus ediciones en diferentes colores. El problema más discordante con Track Changes es a menudo el color rojo predeterminado de sus marcas, especialmente cuando domina textos con muchas revisiones.

La buena noticia es que puedes cambiar este color. De hecho, puedes codificar con colores cada documento en el que trabajes.

En el Seguimiento sección, haga clic en Cambiar opciones de seguimiento flecha. Verás algunas configuraciones básicas que puedes modificar, pero para acceder a más opciones, haz clic en Opciones avanzadas. Esto abrirá una ventana que ofrece más formas de personalizar el seguimiento de cambios.

Puede elegir mejores colores para inserciones, eliminaciones, formato y más. Incluso puedes cambiar cómo se marca cada función, desde negrita hasta doble tachado y símbolos. Además, incluso puedes ajustar la apariencia de los globos. Inspírate en aplicaciones de productividad con codificación de colores efectiva o simplemente elija colores que sean agradables a la vista cuando utilice el seguimiento de cambios.

Dejar comentarios es la siguiente mejor manera de enviar comentarios sobre Microsoft Word además del seguimiento de cambios. Sin embargo, el uso excesivo de comentarios puede hacer que la experiencia de edición y lectura sea igualmente abrumadora.

Lo que facilita el uso de comentarios junto con el seguimiento de cambios es decidir de antemano cómo utilizará cada función. Cuando se trata de comentarios, puede reservarlos para preguntas al autor o ideas para mejorar el texto, cosas que no puede decir a través de Control de cambios sin agregar más rojo.

Además, es mejor resaltar solo las palabras relacionadas con sus comentarios, no párrafos completos. Incluso puedes colocar tus comentarios únicamente al principio o al final de los capítulos.

Si tiene problemas con un documento que está sobrecargado de notas y comentarios, intente explorar las opciones disponibles en el Mostrar comentarios Menú desplegable. Esta función puede ayudarle a organizar los comentarios de una manera que tenga sentido para usted, ya sea que esté leyendo o editando el texto.

Alternativamente, si el documento que está revisando es pequeño, pero tiene mucho que decir, considere acudir a un Página en blanco al principio o al final del documento y que enumera los comentarios que habría incluido en los comentarios. allá. También puedes hacer esto para capítulos individuales. La herramienta de comentarios es más práctica, pero puedes usarla cuando quieras.

No dude en ser creativo con las funciones a su disposición, como agregar números de línea de Microsoft Word al texto y luego haciendo referencia a líneas específicas en sus comentarios. Tómese el tiempo para aprender todo lo que este software de procesamiento de textos tiene para ofrecer y adapte cada trabajo de Seguimiento de cambios en consecuencia.

7. Aceptar o Rechazar Grupos de Revisiones

Como escritor que revisa las revisiones de un editor, es importante considerar cuidadosamente la mayoría de los cambios, incluso cuando realiza sus propias ediciones.

Sin embargo, cuando se trata de correcciones menores, como correcciones de formato u ortografía, existe una forma más rápida de integrar los cambios o deshacerse de ellos. Simplemente seleccione el párrafo completo, haga clic derecho y elija cualquiera de los dos. Aceptar cambio o Rechazar cambio. Su elección afectará todas las revisiones de ese párrafo.

Puedes ir aún más lejos e integrar las revisiones de todo el documento. Para hacer esto, después de hacer clic derecho en el párrafo resaltado, seleccione la flecha hacia abajo debajo Aceptar en la barra de herramientas y luego Aceptar todos los cambios. Justo debajo también tienes la opción de detener automáticamente el seguimiento de cambios.

8. Ajuste su panel de revisión

Como se mencionó anteriormente, puede utilizar cualquier cosa que mejore su experiencia de usuario con Track Changes, incluido complementos de productividad para Microsoft Word. Sin embargo, incluso simplemente reorganizar el diseño de su espacio de trabajo digital puede beneficiar su flujo de trabajo.

El panel de revisión en Seguimiento de cambios es otra forma de ver todas las revisiones sin que abarroten la pantalla. Puede editar un documento sin marcas y dejar que el panel genere una lista simple de cambios. Al hacer clic en la flecha al lado de Panel de revisión, puede cambiarlo de una posición vertical a una horizontal y viceversa.

Haga que los cambios de seguimiento funcionen para usted

Puede parecer complejo a primera vista, pero el programa Track Changes de Microsoft es en realidad muy simple y útil una vez que aprendes los entresijos. Ya sea que esté realizando o recibiendo ediciones, configure sus preferencias de Seguimiento de cambios antes de comenzar a trabajar para facilitar las cosas. Organice cómo deben verse las marcas, los comentarios y el panel de revisión dentro y alrededor de su texto.

Usar Track Changes en Microsoft Word es más fácil una vez que creas un diseño y una combinación de colores que te motive en lugar de sobreestimularte.