Cómo utilizar las automatizaciones de Airtable para una gestión de proyectos sin esfuerzo

Si busca constantemente una herramienta de gestión de proyectos eficiente, no busque más que Airtable. La plataforma ofrece una gran cantidad de funciones para una excelente visualización de datos y una edición simplificada. Además de esto, Airtable también puede automatizar tareas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que dedica a la gestión de datos.

Las automatizaciones de Airtable son excelentes para realizar tareas repetitivas como entrada de datos y actualizaciones por correo electrónico. Veamos todos los tipos de automatizaciones que puedes lograr con la versión gratuita de Airtable.

¿Qué son las automatizaciones de Airtable?

mesa de aire Las automatizaciones son secuencias o flujos de trabajo predefinidos que pueden aumentar significativamente su productividad al automatizar tareas repetitivas. Reducen las tasas de error de los procesos manuales y al mismo tiempo le ahorran tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas.

Hay tres elementos principales en las automatizaciones de Airtable:

• Desencadenar: Esto define el evento que inicia la secuencia de automatización.
• Configuración del disparador: Esta es la condición en la que se dispara el gatillo. Aquí, debe definir los detalles de la tabla y las condiciones a nivel de campo que debe cumplir un registro para desencadenar un evento.
• Comportamiento: Esto define la acción o secuencia de acciones que se deben ejecutar cuando se activa una automatización.

Cuando se activa una automatización de Airtable, busca eventos en su base que coincidan con la configuración del activador. Una automatización se activa solo cuando se cumplen todas las condiciones del activador.

Cómo crear una automatización en Airtable

Para crear una automatización, debes configurar el disparador y el conjunto de acciones que siguen al disparador. A continuación se explica cómo configurar una automatización en Airtable:

Paso 1: agregue un activador

En la pestaña Automatizaciones, haga clic en Agregar disparador. Esto le muestra una lista de desencadenantes entre los que puede elegir. La lista incluye activadores dentro de su base de Airtable e integraciones externas que pueden activar un evento, por ejemplo, un evento creado en Google Calendar.

Paso 2: configurar el disparador

Después de seleccionar el disparador, puede ver y cambiar las propiedades del disparador. También puede optar por cambiar el tipo de activador aquí.

Configurará el evento desencadenante según el tipo de desencadenador. Por ejemplo, si el tipo de disparador es Cuando el registro coincide con las condiciones, deberá especificar la tabla que desea monitorear además de las condiciones que debe cumplir un registro para desencadenar este evento.

Paso 3: agregue la acción

A continuación, debes elegir la acción que deseas ejecutar. Aquí tiene varias opciones, que van desde crear y actualizar registros hasta enviar correos electrónicos o notificaciones en aplicaciones externas. Por ejemplo,

Paso 4: configurar la acción

Ahora deberá configurar la acción según la acción seleccionada. Por ejemplo, si la acción es Enviar un correo electrónico, deberá especificar los destinatarios del correo electrónico, el asunto, el contenido y cualquier detalle que desee incluir en el correo electrónico.

Paso 5: agregue condiciones o acciones adicionales

Puede introducir lógica y acciones adicionales a su automatización en función de acciones anteriores. Puede hacerlo repitiendo los pasos 4 y 5 según sea necesario.

Paso 6: Pruebe la automatización

Antes de ejecutar la automatización recién creada, haga clic en Automatización de pruebas para comprobar si el disparador y las acciones se han configurado según lo previsto.

Paso 7: encienda la automatización

Puede activar la automatización una vez que esté seguro de su configuración. Tenga en cuenta que cuando se activa una automatización de Airtable, no se aplicará a los registros existentes que cumplan con la configuración del activador.

Cómo integrar las automatizaciones de Airtable

Las automatizaciones de Airtable no solo se limitan a crear/actualizar los registros base y enviar correos electrónicos. También puedes integrarlo con aplicaciones externas como Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google. Hojas de cálculo, correo electrónico de Outlook, calendario de Outlook, problemas de GitHub, páginas de Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio y Hootsuite.

A continuación se muestran algunos casos de uso de muestra para integraciones externas de la automatización de Airtable:

1. Enviar mensajes a un compañero de trabajo en Slack cuando se asignan a un registro: El desencadenante de esta automatización es Cuando el registro coincide con las condiciones, y la condición es que el cesionario de un registro cambie a un usuario determinado. Por lo tanto, Airtable ejecutará el Slack > Enviar mensaje acción si todos los factores desencadenantes están presentes. Puede configurar el texto del mensaje y los destinatarios.
2. Agregue una entrada a una lista de tareas cuando una El evento se crea en un calendario de Google.: Aquí, el disparador es Google Calendar > Cuando se creó el evento, y la acción es Crear registro. Puede seleccionar dónde debe ir el nuevo registro y completar sus detalles.
3. Agregar tareas completadas a una hoja de Google: El desencadenante aquí es Cuando el registro coincide con las condiciones que el campo de estado de un registro ha cambiado a completado, o que el registro ahora está en una vista filtrada que muestra solo las tareas completadas. La acción es Hojas de cálculo de Google > Agregar fila. Puede seleccionar la Hoja de Google que desee actualizar y los campos que se migrarán desde la base a la hoja.

Limitaciones de las automatizaciones de Airtable

Si bien las automatizaciones en Airtable pueden ser bastante útiles, tienen algunas limitaciones. Para cada base de Airtable, puedes tener un máximo de 50 flujos de trabajo de automatización, ya sea que estén activos o inactivos. Sin embargo, puedes evitar esto combinando múltiples acciones en una sola automatización.

Cada automatización de Airtable puede tener hasta 25 acciones. Esto tampoco supone un gran obstáculo, ya que el resultado de una acción puede ser el insumo de otra en el mismo flujo de trabajo. Además, las automatizaciones de Airtable tienen diferentes límites de ejecución, según su plan. Esto incluye ejecuciones exitosas y fallidas.

Airtable mantiene un historial de sus ejecuciones de automatización con detalles de cada automatización ejecutada. El alcance de esta característica también depende del plan de su espacio de trabajo.

Con la versión gratuita de Airtable, solo puedes enviar correos electrónicos automatizados a colaboradores dentro de la base seleccionada. Sin embargo, puede configurar esto para direcciones de correo electrónico externas en otros planes de espacio de trabajo.

Sólo nuevos cambios pueden desencadenar la automatización. Además, cabe mencionar que integraciones con Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center y Twilio no están disponibles en el plan gratuito.

Ahorre tiempo con las automatizaciones de Airtable

Las automatizaciones en Airtable son formas poderosas de optimizar los procesos y reducir el trabajo manual. Con la configuración adecuada del flujo de trabajo, puedes recuperar varias horas cada semana en tu rutina de gestión de proyectos.

Entonces, la próxima vez que estés configurando un proyecto, tómate el tiempo y el esfuerzo para configurar las automatizaciones de Airtable para que puedas relajarte y dejar que las tareas se realicen solas.